المجلة: إدارة شؤون الموظفين: بسيطة وعملية ومفيدة
سنة 2012
الفئة: المرشح المثالي: متطلبات الوظيفة
لكل شركة مدراء تنفيذيون ، ويحتاج معظمهم إلى مساعد شخصي. بعد كل شيء ، يعتمد عمل الرئيس غالبًا على أفعاله الواضحة في الوقت المناسب. لذلك ، من المهم جدًا اختيار شخص لهذا المنصب لا يعرف العمل فقط ، ولكنه قادر أيضًا ، كما يقولون ، على الشعور بقائده. لا يقل أهمية عن التنظيم السليم لعمل المساعد.
يبحث

كما تبين الممارسة ، من الأفضل البحث عن هذه الوظيفة الشاغرة بعدة طرق في نفس الوقت. على الرغم من البساطة الواضحة في التوظيف (لا يوجد اعتماد مباشر للخبرة والمؤهلات في مجال العمل ، على سبيل المثال ، لموظف المبيعات) ، غالبًا ما تتأخر العملية ، لأن "الالتحام" الشخصي للمدير والمساعد يلعبان دور خاص هنا. غالبًا ما يكون هذا العامل أكثر أهمية من اختيار الموظفين لشغل مناصب أخرى. بالإضافة إلى ذلك ، نظرًا للوظائف التمثيلية للمساعد ، يلعب مظهره الجذاب وحسن نيته وطريقة الاتصال والامتثال لأسلوب الشركة دورًا مهمًا.

وبالتالي ، يجدر استخدام أكبر عدد ممكن من طرق البحث:

1. الإنترنت فعال للغاية. تبين التجربة أن العاملين في المكاتب ، والذين من الواضح أن هؤلاء الموظفين ، يستخدمون هذا المورد في كثير من الأحيان أكثر من "العاملين الميدانيين" (مندوبي المبيعات ومديري المبيعات).

عادة ما تكون وظائف المساعد الشخصي كما يلي:

جدولة عمل الرئيس ؛ تنظيم الاتصالات المثلى للمدير مع العالم الخارجي وداخل المكتب ؛ تنظيم رحلات العمل الخاصة به ؛ تنسيق عمل الأمناء الآخرين (ليس دائمًا) ؛ العمل الإداري في المكتب. وظائف تمثيلية ، والتفاعل مع كبار الشخصيات من الضيوف وشركاء الشركة ؛ تنظيم الأحداث المختلفة ، ولا سيما للضيوف وشركاء الشركة ؛ العمل المكتبي (ليس دائمًا ، ولكن غالبًا) وأكثر من ذلك بكثير.

2. الوكالات - في معظم الحالات لديهم قاعدة بيانات جيدة لهذا النوع من الوظائف الشاغرة ، لأنه غالبًا ما يتم البحث عن المتقدمين لهذه الوظائف. لذلك إذا سمحت الميزانية ، فهذا خيار واعد جدًا.

3. اضغط. إذا كنا نتحدث عن متخصص لديه معرفة باللغة الإنجليزية ، فمن الجيد استخدام المنشورات باللغة الإنجليزية (مثل موسكو تايمز) ، لأن العديد من الذين يجيدون لغة أجنبية يقرؤون بانتظام الدوريات الأجنبية ، ويحافظون على مستوى المعرفة. خلاف ذلك ، المجلات والصحف الخاصة للبحث عن عمل مناسبة (حسب مستوى الراتب والمتطلبات).

4. الصحافة المتخصصة - غير فعالة ، لكن يمكنك استخدام المطبوعات لأمناء السر.

6. قاعدة بيانات خاصة - إذا كان هناك العديد من هذه الوظائف في الشركة وتم البحث بالفعل من قبل ، فلماذا لا؟

درجة

بناءً على تجربة تقييم المرشحين لمنصب المساعد الشخصي في الشركات الروسية والغربية ، قام المؤلف بتجميع قائمة بالصفات اللازمة لهذا الموظف وأدوات تقييمها. يتم دمجها في جدولين ، بما في ذلك الكفاءات العامة والخاصة. سيساعد استخدامها مديري الموارد البشرية على تقييم المرشح للوظيفة الشاغرة بأكبر قدر ممكن من الدقة واختيار المساعد الأنسب لمدير معين.

التكيف

كما ذكر أعلاه ، يشمل عمل المساعد الشخصي وظائف تمثيلية ، والتواصل المستمر مع شركاء كبار الشخصيات وموظفي المنظمات الخارجية ، بالإضافة إلى العديد من القضايا المتعلقة بآداب العمل وثقافة الشركة. لذلك ، يجب إيلاء التكيف اهتمامًا خاصًا ، مع التركيز خلال هذه الفترة على التقاليد وأسلوب الاتصال المقبول وآداب السلوك.

نظرًا لحقيقة أن المساعد الشخصي هو الشخص الذي يتفاعل عن كثب مع المدير ، فمن المهم أن يقوم الرئيس بتوصيل توقعاته بالتفصيل. لكن ليس من الملائم له دائمًا القيام بذلك بنفسه ، بالإضافة إلى أنه في بعض الأحيان يتم رؤية ميزات إدارته بشكل أفضل من الخارج. لذلك ، إذا كان لدى المنظمة قسم شؤون الموظفين ، فيجب على أخصائي الموارد البشرية التحدث إلى الوافد الجديد وشرح تفاصيل الإدارة وأسلوب عمل المدير.

تحفيز

مثل هذا الموظف ، بحكم التعريف ، يجب أن يركز بشدة على رأي القائد وتقييمه الشخصي. بدون هذا ، لا يمكن تحقيق النجاح في مثل هذا الموقف ، لأن العمل يرتبط إلى حد كبير بالتفاعل والمساعدة التي تستهدف شخصًا واحدًا ، وهو أمر مهم جدًا للتخلص من التوتر غير الضروري والمخاوف "المحلية" (حل المشكلات مع الانتقال واستقبال الشركاء المهمين والضيوف ، وتحديد المواعيد وما إلى ذلك). في الوقت نفسه ، في كثير من الأحيان ، بسبب الأعباء الزائدة (الأخلاقية في المقام الأول) للأشخاص الأوائل في الشركة ، يمكن أن يتلقى المساعد حصة كبيرة من ردود الفعل السلبية ومشاعر الرئيس (ليس الكثير من الوقاحة أو الخطأ ، ولكن ببساطة غير راضٍ تعبيرات الوجه ، التعب ، إلخ).

نظرًا لحقيقة أن العمل لا يعني نتائج قابلة للقياس بوضوح وذات أهمية تجارية ، لا يمكن استخدام المكافآت كعنصر موضوعي ويمكن التنبؤ به في نظام الحوافز. من الصعب أيضًا تحقيق التقدير العام: يتفاعل المساعد بشكل أساسي مع الرئيس ، لذلك لا توجد طريقة للفوز بأي مسابقة وتكون الأفضل بين العديد من المسابقات. اتضح أن تحفيز المساعد الشخصي أمر صعب للغاية.

في معظم الحالات ، فإن أحد العوامل الرئيسية في تحفيز المساعد الشخصي هو على وجه التحديد ردود الفعل والتقييم الإيجابي من المدير. الأشخاص الذين يختارون مثل هذه المهنة غالبًا ما يكون لديهم مرجع خارجي ، أي في التقييم الذاتي ، يسترشدون بآراء الآخرين ، وفي المقام الأول القائد. لكن الرؤساء أنفسهم لا يحتاجون عادة إلى مثل هذا التقييم الخارجي والثناء. يحدث النسخة الكلاسيكيةالإسقاطات: القائد كما يقولون "يقيس" بنفسه معتقداً أن المديح والتشجيع الخارجي هي ألعاب أطفال. لكن في الواقع ، إنه أمر مهم للغاية بالنسبة للآخرين.

مثال

من الواضح أن مساعد المدير مستاء من شيء ما. يجيب على أسئلتي: "أنا لا أفهم حقًا ما إذا كان المدير راضيًا عن عملي ، فهو لا يخبرني بأي شيء عن هذا." سألت المدير عن هذا الأمر ، واتضح أنه راضٍ تمامًا عن الطريقة التي يؤدي بها المساعد واجباته ، ويتحدث عنها بشكل عام بنبرة إيجابية للغاية. ثم أنصحه أن يعطي أكثر في كثير من الأحيان تعليقموظفة ، امدحها. الذي يقول لي: "لذلك هي نفسها ترى أن كل شيء على ما يرام."

