بالنسبة للعمل الإداري، غالبا ما يحتاج رئيس المؤسسة إلى مساعد. يُطلق على منصب هذا الموظف عادةً اسم "مساعد إداري" أو "مساعد إداري". مساعد شخصي"(مساعد شخصي).

قد يتم تكليف المساعد بالمسؤوليات الحالية لتوفير الشروط الفنية اللازمة للمدير لإكمال العمل (حجز التذاكر، وتنظيم اجتماعات العمل، والمفاوضات، وما إلى ذلك)، بالإضافة إلى وظائف حل مشاكل الإنتاج البسيطة. وفي الحالة الأخيرة، يعني هذا أن المساعد الإداري يمكنه، إلى حد ما، التأثير على الإجراءات العامة للموظفين ومراقبة إكمال المهمة المعينة. قد تشمل الوظائف المفوضة وظائف لأداء مهام ذات طبيعة فنية، تتطلب استقلالية العمل وتوفير المسؤولية الكاملة عن النتائج (والتي قد تشمل، على سبيل المثال، مراقبة انضباط الموظفين، وإنفاق الأموال، وتنظيم أحداث معينة، وما إلى ذلك)، والتعامل مع هذه المهام. الشكاوى أو حل حالات الصراع أو إشراك الخدمات ذات الصلة (أي أعمال التنسيق والاتصال في المؤسسة).

المساعد الإداري، كقاعدة عامة، مسؤول عن تجميع مجموعة متنوعة من التقارير المالية والإحصائية، وإعداد التقارير، ومسودات الأوامر، وما إلى ذلك.

في بعض الحالات، قد يمثل المساعد الإداري مصالح المدير، ويتحدث نيابة عنه، ويجري المفاوضات الفنية التي لا تتطلب قرارات فورية، ويبلغ المدير بنتائجها، وينقل القرارات الفردية للمدير إلى الموظفين، ويؤدي واجبات السكرتارية. ، إلخ.

في بعض الأحيان يمكن أن تكون صلاحياته أوسع بطبيعتها وتمثل في الواقع المستوى الأول (الأدنى) من القيادة الإدارية.

ط- أحكام عامة

1. مساعد إداريينتمي إلى الفئة المتخصصة.

مجال الأعمال.

3. يجب أن يعرف المساعد الإداري ما يلي:

3.1. هيكل إدارة المؤسسة.

3.2. السياسات الداخلية والخارجية للمؤسسة.

3.3. هيكل ومعدات مكتب حديث.

3.4. مبادئ التمثيل في الهيئات الحكومية والحكومات المحلية ومنظمات الطرف الثالث.

3.5. مبادئ وأساليب الإدارة.

3.6. معايير المكتب.

3.7. أساسيات الأخلاق وعلم الجمال.

3.8. قواعد الاتصالات التجارية.

3.9. إجراءات التنظيم والمحاسبة والتوثيق باستخدام تقنيات المعلومات الحديثة.

3.10. لوائح العمل الداخلية.

ثانيا. مسؤوليات الوظيفة

مساعد إداري:

1. يخطط ليوم عمل المدير (الاجتماعات، المكالمات، الاستقبال، إلخ).

2. تقديم الدعم الفني لأنشطة المدير (طلب النقل، التذاكر، تنظيم الاجتماعات، المفاوضات، إلخ)

3. يذهب في رحلات عمل قصيرة المدى بناءً على تعليمات من المدير لحل المشكلات التي حددها المدير.

4. يرافق المدير في الاجتماعات والرحلات وغيرها.

5. يشارك في المفاوضات واجتماعات العمل وحفلات الاستقبال الخاصة. يحتفظ بالمحاضر والوثائق الأخرى التي توثق التقدم المحرز في الاجتماعات والمفاوضات ونتائجها.

6. التواصل مع المؤسسات والهيئات الحكومية والحكومات المحلية لحل المشكلات التي حددها المدير والتي لا تتطلب المشاركة المباشرة للمدير.

7. نيابة عن المدير، ينسق القضايا الفردية مع موظفي الأقسام الهيكلية، ويبلغهم بتعليمات وأوامر المدير؛ يتحكم في تنفيذ التعليمات والأوامر.

8. جمع المواد والمعلومات اللازمة للمدير، وإعداد المواد التحليلية والإعلامية والمرجعية وغيرها وعرضها على المدير.

9. مزاولة الأعمال المكتبية، واستلام المراسلات البريدية والتلغرافية الموجهة إلى المدير، وحفظ سجلاتها وتسجيلها، وتحويلها إلى المدير.

10. تحديد موعد مع المدير وتنظيم استقبال الزوار.

11. يتلقى نيابة عن المدير من أجهزة الدولة والحكومات المحلية المستندات والمعلومات اللازمة للمدير.

12. تنفيذ تعليمات لمرة واحدة من المدير لتنظيم عمل الموظفين في الاتجاه الذي يحدده المدير.

13. تنفيذ التعليمات الأخرى الصادرة من المدير في إطار العلاقات الرسمية.

ثالثا. حقوق

يحق للمساعد الإداري:

1. التوقيع والمصادقة على المستندات التي تقع ضمن نطاق اختصاصك.

2. التعرف على المستندات التي تحدد حقوقه ومسؤولياته تجاه منصبه ومعايير تقييم جودة الأداء مسؤوليات الوظيفة.

3. أن يطلب من إدارة ومختصي أقسام المنشأة المعلومات والمستندات اللازمة للقيام بواجباته الرسمية.

4. مطالبة المدير بتوفير الشروط التنظيمية والفنية وإعداد المستندات المقررة اللازمة لأداء الواجبات الرسمية.

رابعا. مسؤولية

المساعد الإداري مسؤول عن:

1. بسبب الأداء غير السليم أو عدم القيام بالواجبات الرسمية المنصوص عليها في هذا المسمى الوظيفي، - ضمن الحدود التي ينص عليها تشريع العمل الحالي في الاتحاد الروسي.

2. بالنسبة للجرائم المرتكبة أثناء أنشطتهم - ضمن الحدود المنصوص عليها في التشريعات الإدارية والجنائية والمدنية الحالية للاتحاد الروسي.

3. التسبب في أضرار مادية للمؤسسة - ضمن الحدود التي ينص عليها قانون العمل والتشريعات المدنية الحالية في الاتحاد الروسي.

تشبه أي مؤسسة عاملة كائنًا حيًا، ويتم ضمان عمله الطبيعي من خلال الاتصالات المستمرة مع الآخرين. الكيانات القانونية. هؤلاء هم شركاء الأعمال والعملاء والموردين والهيئات التنظيمية والإدارية، بالإضافة إلى العديد من المنظمات والأفراد الآخرين.

تتمثل المهمة الرئيسية للأشخاص المشاركين في العمل الإداري في ضمان التشغيل المخطط والخالي من المشاكل للمؤسسة، بما في ذلك من خلال تقديم المعلومات التشغيلية في الوقت المناسب ونقل قرارات الإدارة من الإدارة إلى المنفذين.

اعتمادًا على نوع النشاط الرئيسي لمؤسسة معينة، وهيكلها وعددها، قد تشمل الوظائف الإدارية الرئيسية ما يلي: موظف استقبال، سكرتير، سكرتير مساعد، مدير مكتب، مساعد أعمال، كاتب، عامل هاتف، مساعد شخصي للمدير. مدير، مترجم، رئيس المكتب/الأمانة.

تجدر الإشارة إلى أن المسؤولين المؤهلين تأهيلا عاليا يتم تقديرهم من قبل أصحاب العمل على مستوى المديرين المتوسطين: الخدمات اللوجستية، المحاسب، مدير خدمة العملاء. رواتبهم تبدأ من 50 ألف روبل.

ما الذي يتطلبه الأمر لتصبح مديرًا جيدًا؟

يضع أصحاب العمل متطلبات عالية جدًا على المرشحين للمناصب الإدارية. يجب أن يكون لدى المتقدم تعليم عالي وخبرة في هذه الصناعة. على نحو متزايد، تشمل المتطلبات الأساسية معرفة لغة أجنبية واحدة أو أكثر، ومعرفة الكمبيوتر والكمبيوتر برامج المكتب، لم يعد يتم ذكر المعدات المكتبية وأجهزة PBX الصغيرة كأمر طبيعي.