الأدوات الرئيسية للتحفيز والمساعد الشخصي:

الثناء والاعتراف. انتباه من القائد المكافآت على أساس الأداء ؛ تحسين ظروف العمل (كمبيوتر ، مكان عمل جيد التجهيز) ؛ المكافآت الفردية (رحلة إلى منزل عطلة لمدة يومين على حساب الشركة ، وتذاكر لأداء جديد) ؛ الاستقرار ومعرفة قواعد "اللعبة" ، والراحة النفسية ، على وجه الخصوص ، الثقة التي يمكن للمرء أن يعتمد عليها في التواصل من المدير (عامل مهم للغاية) على الصواب واللياقة.

مؤشرات الأداء

في أغلب الأحيان ، ترتبط مؤشرات الأداء الخاصة بمدير مساعد بمسؤولياته الرئيسية (يتم سردها في بداية المقال). كل شيء آخر - يختلف بشكل كبير في المنظمات المختلفة. اعتمادًا على الشركة وخصوصياتها ، قد تختلف وظائف المساعد. ومع ذلك ، فإن مؤشر الأداء الرئيسي دائمًا هو رضا المدير عن عمل المساعد ، لأن هذه خلفيته ، وكما تعلم ، يجب أن يكون موثوقًا به.

التطوير والتدريب وآفاق التطور الوظيفي

بالنسبة لهذا المنصب ، يجدر أخذ الأشخاص الذين لا يركزون بشكل خاص على النمو الوظيفي: في معظم الحالات ، لا ينطوي هذا المنصب على الترقية. ومع ذلك ، فإن النمو المهني ممكن تمامًا. للقيام بذلك ، يُنصح المساعدين بالخضوع لتدريب اتصال فعال (هذا أحد المكونات المهمة لعمل مدير مساعد) ، وضبط الفصول (عليك التواصل مع كمية كبيرةالناس من جميع المستويات) ، وكذلك دورة اساسيةعلم نفس التواصل. بالإضافة إلى ذلك ، من المهم تحسين المهارات في مجال العمل المكتبي ، وأساسيات المحاسبة (غالبًا ما يكون ذلك ضروريًا عند الحفاظ على الوثائق) ، وكذلك الإدارة ، إذا كان هناك مرؤوسون (سكرتير ، سائقون ، سعاة).

الأخطاء الشائعة

غالبًا ما يتم تنظيم عمل المساعد بشكل غير فعال ، مما يؤدي إلى تثبيط الشخص ، وتحول في الأهداف ، ونتيجة لذلك ، انخفاض إنتاجية العمل. معظم الشركات تسمح أكثر الأخطاء الشائعة، والتي يمكن تجميعها في فئات:

دافع خاطئ اعتماد قوي للغاية على مزاج القائد ، وأحيانًا - في أسوأ الحالات - يتعين على المساعد أن يتحمل الوقاحة أو الوقاحة. يجب أن يتذكر الرئيس أن صحة واستقرار رد الفعل فيما يتعلق بالموظفين ، وهو أقل بكثير في السلم الهرمي ، لا يزين سوى قائد حقيقي ؛ يصبح مساعد المدير نوعًا من "الكاردينال الرمادي" - فهو يسمح لنفسه كثيرًا ، كما يفعل ، ويشكل موقف الرئيس تجاه بعض الموظفين ، على التوالي ، ويضعهم في وضع تابع ؛ كما يحل مشكلة "الدخول إلى الجسم" وفقًا لتقديره الخاص ("سكرتير الشوكولاتة" الكلاسيكي). لتجنب مثل هذا الموقف ، من الضروري تحديد مجالات سلطة ومسؤولية المساعد بوضوح شديد.

) هو موظف لا غنى عنه للقائد. يقوم بالعديد من الوظائف ولديه صلاحيات كبيرة لدرجة أنه في الواقع يصبح الشخص الثاني في الشركة. يكاد يكون من المستحيل صياغة مسؤوليات وظيفته بالكامل. يعد اختيار مساعد شخصي لقائد معين مهمة من منطقة "المهمة المستحيلة" ، لذا فهي تدخل في فئة معقدة للغاية.

شكلت تجربتي في العمل في وكالة توظيف نظرة خاصة على هذه المهنة الرائعة.

عدم وجود مساعدين شخصيين مؤهلين في سوق الموارد البشرية

المساعد الشخصي هو نوع فرعي منفصل في التسلسل الهرمي للتخصصات الإدارية.

كقاعدة عامة ، تنشر مواقع البحث عن الوظائف الوظائف الشاغرة بمجموعة قياسية من المتطلبات - تدفق المستندات والعمل التنظيمي. تتشابه وظائف مثل التوائم مع بعضها البعض ، باستثناء حجم الشركة ونطاق العمل. ولكن في الواقع ، هناك عدد كبير من المتطلبات المحددة وغير المعلنة للوظيفة. لم يتم تضمينها في الوصف الوظيفي على مواقع الويب ، ولكن هذه المتطلبات هي الحاسمة في اختيار المرشحين.

أثناء اجتماع شخصي مع صاحب العمل ومناقشة موضوعية لمثل هذه الوظائف الشاغرة ، تظهر "ملاحظات هامشية" - قائمة طويلة من المتطلبات التي لم يتم نشرها في الوظيفة الشاغرة ، والتي تحدد استراتيجية البحث عن مرشح لوظيفة شاغرة في RA. فيما يلي أمثلة للمتطلبات الغريبة: سرعة العد اليدوي ؛ وجود فئة رياضية ؛ القدرة على العد في العقل. خبرة في إدارة المشاريع الاستثمارية. معرفة الإطار القانوني ؛ معرفة ممتازة بجميع العلامات التجارية المتميزة ؛ قاعدة الاتصال لأصحاب مطاعم النخبة. المتطلبات المعتادة: ارتفاع الصوت (الجرس) ، الطول ، الوزن ، حجم الملابس ، معرفة اللغات ، إلخ.

يقدم القائد أيضًا قائمة إضافية من المتطلبات للصفات الشخصية للمساعد ، والتي ربما تكون الأكثر ضخامة. في الوقت نفسه ، لا تقل أهمية المتطلبات الرسمية للمهارات والخبرة المهنية.

لذلك اتضح أنه لا يوجد سوى عدد قليل من المرشحين المثاليين في السوق ومن الصعب جدًا اختيار RA لمدير.

لكن بالنسبة لكل صاحب عمل ، فإن المثل الأعلى للمساعد يختلف ، ولكن هناك ثابت - يحتاج الجميع إلى مساعد موثوق به ومخصص ومسؤول يمكنه تولي جميع المهام التنظيمية والإعلامية ، وتحرير المدير من إضاعة الوقت وحل المشكلات القياسية وغير القياسية بمهارة. - مشاكل معيارية.

اختلاف المساعد الشخصي عن غيره من المهنيين الإداريين

قبل تحديد الاختلافات ، دعنا نحدد أنواع المناصب الإدارية. من المهم أن نفهم نوع المهنة الإدارية التي نتحدث عنها والوظائف الموكلة إليه.

مساعد أعمال (BA) (مساعد شخصي (PA) ، مساعد شخصي)- ضروري لرئيس أو مالك الشركات الكبيرة (الروسية والدولية). يقدم تقاريره فقط لقائده.

شخص "قريب من الإمبراطور" ، يده اليمنى ، مقرب ، "نائب رئيس". يخطط لخطة عمل وجدول زمني ، تقويم عمل ، "ارتباط" بالعالم الخارجي. يمكن أن يكون مرشدًا ، أو مترجمًا ، أو جليسة أطفال ، أو مديرًا للمنزل ، أو متنبئًا بالطقس ، محرك البحث، وكيل السفر ، غالبًا ما يؤدي جزءًا من العمل للمدير (يخصص الرئيس نتيجة العمل) ، ولديه معرفة / تعليم خاص في مجال الأعمال وأنشطة المدير ، ويعرف كيفية اتخاذ القرارات بشكل مستقل.

سكرتير- ضروري لرؤساء أي شركة. تقارير إلى جميع كبار المديرين. الوظيفة بسيطة: إدارة المستندات ، ولقاء الضيوف ، والشاي / القهوة ، ودعم الحياة في المكتب ، والمحادثات الهاتفية ، ومعالجة المراسلات ، وتنفيذ تعليمات بسيطة للإدارة.

متطلبات:العمر - حوالي 23-30 عامًا ، تعليم ثانوي متخصص أو تعليم عالي (اعتمادًا على مستوى الشركة) ، لا توجد خبرة عمل مقبولة ، مهارات الكمبيوتر مطلوبة ، خبرة في المعدات المكتبية ، سرعة طباعة عالية ، معرفة آداب العمل ، إذا ضروري - معرفة لغة أجنبية. الصفات الشخصية: المسؤولية ، الاجتهاد ، حسن النية ، القدرة على أداء العمل الرتيب.

سكرتير مساعد- مطلوب لمدير مع موظفين في الشركة يصل إلى 50 شخصًا. يقدم للقائد. الجمع بين وظائف السكرتير والوظائف الجزئية لمساعد الرئيس. ينفذ تعليمات بسيطة من الرأس.

متطلبات:التعليم العالي العالي أو غير المكتمل ، العمر - حوالي 25-32 عامًا ، سرعة طباعة عالية ، القدرة على استخدام المعدات المكتبية ، خبرة عمل مماثلة من عام. الصفات الشخصية: الاجتهاد والمسؤولية والانضباط والقدرة على أداء العمل الرتيب.

مدير مكتب- ضروري للشركات المتوسطة التي يعمل بها 30 شخصا. يقدم تقاريره إلى كل من المدير وكبار المديرين. مسؤول عن الخدمات اللوجستية للمكتب ، ويحافظ على الوثائق الأولية ، ويمكنه أداء وظائف السكرتير (لقاء الضيوف ، والمكالمات ، وتدفق المستندات).

متطلبات:التعليم العالي ، العمر - 25-35 سنة ، خبرة عمل مماثلة ، مهارات تنظيمية. الصفات الشخصية: مؤانسة ، حسن النية.

موظف الإستقبال- ضروري للشركات التي يعمل بها 50 شخصًا ، مع عدد كبير من الزوار. يقدم تقاريره إلى المدير الإداري ، مساعد المدير ، مدير المكتب ، فريق الإدارة. يقوم بمهام فنية: لقاء الضيوف ، الشاي / القهوة ، المكالمات ، التفاعل مع السعاة / السائقين.

متطلبات:بيانات خارجية جيدة ، العمر - 22-27 سنة ، الافتقار إلى الخبرة العملية مقبول ، القدرة على استخدام المعدات المكتبية ، PBX. الصفات الشخصية: حسن النية ، والتواصل الاجتماعي ، ومقاومة الإجهاد ، والابتسام.

في وصف المناصب الإداريةعلى الرغم من تشابه الواجبات ، هناك فرق رئيسي: المهمة الرئيسية للسكرتير هي إدارة تدفق المعلومات ، والمهمة الرئيسية للمساعد الشخصي هي إدارة أداء المدير.

هناك عدد من العوامل المميزة التي ستساعدك على فهم تصنيف هذه المواقف:

نصيحتنا

في المقابلة ، حدد دائمًا نطاق الواجبات المؤداة ، وتوافر وحجم المهام الشخصية ، والجدول الزمني ومستوى الراتب ، لأن. بعض أرباب العمل لا يرون أي فرق بين وظيفتي "سكرتير" و "مساعد شخصي".

ما الذي يجب أن يعرفه المساعد الشخصي؟

لتتناسب مع أقرب وقت ممكن مستوى عالالقائد ، يجب أن يكون لدى السلطة الفلسطينية مهارات ، وصفات وقدرات معينة ، نوع من الشخصية ، وربما الأهم من ذلك ، نوع شخصية خاصة. إذن ما الذي يجب أن تفعله "أوركسترا الرجل" و "الجندي العالمي" و "الأداة متعددة الوظائف"؟

مهارات احترافية:

• إدارة السجلات؛
• إدارة الوقت؛
• تنظيم أحداث العمل ؛
• العمل كنائب (وظائف الشخص الثاني) ؛
• محو الأمية المالية؛
• إدارة السكرتارية؛
• الحفاظ على الاتصالات التجارية ؛
• دعم السفر
• العمل كمترجم
• يتحكم الشؤون الشخصيةمدير (دعم شخصي)

دعونا نفكر فيها بمزيد من التفصيل.

إدارة السجلات:

• العمل مع المستندات هو تجميع خطابات الأعمال والأوراق والبيانات والعقود والأوامر والتقارير المختلفة وما إلى ذلك ، المختصة من جميع وجهات النظر ؛
• إذا لزم الأمر ، تحرير الرسائل والأوراق التي يعدها الرئيس ، وإصدار الأوامر ، وإعداد العروض التقديمية ومسودة المستندات ؛
• العمل مع البريد: فرز بريد المدير حسب الأهمية والإلحاح ، ومعرفة مكان توجيه الرسائل ، ولمن تجيب على ماذا ، ومن تسأل برشاقة ومن تطالب بشدة.

إدارة الوقت:

• الجدولة والتخطيط ، وتحديد أولويات المهام ، وتتبع الجداول الزمنية ؛
• تحديد المهام وتذكير المدير بها ، والإبلاغ عن المواعيد النهائية والاجتماعات والرحلات وأحداث العمل الأخرى ؛
• التنظيم الأمثل ليوم عمل الرئيس ؛
• التخطيط لوقت العمل الخاص بك.

تنظيم أحداث العمل:

• التحضير للاجتماعات والمفاوضات والاجتماعات والعروض التقديمية التي تتطلب مشاركة الرئيس ؛
• حفظ المحاضر ، وإرسال الإخطارات ورسائل الدعوة إلى المشاركين في الحدث ، وتوفير المعلومات حول نتائج الاجتماعات ؛
• تنظيم رحلات العمل.

العمل كنائب (مهام الشخص الثاني):

• لا يمتلكون المعرفة والمهارات المهنية الأساسية فحسب ، بل يمتلكون أيضًا معرفة معينة في مختلف المجالات ؛
• القدرة على الإدارة: تنظيم الموظفين (بما في ذلك الأشخاص الأوائل للشركة) ، والتأثير على رؤساء الأقسام والتحكم في تنفيذ المهام ؛
• الإشراف على المشاريع التجارية الفردية ؛
• حل بعض مشكلات العمل بشكل مستقل (على سبيل المثال ، حول عقد اجتماعات معينة) ؛
• أن يكون ممثلاً للرئيس في الأحداث التجارية ، ويعبر عن موقفه ويجيب على الأسئلة ؛
• التحدث نيابة عن الرئيس ، والقدرة على التفاوض والمساومة بشكل صحيح ؛
• تصرف بحزم ، لا تخافوا من تحمل المسؤولية.

إدارة السكرتارية:

• تحديد المهام للسائقين والسعاة وإجراء عمليات الشراء للأحداث والجمع بين وظائف مدير المكتب ؛
• تنفيذ الاتفاقات مع الموردين ، والاتصال بالسلطة المختصة لحل سريع للمشاكل مع الدعم الفني لعملية العمل ؛
• دعم الحياة لمكتب المدير والاستقبال.

الحفاظ على الاتصالات التجارية:

• أن تكون قادرًا على إدارة تدفق المعلومات (تعرف من ومتى يمكن الاتصال / تخطي الرئيس ، والذي يمكن تحويله إلى شخص آخر مسؤول ، ودائمًا ما يتخذ هذه القرارات بمفرده) ؛
• مواكبة جميع الأحداث في الشركة ؛
• لحماية الرأس من الاتصالات غير الضرورية دون المساس بصورة الرئيس والشركة ؛
• حل أي مشاكل في أقصر وقت ممكن - ودائمًا بنتيجة إيجابية ؛
• أهنئ عملاء الشركة وابق على تواصل معهم.

دعم السفر:

• تنظيم الأعمال ورحلات الرئيس (إصدار التأشيرات ، حجز تذاكر السكك الحديدية والطيران ، النقل ، الفنادق) ؛
• تنظيم الرحلات اللوجيستية الأكثر تعقيدًا ، المواثيق في كلا الاتجاهين ؛
• التعارف الشخصي مع قادة شركات الطيران ؛
• تنظيم السفر: من شراء التذاكر وطلب الانتقالات والعشاء واختيار الهدايا. كل رحلة مصحوبة ببرنامج محدد ، وكتابة "سيناريو" الرحلة - من الاجتماعات والأحداث إلى وقت العشاء المحدد في مطعم وفقًا لقائمة محددة ؛
• مراقبة المقاولين والخدمات في البلدان الأخرى ؛
• مراقبة دقيقة لأسعار تأجير السيارات الفاخرة واليخوت وطائرات رجال الأعمال والقدرة على التفاوض على الخصم.