يجب على الشخص الذي يرغب في الانخراط في العمل الإداري أن يتمتع أيضًا بصفات شخصية محددة. سيكون هناك دائمًا طلب على الأشخاص الاستباقيين والكفاءة والذين يتمتعون بفكر مرن ونظرة واسعة ونهج منظم للعمل، والذين يمكنهم اتخاذ قرارات تشغيلية مستنيرة.

نظرًا لأن المناصب الإدارية تتضمن أيضًا وظائف الاتصال، فإن الصفات المهمة عند التقدم لوظيفة ستكون الكلام الكفء، والقدرة على إيجاد لغة مشتركة مع الناس والتعبير المنطقي عن أفكارهم، ومعرفة آداب العمل وحتى المظهر اللطيف، وهو أمر مهم بشكل خاص موظفو الاستقبال والسكرتيرات الذين هم وجه الشركة.

كلمة " اللوجستية"، والذي كان في الأصل مصطلحًا رياضيًا، في المجتمع الحديثاتخذ معنى جديدًا ويستخدم لتحديد عملية التنظيم العقلاني لتسليم السلع والخدمات. وحتى وقت قريب، كان يستخدم بهذا المعنى فقط في النظرية الاقتصادية، ولكنه أصبح اليوم منتشرًا على نطاق واسع جدًا وحتى عصريًا.

تعد الخدمات اللوجستية جزءًا من العلوم الاقتصادية ومجال الأعمال الذي يساعد على تحسين عملية تداول المنتجات والخدمات والسلع بين المنتجين والمستهلكين. في ظروف العرض التي تتجاوز الطلب في العديد من المجالات، فإن الطريقة الوحيدة للبقاء في السوق هي تحسين تكاليف المستودعات والنقل، وترشيد عملية الإنتاج والمبيعات وخدمة المؤسسات. هذا هو بالضبط ما يفعله اللوجستية. ينقسم الهدف الرئيسي للخدمات اللوجستية، الموضح أعلاه، إلى العديد من المهام: أثناء عملية التحسين، يتم تحديد نوع السيارة؛ يتم تحديد الطرق. يتم تنظيم النقل والتعبئة والتغليف للبضائع ووضع العلامات؛ يتم تنفيذ إدارة المخزون. يتم تشكيل أوامر المجموعة وهكذا. وتشمل الخدمات اللوجستية أيضًا إدارة الخدمات الجمركية. مثل هذا المجال الواسع من النشاط جعل من الممكن تقسيم هذه النظرية إلى عدة أنواع. المفهوم " اللوجستية» تشمل المجالات التالية: النقل، المعلومات، اللوجستيةالعرض والمخزون والتخزين والمبيعات. ويشارك كل منهم في تحسين التكاليف في مجالات تخصصهم. لذا، اللوجستيةيتضمن المخزون محاسبة المنتجات الموجودة في المستودعات ومراقبة حالة المخزون. تعمل شركة النقل على إتقان عملية توصيل البضائع من خلال اختيار الطريق الأفضل والنقل المناسب والسائق المحترف. تضمن لوجستيات التوريد التخزين الأمثل وتسليم المواد الخام، وتقوم لوجستيات المعلومات بتوزيع تدفقات المعلومات بشكل فعال. تختار الشركات المختلفة أنظمة لوجستية مختلفة اعتمادًا على تفاصيل أنشطتها. بالنسبة للبعض، يكفي العمل مع قواعد البيانات لتحسين التكاليف؛ وتستخدم المؤسسات الأخرى أنظمة تهدف إلى أنشطة المستودعات أو التوريد. من المهم أن يضمن كل نظام تنفيذ المهام الأساسية ويتضمن جميع أنواع الخدمات اللوجستية اللازمة لنجاح تشغيل الشركة.

الطاقم الإداري- مفهوم معمم، ينظر إليه بشكل مختلف من قبل أصحاب العمل المختلفين. بالنسبة للبعض، هذا ليس أكثر من مجرد موظف دعم، بينما بالنسبة للآخرين، هذه هي الطريقة الوحيدة للحفاظ على تنظيم المكتب، حتى في أشياء صغيرة مثل وجود ورق في الطابعة. علاوة على ذلك، سيكون الموظفون الإداريون دائما في الطلب، بغض النظر عن أي ظرف من الظروف. ولكن، بالطبع، سيعتمد عدد هؤلاء المتخصصين فقط على حجم المؤسسة ومجال نشاطها.

الموظفون الإداريون الأكثر شهرة في بيلغورود هم: السكرتير ومشغل الكمبيوتر والمسؤول.

سكرتيرة استقبال (مديرة مكتب)

كقاعدة عامة، يستهدف منصب السكرتير أو مدير المكتب الفتيات الصغيرات اللاتي يبدأن حياتهن المهنية أو الطالبات. في الوقت نفسه، قد يتم فرض متطلبات عالية جدًا على مقدم الطلب لمنصب السكرتير، على سبيل المثال، معرفة لغة أجنبية، مما يؤثر على مستوى الأجور.

سكرتير

إنه شخص لا غنى عنه في أي شركة، والذي يعتمد عليه التشغيل السلس للمكتب بأكمله بشكل مباشر. تشمل مسؤوليات هذا الموظف الإداري ما يلي:

• استقبال المكالمات الواردة وتوزيعها داخل المكتب.
• الدعم الإداري للأداء الطبيعي للمكتب، مما يعني شراء المواد الاستهلاكية واللوازم المكتبية والمنتجات؛
• إجراء المناقصات المختلفة بين المقاولين (نقل أو شراء أثاث مكتبي على سبيل المثال)؛
• التفاعل مع خدمات البريد السريع التابعة لجهات خارجية (تسليم البريد والمياه وما إلى ذلك).

يتضمن هذا العمل عددًا معينًا من الفروق الدقيقة. لذلك، على سبيل المثال، يجب على السكرتير أن يحتفظ بالكثير من المعلومات المختلفة في رأسه ويتذكر جميع الرسائل التي تأتي إليه والتي يجب نقلها إلى موظفين معينين. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون السكرتير قادرًا على القيام بعدة مهام في نفس الوقت ولأشخاص مختلفين.

مشغل الكمبيوتر

في العديد من المجالات اليوم، يعد مشغل الكمبيوتر الشخصي موظفًا إداريًا مطلوبًا. في كثير من الأحيان تتقدم النساء لهذا المنصب، ولا توجد قيود عمرية، ولكن نظرًا للمتطلبات المنخفضة والأجور المنخفضة نسبيًا، فإن المتقدمين هم فتيات صغيرات ليس لديهن خبرة عمل.

لا يحتاج العديد من أصحاب العمل إلى التعليم العالي أو أي مهارات خاصة عند التقدم لهذا المنصب. في كثير من الأحيان، يقدم أصحاب العمل تدريبًا أثناء العمل للمتقدمين، والذي قد يكون مرتبطًا بتفاصيل الوظيفة وخصائصها برنامج كمبيوتر. في الوقت نفسه، بالنسبة لمشغل الكمبيوتر، يلعب وجود صفات مثل الاهتمام ومحو الأمية والمثابرة دورا مهما.

المسؤول

في أي صناعة خدمات تقريبًا، هناك حاجة إلى مسؤول يكون مسؤولاً بشكل مباشر عن تسجيل الزوار واستقبالهم لاحقًا. بالإضافة إلى ذلك، يكون المسؤول مسؤولاً عن إدارة المدفوعات للعملاء، وشراء المواد اللازمة للعمل، وإبلاغ الزوار بالتغييرات، والعروض الترويجية المستمرة، وما إلى ذلك.

في كثير من الأحيان، تتقدم النساء لهذا المنصب، والذي يطلب منه صاحب العمل، أولا وقبل كل شيء، الدقة والمسؤولية والاهتمام. كما يجب أن يكون المسؤول صحيحًا ولبقًا وممتعًا في التواصل مع العملاء.

يشمل الموظفون الإداريون أيضًا: المرسل، مساعد المدير، مدير التوريد، أمين المحفوظات، إلخ. لا يضع صاحب العمل مطالب عالية على معظمهم، حيث لا يحتاج أي منهم إلى التعليم العالي والخبرة العملية الجادة (هناك، بالطبع، استثناءات)، ولكن أيضا أجوركقاعدة عامة، ليس الحلم النهائي. في الوقت نفسه، بالنسبة للعديد من الشباب، يمكن أن تكون هذه بداية ممتازة لمهنة المستقبل.