العمل كمترجم:

• الترجمة في اجتماعات العمل ؛
• ترجمة مكتوبة للوثائق.
• إجراء المراسلات التجارية بلغة أجنبية.

إدارة الشؤون الشخصية للرئيس (الدعم الشخصي). مساعد شخصييسمى "شخصي" ليس عرضيًا: لا تشمل وظيفته حل مهام العمل فحسب ، بل أيضًا المهام الشخصية للرئيس:

• من الضروري التنقل في مناطق خدمة فاخرة مختلفة - من المطاعم إلى الهدايا ؛
• إذا كان لدى القائد أطفال - تحكم في عمل المربيات / المعلمين / المعلمين ، وتتبع الزيارات إلى الدوائر / الأقسام / الفصول ؛
• تنظيم الاستجمام - من توصيات البلدان والأماكن إلى المراقبة اليومية للطعام والحركة (بما في ذلك تنظيم الرحلات على متن الطائرات وطائرات رجال الأعمال واليخوت والبواخر) ؛
• تنظيم صيانة المنازل الريفية ، والتفاعل مع موظفي الخدمة ؛
• تنظيم الأحداث الطبية (التسجيل للفحوصات الوقائية ، وتنظيم العمليات ، والبحث ، والعلاج ، والتحكم في تناول الأدوية الموصوفة في الوقت المناسب) ؛
• معرفة ممتازة بالعلامات التجارية الفاخرة والعلامات التجارية للملابس / الأحذية / الملحقات - تصميم الأزياء الراقية ، والملابس الجاهزة ، والتفاعل مع مصممي الأزياء المشهورين وبيوت الأزياء الأجنبية ، والعمل مع القياسات الشخصية ؛
• معرفة أفضل النحاتين والفنانين وتجار التحف الروس ، حيث يتعين عليك غالبًا شراء أعمالهم كهدية ؛
• تنظيم الهوايات الرياضية للمدرب: معدات للطلب وفقًا للقياسات الشخصية ، وشراء أحدث مجموعات الملحقات ؛
• متابعة افتتاح المطاعم الجديدة وملاعب الجولف وسباقات السيارات الرياضية وجداول ميدان سباق الخيل والأحداث الرئيسية ؛
• تنظيم دعم مماثل لأقارب الرئيس ووالديه وأصدقائه وشركائه ، إلخ.

وإليك كيف تبدو الوظيفة الشاغرة المعتادة متواضعة ، مما يعني ضمناً جميع الوظائف المدرجة:

المسؤوليات:

• الدعم الإداري والتنظيمي لأنشطة الرئيس ؛
• المشاركة المباشرة في المفاوضات واجتماعات العمل وحفلات الاستقبال والاجتماعات والمشاريع ؛
• إجراء المراسلات التجارية (بما في ذلك اللغة الإنجليزية) والترجمة الشفوية والمكتوبة ؛
• تنظيم / توفير رحلات العمل والرحلات الشخصية للرئيس ؛
• حفظ السجلات وتداول الوثائق والمراسلات ؛
• جمع وإعداد المواد التحليلية والمعلوماتية والمرجعية وغيرها من المواد للرأس ؛
• تقديم التعليمات والأوامر وتعليمات الرئيس ومراقبة تنفيذها في الوقت المناسب إلى رؤساء الأقسام ؛
• تنفيذ التعليمات الشخصية للرأس ؛
• رحلات العمل (مرافقة الرئيس أثناء الاجتماعات والرحلات)

في الواقع ، لا يمكن وصف الوظائف وعدد المهام وإدراجها في المقابلة. كن مستعدًا لأن المهام غير المتوقعة "ستلحق" بك في عملية العمل وستسقط مثل الرمل.

وسيتوقع المدير حلولًا سريعة واحترافية منك.

لذلك ، فإن الرغبة في العمل في وضع غير منتظم ، مع تدفق لا نهاية له من المعلومات ومع الكثير من التعليمات ، تبقى "ظل" الرئيس ، مما يظهره

أقصى قدر من التفاني والولاء هو مزيج من صفات نوع خاص من الناس. هناك القليل منهم ، لذا فهم ذوو قيمة عالية ، والانغماس العميق في أداء الواجبات ، غالبًا على حساب المصالح الشخصية ، كقاعدة عامة ، يتم تعويضه براتب لائق.

سيساعدك نظام بناء كتالوج المهام على تجنب الفوضى والارتباك. يقوم على قاعدة الأسبقية:

1) التعليمات المتعلقة بالأعمال ؛

2) المهام الشخصية للمدير ؛

3) مختلف الشؤون الجارية ؛

4) الخطط طويلة المدى.

إذا تلقيت عدة مهام في ساعة من المستحيل تمامًا القيام بها في نفس الوقت ، فأنت بحاجة إلى إبلاغ المدير بالوضع الحالي واطلب منه تحديد الأولويات.

متطلبات المساعد الشخصي

تتشكل متطلبات PA من المهام ونطاق الكفاءات الوظيفية التي يحددها المدير: يمكن أن يشارك المساعد بشكل كامل في العمل ، أو يمكن تعيينه فقط لتنظيم المساحة الشخصية للمدير. بالنسبة للبعض ، فإن وجود تعليم عالٍ متخصص ليس مهمًا ، والبعض الآخر يتطلب ، أولاً وقبل كل شيء ، معرفة اللغات ، بالنسبة للبعض ، من المهم نوع القهوة التي يشربها المساعد أو كيف يبدو.

ولكن ، على الرغم من نطاق وتفاصيل المهام في الشركات المختلفة ، تظل المتطلبات الرئيسية دائمًا كما هي.

متطلبات:

• التعليم العالي (يتم إعطاء الأفضلية دائمًا للخريجين بدوام كامل مع مرتبة الشرف من أفضل خمس جامعات) ؛
• خبرة لا تقل عن سنتين في منصب مماثل (يفضل دائمًا الخبرة في العمل مع كبار المسؤولين) ؛
• معرفة اللغة المطلوبة بطلاقة (غالبًا ما تتطلب مستوى متحدث أصلي) ؛
• الاستعداد للسفر والعمل لساعات غير منتظمة.
• العمر (غير مذكور في الوظائف الشاغرة ، ولكنه أهم مطلب) ؛
• الصفات الشخصية (لكل صاحب عمل رغباته الخاصة ، والأهم منها: الاجتهاد ، والعقلية التحليلية ، ومهارات الاتصال ، والأداء العالي ، والكلام الكفء)

الكلام الصحيح نحويًا.تظهر الممارسة أن أكثر المناطق المحمية نجاحًا هم خريجو الجامعات اللغوية. التعليم المالي والقانوني مطلوب أيضًا ، ولكن من المهم أن يتقن المساعد لغة أجنبية ويعرف اللغة الروسية جيدًا ، وقد طور الكلام ومفردات غنية.

مستوى ثقافي عالي. المستوى الثقافي العالي هو الجودة الأكثر طلبًا للمساعد الشخصي.يمكنك إتقان الوظيفة بسرعة ، واكتساب المهارات اللازمة ، ولكن الثقافة تكتسب منذ الطفولة وتتشكل على مر السنين. على سبيل المثال ، نادراً ما يختار أرباب العمل في موسكو مرشحين من مدن أخرى. لديهم تحيز مفاده أن سلوك زيارة الفتيات ، حتى مع التعليم الجيد ، له لمسة من الإقليمية ، ولهجة خاصة ، ولهجة ، وضغوط غير منتظمة ، ووظائف تمثيلية للمساعد مهمة للغاية ، على الرغم من وجود العديد من الاستثناءات هنا.

كيفية الجمع بين جدول العمل غير المنتظم والأسرة والأطفال غير واضح. ولكن إذا كانت لديك ممارسة ناجحة لمثل هذه المجموعة ، فإن امتلاك عائلة يعد ميزة. يجب أن يكون عمر الأطفال أكثر من ثلاث سنوات.

عمر.هناك الكثير من الذاتية في متطلبات سن المساعد الشخصي. ينطلق بعض القادة من الأعراف الجمالية ويعطون الأفضلية للشباب. لكننا نعمل في أغلب الأحيان مع الشركات التي يتخذ قادتها بوعي خيارًا لصالح النساء في سن أكثر نضجًا.

ترتبط الشركات الجادة دائمًا بالمعاملات المالية الكبيرة والمسؤولية القانونية الكبيرة. بالإضافة إلى ذلك ، يشعر العملاء بالرضا عن صورة استقرار الشركة. بهذا المعنى ، يخسر الجمال طويل الساقين بشكل ملحوظ سيدة الأعمال القوية التي لديها خبرة في المواقف الصعبة والمسؤولة ، والتي تعرف كيف "تأخذ اللكمة" بشكل مهني.

"يشعر" الرئيس.ربما يكون العامل الأكثر أهمية. للعمل الناجح ، فإن التوافق النفسي الكامل مع القائد ضروري. للقيام بذلك ، يجب أن يتمتع المساعد بصفات معينة على الأقل.

"هل يجب أن نجري استبيانًا؟"

المتطلبات الرئيسية للمساعد الشخصي هي الولاء والتفاني. بادئ ذي بدء - إلى الرأس ، ثم إلى الشركة ككل.

يكون المساعد على مقربة من القائد وعائلته ، مما يعني أنه يجب أن يكون موثوقًا به ، مثل الصخرة ، ومثابرًا ، مثل الكشاف أثناء الاستجواب ، والرعاية ، مثل الأم.

من أجل معرفة ما هو الأكثر أهمية بالنسبة للقائد في شخصية RA ، أجرينا دراسة استقصائية. وقد حضره 100 شركة كبيرة ، حيث كان الأشخاص الذين تمت مقابلتهم يمتلكون 70٪ و 30٪ من المدراء التنفيذيين المعينين. سألنا للإجابة على الأسئلة: "ما هي الصفات التي يجب أن يتمتع بها المساعد الشخصي؟ ما الذي يجب أن يكون مساعدًا فعالًا لك؟ وطرحت نفس الأسئلة على المساعدين الشخصيين لمراعاة وجهات نظر الجانبين.

هذا ما حصلنا عليه:

الإخلاص المطلق - 22٪. كانت الصفة الأكثر أهمية للقادة هي الولاء. الولاء ، والعمل من أجل فكرة ، وليس من أجل المال ، والقدرة على قراءة أفكار الشخص الأول ، وتحديد الحالة المزاجية السيئة للرئيس عبر الهاتف ، وتجاهل عدم الرضا في عنوان الفرد عندما يتلاشى الانزعاج المتراكم بسبب عدم مسؤولية المرؤوسين ، وخيانة الأمانة. شركاء ، مشاكل مع الأقارب ، سوء الأحوال الجوية ، إلخ.

السمة المميزة للمساعد المخلص هي الاستعداد الصادق والثابت للمساعدة ، حتى لو لم يتم توضيح حل هذه المشكلة في العقد.

لذلك ، فإن المديرين ، الذين ينتقلون على طول المسار الوظيفي أفقيًا أو رأسيًا ، غالبًا ما يأخذون معهم مساعدًا شخصيًا تربطهم به علاقة عمل خاصة.

الأداء - 20٪.المسؤولية والالتزام بالمواعيد. المهم هنا هو التنفيذ الدقيق للمهمة بدون مبادرة ومبادرة ورأي شخصي. الصعوبة: هناك محاولة واحدة فقط لسماع وفهم المهمة وحد أدنى من الوقت للقيام بها بوضوح ؛ لن يكرر أحد مرتين.

الذكاء - 19٪.هذا موقف استباقي والقدرة على مواكبة ، ومتابعة محادثة مع الشركاء حول الوضع السياسي والاقتصادي الحالي في البلد والعالم ، والقدرة على معرفة كيفية عمل هذا أو ذاك الابتكار التقني ، والقدرة على تعدد المهام ، الحيلة ، والاستجابة السريعة في المواقف غير النمطية ، والإبداع ، والإبداع ، والعقلية التحليلية.

القدرة على تخزين المعلومات - 13٪.عادة ما تكون درجة الثقة في المساعد الشخصي عالية جدًا: فهو موثوق به ببطاقات الدفع والرموز التعريفية المختلفة معلومات سرية، يشارك المساعدين في حل المشكلات في الحياة الشخصية للقائد. مفتاح الثقة هو احترام التبعية والقدرة على الاستماع ومراعاة السرية.

جهات الاتصال - 11٪.الروابط ، قاعدة الأشخاص / المنظمات المناسبة. تعتبر المعارف الشخصية مع مديري المطاعم ومراكز اليخوت وشركات الطيران والفنادق والصناديق ونوادي كبار الشخصيات مهمة - وهذا يجعل من الممكن حل مهام الرئيس بسرعة وفعالية.

المؤانسة - 8٪.القدرة على التنقل ، والكفاءة ، والقدرة على التكيف ، والقدرة على إيجاد لغة مشتركة مع أشخاص من وضع مختلف تمامًا. يعتبر المساعد الشخصي بحق عبقريًا في التواصل.

يمكنه الفوز بمصالح أي شخص تقريبًا ، ووضع رجل وقح في مكانه ، وحل أي نزاع ، وفي نفس الوقت يظل شخصًا ساحرًا ومحترمًا.

إدمان العمل - 5٪.القدرة على العمل بنشاط في وضع غير قياسي.

المبادرة - 2٪.المبادرة هي خاصية ثابتة لشخص لديه رغبة واعية وحازمة في إدخال أو تحويل شيء ما. لاحظ القادة أن مبادرة المساعد تتداخل مع عملية الإدارة ، وتسبب عدم ارتياح للرئيس ، لأنه إذا كان بإمكان المساعد تنظيم رئيسه ، والدفاع عن منصبه بالتواصل معه ، وأن يكون مقنعًا وبناءً ، فليس من الواضح من هو الرئيس هنا.

لا تتمثل مهمة المساعد في الرغبة في أن تصبح وحدة أعمال ناجحة بأفكار ، بل الرغبة في مساعدة المدير ، واتباع الأوامر بوضوح وتنفيذ مبادراته.

مظهر.بالنسبة لمعظم المديرين ، المظهر ليس أساسيًا - بل على العكس من ذلك: فهم يحاولون تجنب المساعدين اللامعين "المزينين" الذين سيبدون كوميديًا في عمل جاد مع عملاء محترمين. تم العثور على الإشارات إلى المظهر "الأنيق" في إعلان واحد من أصل عشرة. في أغلب الأحيان ، تأتي هذه الوظائف الشاغرة من الشركات الصغيرة. في الوظائف الشاغرة للمساعدين الشخصيين لأصحاب الشركات الكبيرة ، لا يوجد ذكر للمظهر.

نقوم بتحليل نتائج المسح لكلا الطرفين.

صورة للمساعد حسب رأي المديرين- مؤدي مخلص ، معقول ، اجتماعي باعتدال ، غير ثرثار ، مجتهد.

صورة لأحد المساعدين حسب قول المساعدين- قائد مبادرة ، ذو مظهر مشرق ، عبقري في التواصل والأفكار.

يوضح الجدول أن إجابات المساعدين تختلف اختلافًا جوهريًا عن رؤية القادة. هذه هي المشكلة الرئيسية لسوء فهم المرشحين (والمساعدين العاملين بالفعل) ما يريده المدير حقًا من مساعده.

مع الأخذ في الاعتبار إجابات ورغبات المديرين من الاستبيان وتعزيز ذلك من خلال ممارستنا للعمل مع متطلبات الوظيفة ، نحن مقتنعون بأن المهارات المهنية وحدها لا تكفي للعمل كمساعد شخصي. في هذا المنصب ، الذكاء العالي ، والتعليم ، والخبرة الحياتية ، والقدرة على التنقل بسرعة في المواقف المتطرفة ، وسعة الاطلاع ، وعقل حاد ، وروح الدعابة ، والتفاني ، ومهارات الاتصال الممتازة مع امتلاك معلومات واسعة ، والقدرة على الحفاظ على المرء الفم مغلق ، تقدر.

الصفات الشخصية للمساعد:

• القدرة على الانصياع والشعور بالمزاج ؛
• القدرة على توقع رد فعل القائد ؛
• مؤانسة؛
• مهارات تنظيمية؛
• العمل في وضع تعدد المهام ؛
• الحيلة ورد الفعل السريع.
• مقاومة الإجهاد؛
• القدرة على تخزين المعلومات ؛
• سعة الاطلاع والمعرفة في مختلف المجالات ؛
• كفاءة عالية؛
• الإحسان والابتسامة.
• الرغبة في تطوير (تطوير الذات) ؛
• الدبلوماسية.
• دقة؛
• معرفة الآداب

كيف تجري مقابلة في وكالات التوظيف؟

عند عرض الوظائف الشاغرة ، من الضروري مراعاة ليس فقط مواقع البحث عن الوظائف ، ولكن أيضًا الاتصال بوكالات التوظيف ، حيث لا يتم نشر جميع الوظائف الشاغرة على الإنترنت.

تحاول جميع الشركات الكبيرة والمتوسطة الحجم المعروفة في السوق تقريبًا عدم الإعلان عن البحث عن مساعد ، خاصةً إذا كان صاحب الحيازة بحاجة إلى مساعد. إذا كان سبب الشغور هو استبدال موظف حالي ،

ثم يصبح الموقف بشكل عام سريًا للغاية ، ومن المستحيل معرفة وجوده. في مثل هذه الحالات ، ستتصل بك الوكالة إذا كانت سيرتك الذاتية موجودة في قاعدة بياناتها.

للتفاعل مع وكالة توظيف لشغل وظيفة شاغرة عدد من المزايا:

• سيتم إخبارك بالتفصيل عن الشركة وتفاصيل العمل وشخصية المدير وبعض المتطلبات الإضافية ؛
• نصيحة مجانية حول كيفية التصرف في مقابلة مع صاحب العمل ؛
• تساعدك على تعديل وتنسيق سيرتك الذاتية ؛
• سيقدم عددًا من التوصيات حول كيفية النظر إلى الاجتماع.

عند بدء الاتصال بوكالة توظيف ، تذكر أنه منذ الدقيقة الأولى من التفاعل ، يتم تقييمك بالفعل وأنت تخضع بالفعل لاختبارات "سرية" مع القوة والرئيسية. التواصل معك بريد إلكتروني، يستخلص مستشار الوكالة الاستنتاجات الأولى حول المراسلات وأسلوب عرض المعلومات. ينطبق هذا أيضًا على الاتصالات الهاتفية - إن جرس الصوت ، والإلقاء ، والود ، والأسلوب العملي ، وسرعة التفاعل أمر مهم. قبل الاجتماع الأول ، تجتاز اختبارًا للالتزام بالمواعيد ورباطة الجأش.

من الضروري أن تكون مستعدًا للمنافسة وتذكر أنه بالنسبة لهذه الوظائف الشاغرة ، يتم اعتبار عدد كبير من المرشحين الذين يستوفون المتطلبات الرسمية: الخبرة المهنية ، والتعليم ، والعمر ، والحالة الاجتماعية ، والمظهر ، والأداء ، ومقاومة الإجهاد ، ومعرفة اللغات الأجنبية ، إلخ.

ثم يتم اختبار المرشح باستخدام طرق مختلفة (الاختبارات ، والاستبيانات ، وعلم الخطوط ، وعلم الفراسة ، ولغة الإشارة). يتم ذلك من أجل تحديد الصفات الشخصية ونوع مزاج المرشح ، وتحديد الصفات التي تتعارض تمامًا مع هذه الوظيفة ومع هذا القائد ، لفهم ما إذا كان بإمكانهم العثور على لغة مشتركة.

نتيجة لذلك ، تمكنا من اختيار عدد قليل فقط من بين مئات المتقدمين ، ولكن على الرغم من طول الاختيار وتحيزه في الوكالة ، سيكون لديك عدد من نفس الاجتماعات المتحيزة مع صاحب العمل.

كقاعدة عامة ، من خلال نقل وظيفة شاغرة لمساعد شخصي ، فإن صاحب العمل يريح نفسه من كل الأعمال الصعبة والمضنية المتمثلة في فحص المرشحين للكفاءات المهنية ، ويترك لنفسه وظيفة مهمة ونهائية - الاختيار لتوافقهم النفسي والعاطفي مع مدير.

حتى إذا كان لديك بالفعل الكثير من الخبرة في البحث عن عمل ، تذكر أنك بحاجة إلى الاستعداد مسبقًا لكل مقابلة جديدة:

• بحاجة إلى دراسة كل شيء المعلومات المتاحةحول الشركة والقائد ، اقرأ المقابلات والخطب ومقالات رئيس المستقبل واستخلص النتائج بنفسك ؛
• قم بإعداد قصة قصيرة عن نفسك (يجب أن تكون قصة عن العائلة وأنشطة / أنشطة الوالدين جاهزة أيضًا - وهذا مؤشر على قيم حياة الشخص) ؛
• يعتمد النجاح على مهارات العرض الذاتي.

أعلن عن نفسك بكل السمات الضرورية للإعلان التسويقي. لا حاجة لرسم مزاياك ووظائف القائمة (كل هذا موجود بالفعل في السيرة الذاتية). أخبرنا عن الفوائد التي يمكنك تحقيقها للمدير ، وتحدث عن الانتصارات التي حققتها في مكان عملك السابق ، والأشخاص البارزين الذين تفاعلت معهم ، والأحداث واسعة النطاق التي نظمتها - أكد احترافك وإنجازاتك بالحقائق ؛

• من الضروري تحديد أسباب ترك مكان العمل السابق بإيجاز. ستحتاج أيضًا إلى شرح سبب رغبتك في أن تصبح مساعدًا لهذا القائد المعين ؛
• تأكد من إجراء المقابلات حول الكفاءات ، أي سيُطلب منك وصف حالات حقيقية من ممارستك أظهرت فيها صفاتك ومعجزاتك في الإبداع. عليك أن تتذكر مقدمًا جميع المواقف الصعبة ، وتذكر بعض الأمثلة الجيدة. قم بإعداد أمثلة صادقة للفشل. قد يُسألون أيضًا عن ذلك ، وهنا من المهم أن تُظهر أنك صححت الخطأ بنفسك ؛
• الاحتمال المطلق بأن تحصل على مقابلة ظرفية (عن طريق دراسات الحالة). سيتم عرض ووصف الموقف لك ، على غرار هؤلاءالتي قد تنشأ في الممارسة ، على التوالي ، سيكون من الضروري إيجاد الطريق الصحيح للخروج والحل. فيما يلي أمثلة على حالة:

التمرين 1.رئيسك في طريقه إلى المطار ، والوقت محدود ، وفجأة وجد أنه فقد هاتفه الخلوي. قبل ذلك كان هناك عدد من اللقاءات ، ولا يعرف بالضبط أين تركها ، ولا يستبعد السرقة. يتصل بك الرئيس من السيارة ، من هاتف سائقه ، ويقول إنه ينتظر مكالمات مهمة خلال الثلاثين دقيقة القادمة ، لكن لا يوجد هاتف. أفعالك؟

المهمة 2. من الضروري استئجار سيارة بورش للرحلات في إيطاليا. كيف يمكنك الحفظ؟

المهمة 3.بناءً على تعليمات من رئيسك ، أنت تقود سيارتك إلى اجتماع عاجل مع شريك مهم وتنتهك على عجل قواعد الطريق. أوقفتك شرطة المرور ، وأخذ رخصتك واتصل بشرطة المرور. قبل الاجتماع هناك حد أدنى من الوقت. أفعالك؟

هدف:التحقق من سرعة رد الفعل (مدى سرعة قدرة المساعد الشخصي على التبديل إلى الخطوة التالية) ، وطرق حل المشكلة (بنفسك ، وطلب المساعدة على المستوى الشخصي ، والتواصل مع أشخاص آخرين ، وما إلى ذلك).

في لحظة حل هذه المشكلة ، يظهر نموذج للسلوك في موقف صعب - يتم تحديد أولوية الإجراءات (إما حل مشكلتك ، أو الوصول إلى اجتماع في الوقت المحدد) ، ودرجة الصراع (سأطالب ، أنا سوف يفضح ، يثبت) ، الميل إلى إعادة توجيه المسؤولية (سأتصل بالرئيس / الشريك وأشرح الموقف ، سأقول إنني لا أستطيع فعل أي شيء) ، الإبداع ، أصالة الحلول المقترحة ، عدد الحلول البديلة ( إصدار التفكير) ، ومدى توافر المهارات والخبرات اللازمة في حل مثل هذه المواقف.

المهمة 4.أنت في مهمة من رئيسك في العمل إلى شريك لا تعرفه لمنحه هدية (أحضرها المدير نفسه إلى المكتب في صندوق كبير وجميل). لديك عنوان الشركة ورقم هاتف الشريك المقصود بالهدية والوقت المحدد لتسليم الصندوق وتأكيد الرئيس أن الشريك موجود هناك وينتظر.

عند الوصول ، ستكتشف أن الشريك قد غادر للتو لحضور اجتماع عاجل ولا يُعرف متى سيعود.

ليس لديك الكثير من الوقت ولا يمكنك الانتظار. الخيارات التالية متاحة للاختيار من بينها:

• اترك هدية للمهمة التالية ؛
• اتصل بالرئيس واحصل على تعليمات بشأن ما يجب فعله بعد ذلك ؛
• إعطاء هدية إلى السكرتير مع طلب تحويلها إلى الشريك فور عودته ؛
• نقدم الحلول الخاصة بك.

هدف:تحديد نموذج السلوك الأكثر استحسانًا في إطار الوظيفة الشاغرة المقترحة. يتم الكشف عن الصفات غير المقبولة على الإطلاق لرئيس المستقبل.

الاستفزاز 1.في نهاية المقابلة ، يُطرح على المرشح السؤال التالي: "قيمني كمحور على مقياس من 1 إلى 10."

هدف:غالبًا ما يتسبب هذا الاقتراح في حدوث ارتباك. بعد كل شيء ، تقييم نصيحة مشغل خدمة لشركة ما عبر الهاتف شيء ، وآخر تمامًا أن تنظر في عين الشخص وتخبره أنه لم يفعل بشكل جيد. لذلك ، يتم اختبار المساعد الشخصي من حيث الشجاعة والولاء.

الاستفزاز 2.ما هو 17٪ من 258450؟ وقت الاستجابة - 3 ثوان.

هدف:التحقق من مقاومة الإجهاد ، سعة الاطلاع ، البراعة ، مراقبة تصرفات المساعد الشخصي. في ظل ظروف الإجهاد والمقابلات والوقت المحدود ، يضيع المساعدون الشخصيون ("لماذا يجب أن أحصي؟ أنا لست محاسبًا!") ، يستسلمون على الفور ("لا يمكنني إجراء العمليات الحسابية بهذه السرعة").

• تحتاج إلى التفكير في شكل الملابس ، tk. يجب أن يتمتع المساعد بأسلوب لا تشوبه شائبة. من الضروري أن تبدو أنيقًا وأنيقًا ، لأن المساعد هو وجه الشركة ، الرابط بين المدير وشركاء الأعمال والعملاء والموظفين.

النجاح في مهنة 30٪ فقط يعتمد على المهارات المهنية. إن العامل الحاسم 70٪ هو القدرة على التواصل مع الناس بطريقة ودية وبناءة.

يتم اتخاذ قرار داخلي لتعيين موظف في أول 40 ثانية من الاتصال (قاعدة الأربعين الثانية). هذا هو الانطباع الأول الذي يتم تحذير الجميع منه. ولا تظن أن الانطباع الأول هو التصميم الجميل والمانيكير الأنيق والتنورة الأنيقة بطول الركبة. كل هذا بالطبع مهم. ولكن يكفي حتى ثانيتين للمجندين ذوي الخبرة لرؤيتك من الأحذية إلى جذور الشعر. هناك 38 لحظة مهمة متبقية لتحقيق أقصى استفادة منها وستحدد نجاحك.

"كيف أعرف ما إذا كنت مناسبًا لهذا المنصب؟"

سواء أكنت ترسل سيرتك الذاتية إلى وظيفة شاغرة مغرية أم لا - فالجميع يقرر بنفسه.

ولكن إذا كنت "لا تندرج" جزئيًا ضمن المتطلبات المذكورة ، فمن المستحسن إرسال سيرة ذاتية وقضاء الوقت فقط إذا كان هناك امتثال للمتطلبات الرئيسية للوظيفة.

دعنا نسلط الضوء على أهم نقاط "الامتثال" ، والتي من غير المرجح أن يتغاضى عنها صاحب العمل.

خبرة.في معظم الحالات ، يكون وجود بعض الخبرة أمرًا بالغ الأهمية. من خلال تحديد مدة العمل في وظيفة مماثلة في المتطلبات ، يعتمد صاحب العمل على مستوى معين من المؤهلات التي حصل عليها المرشح. المساعد الذي عمل لمدة عامين لن يكون لديه الخبرة الكافية لأداء المهام المطلوبة نوعياً.

هناك فرصة أكبر للاهتمام بسيرتك الذاتية إذا كانت خبرة العمل أقل من المطلوب ، ولكن تم الحصول عليها في الشركات الكبرى. يجدر أيضًا التأكيد على إنجازاتك وجودة المهام في المشاريع المعقدة.

جسم كروي. يمكن أن تكون المعرفة بتفاصيل عمل معينة شرطًا صارمًا إذا كان من المتوقع أن يشارك مساعد شخصي في مشاريع الشركة المختلفة. عند توضيح الوظيفة ، سيكون من الواضح ما إذا كانت هذه مجرد رغبة ، والتي تستند إلى فكرة المرشح المثالي. قد يفكرون في مرشحين من هياكل مماثلة - لكن الخبرة في مجال مشابه ستكون ميزة لا جدال فيها.

حجم الشركة.الهيكل التنظيمي وعدد مستويات الإدارة والتفاعل مع الإدارات والمناطق والأقسام ووجود عمليات الاندماج والتنويع للشركة ومستوى الموردين والعملاء وسوق المنافسين ومجالات التواجد ودوران الأعمال والربح والشركة الموظفون هم العوامل التي تحدد جودة وخبرة اتصالات المساعد الشخصي ، وفهمه للعمليات التجارية ، ومستوى المشاركة في أنشطة الشركة. هذا يحدد احترافية المساعد.

لذلك ، كقاعدة عامة ، تبحث الشركات الكبيرة عن مساعد من نفس الشركة الكبيرة ، وإلا فلن يكون الموظف فعالاً.

معرفة اللغات.في حالة ما إذا كان المنصب ينطوي على العمل في شركة دولية أو الكثير من التواصل مع الزملاء أو الشركاء الأجانب ، فإن اللغة الإنجليزية للمساعد هي الأداة الرئيسية للعمل. إذا لم تصل معرفة اللغة إلى المستوى المجاني ، فلا يجب أن تحاول ، سيؤكد الاختبار الأول على الفور حقيقة الوقت الضائع.

عمر.اللحظة دقيقة ودقيقة. كما تعلم ، مُنع أصحاب العمل من تحديد سن المرشحين في وصف الوظائف الشاغرة (المادة 6 ، المادة 25 من قانون الاتحاد الروسي الصادر في 19 أبريل 1991 رقم 1032-1 "بشأن التوظيف في الاتحاد الروسي»؛ بالأحمر. بتاريخ 29 ديسمبر 2015). على الرغم من الحظر التشريعي ، فإن هذا الشرط أساسي وحاسم ، وإذا كان المدير مصممًا على توظيف فتاة جذابة ،

من غير المحتمل أن يوافق على قبول امرأة في سن ما قبل التقاعد. لسوء الحظ ، العمر هو السبب غير الرسمي الأكثر شيوعًا للرفض. كيف تعرف أنك في السن المناسب؟ بادئ ذي بدء ، عليك أن تكون أكثر حرصًا: غالبًا ما يكون واضحًا من النص وتلميحات الكلمات في الوظيفة الشاغرة الفئة العمرية المصممة من أجلها.

هناك نمط: القائد الشاب يختار لنفسه مساعدًا شابًا. يختار المدير الناضج مع زوجته والأطفال مساعدًا ناضجًا. القائد الناضج بدون زوجة ، كقاعدة عامة ، لا يهتم بعمر المساعد. افحص موقع الويب الخاص بالشركة: غالبًا ما تكون هناك معلومات ستساعدك على فهم التفضيلات العمرية للمديرين تقريبًا. في سيرتك الذاتية ، على العكس من ذلك ، يجب الإشارة إلى تاريخ الميلاد ونشر صورة بأسلوب عمل صارم.

يطلب. مرتب. توقعات - وجهات نظر

قد تنشأ الحاجة إلى مساعد شخصي:

• عندما يظهر مستويان أو أكثر من التبعية في الشركة ؛
• إذا كان المدير بحاجة إلى الاحتفاظ بعدد كبير من جهات الاتصال خارج الشركة.

لكن حقائق السوق لا يمكن لأي قائد الاستغناء عنها بدون مساعد شخصي. وكلما كان العمل أكثر جدية وكلما كانت مهام الشركة أكبر ، زادت الحاجة إلى مساعد شخصي (رجال الأعمال يدركون جيدًا أهمية هذا الشخص لكل من الرئيس والمؤسسة بأكملها).

اعتمادًا على مستوى المتطلبات وتنوع المهام ، يتم دفع مبالغ مختلفة للمساعدين:

• 1500-2000 دولار - المهام القياسية للسكرتير والجمع بين وظائف مدير المكتب ؛
• 2000-3000 دولار - بالإضافة إلى ما سبق: دعم السفر ، الدعم الإداري ، تنفيذ المهام الشخصية الفردية ؛
• 3000-5000 دولار - بالإضافة إلى ما سبق: إدارة مشروع الأعمال ، تنفيذ التغييرات ، إدارة الشؤون الشخصية للرئيس بالكامل ، إدارة ومراقبة شؤون جميع الشركاء ؛
• 5000-6000 دولار وأكثر - بالإضافة إلى ما سبق: مهارات التدريب الرياضي الاحترافي ، وجود فئة في فنون الدفاع عن النفس والرماية ، مرافقة شخصية للرئيس في جميع الاجتماعات.

لا يوجد تقدم وظيفي كمساعد شخصي. هذه بالفعل أعلى درجة في السلم الإداري. نعم ، ولن يتخلى الرئيس عن أي مكان - يقدّر الرئيس المساعد الشخصي المعقول أكثر من كبار المديرين. ولكن هناك طريقة مثيرة للاهتمام ، إذا كانت هناك رغبة في التطور داخل هذا المنصب - من خلال تحسين كفاءاتك ومهاراتك المهنية قدر الإمكان ، وتوسيع نطاق المسؤوليات (تظهر في تصنيفات أفضل المساعدين الشخصيين) ، فستعرف وتكون قادرًا على فعل المزيد ، على التوالي ، سيكون دخلك ووضعك أعلى.

مهارات الاتصال مع كبار المسؤولين في مختلف الشركات ، والمهارات التنظيمية ، والخبرة في توثيق الأعمال والقدرة على تحليل الموقف ستكون مفيدة للمساعد الشخصي في مجال التسويق. الموارد البشرية والمحامي هما خياران مهنيان إضافيان ، ولكن ستكون هناك حاجة إلى تعليم إضافي ودورات متخصصة وفراق صعب مع الرئيس ، لأن المدير لن يتخلى عن مساعد قيم.

أكثرهم طموحًا يحسنون مهاراتهم الإدارية (إذا كانت لديهم القدرة) ويخططون لمزيد من التطوير كرئيس لنائب الرئيس ، ولكن هذه حالات معزولة عندما يسمح الرئيس لمساعده بتولي هذا المنصب رسميًا.

الإجابات

التمرين 1.قم بإعادة التوجيه إلى نفسك على الفور ، وبعد ذلك ، عند إجراء مكالمات مهمة ، قم بحظر رقم الرئيس واحصل على بطاقة SIM جديدة ، ولكن في نفس الوقت ابحث عن الهاتف المفقود.

المهمة 2.إن استئجار سيارة بورش للرحلات في جميع أنحاء إيطاليا ليوم واحد هو 2500 يورو ، ولكن يمكن استئجار نفس بورش بنفس المال في ألمانيا لمدة أسبوع. يذهب سائق الرئيس إلى ألمانيا ، ويأخذ سيارة هناك ويسلمها إلى رئيسه في إيطاليا. في إيطاليا ، يركب الطاهي لمدة أسبوع ، ثم يغادر السيارة ، ويطير السائق ويقودها إلى الخلف. والنتيجة هي توفيرات هائلة.

المهمة 3.عدة حلول.

المهمة 4.اختيار الخيار الأول: في الواقع لم تكتمل المهمة ، وهذا الاختيار يميز عدم القدرة على التصرف في ظروف غير متوقعة.

اختيار الخيار الثاني: هناك رغبة في إكمال المهمة الموكلة إليها تحت أي ظرف من الظروف ، لكن لا يوجد براعة وإبداع. هناك أيضًا اتجاه لإعادة توجيه المسؤولية.

اختيار الخيار الثالث: هناك رغبة في الوفاء بالطلب ، لكن العواقب غير محسوبة ، لأن الهدية مخصصة للشريك تحديدًا ، ناهيك عن السرية المحتملة.

الاستفزاز 1.ستحدد الإجابة (الإطراء ، والثناء ، والقليل من النقد ، والصدق) مدى جودة عمل المساعد مع رئيس معين ، نظرًا لنوعه النفسي وأسلوب إدارته ، لأنه في كثير من الأحيان حتى القليل من النقد للمدير أمر غير مقبول.

الاستفزاز 2.الشيء الرئيسي عند الإجابة على مثل هذه الأسئلة هو عدم رفض إعطاء إجابة فورية ، وعدم الصمت ، والحساب في عقلك والمعاناة لعدة دقائق. يستطيع:

• خذ ورقة وحساب النسبة المئوية ؛
• تأخذ الهاتف المحمول وتحسب على آلة حاسبة ؛
• ابدأ بالتفكير بصوت عالٍ أن 50٪ تبلغ حوالي 130.000 ، و 25٪ حوالي 65000 ، و 17٪ حوالي 50000. لا أحد يحتاج إلى إجابة دقيقة ، إن رد فعلك وطريقة تفكيرك وسعة الحيلة في أي موقف مهم.

أنا.الأحكام العامة.

يحدد هذا الوصف الوظيفي حقوق وواجبات ومسؤوليات المساعد الشخصي للإدارة ، المشار إليها فيما يلي باسم "الشركة".

	مسمى وظيفي	مساعد شخصي للمديرين التنفيذيين
	مؤهلات	التعليم والخبرة المهنية: تعليم أعلى (غير مكتمل) ؛ 1 سنة خبرة في منصب مماثل ؛ الطلاقة اللغة الإنجليزية(الشفوية والكتابية). المعرفة والمهارات المطلوبة: معرفة آداب العمل وقواعد الاتصالات التجارية والمحادثات الهاتفية ؛ معرفة أجهزة الكمبيوتر (MS Office) والمعدات المكتبية ؛ القدرة على إجراء المراسلات التجارية باللغتين الروسية والإنجليزية ؛ حيازة الكلام والكتابة الصحيحة ؛ صورة مهنية مناسبة ؛ المظهر الجميل الدبلوماسية ، والقدرة على توخي الحذر والحصافة في الأمور السرية ؛ القدرة على إيجاد تفاهم متبادل مع الإدارة والزملاء والعملاء ؛ مقاومة الإجهاد ، حسن النية ؛ معرفة لوائح العمل الداخلية للشركة.
	التقارير المباشرة
	حضور وتكوين المرؤوسين
	أمر الاستبدال	سكرتير مساعد

ثانيًا.حقوق

للمساعد الشخصي الحق في:

1. تمثيل الشركة في العلاقات مع المنظمات الأخرى ، وتمثيل مصالح الشركة في المنظمات الخارجية عند تنظيم الاجتماعات والاتصالات الهاتفية للإدارة.

2. طلب ​​واستلام المواد والوثائق والمعلومات اللازمة من موظفي الإدارات الأخرى للوفاء بأمر إدارة الشركة والمشرف المباشر.

3. في نطاق واجباتهم الرسمية ، التوقيع والمصادقة على الوثائق ، وهي: خطابات تغطية للفاكسات الصادرة ، الطلبات. طلبات الحصول على تصاريح لمرة واحدة لدخول المبنى الإداري.

4. إجراء المراسلات / المفاوضات بشكل مستقل مع المنظمات الخارجية حول القضايا المتعلقة بحل القضايا الحالية التي لا تتطلب قرارًا من الإدارة العليا وموافقة الموظفين الآخرين ، أي توضيح الطبيعة - لحل المشكلات الحالية المتعلقة بجدول العمل إدارة أو تنفيذ الأوامر التي لا تفرض أي التزامات.

رابعا.مسؤولية

المساعد الشخصي للإدارة مسؤول عن:

1. بسبب الأداء غير السليم أو عدم أداء واجباتهم الرسمية بموجب هذا المسمى الوظيفي، - ضمن الحدود التي يحددها قانون العمل الحالي للاتحاد الروسي.

2. بالنسبة للجرائم المرتكبة أثناء ممارسة أنشطتهم - ضمن الحدود التي تحددها التشريعات الإدارية والجنائية والمدنية الحالية للاتحاد الروسي.

3. للتسبب في ضرر مادي - ضمن الحدود التي يحددها قانون العمل والتشريعات المدنية الحالية للاتحاد الروسي.

عامل المجتمع

________________/____________/

رئيس قسم الموارد البشرية

___________________/_________/

رئيس مكتب الإدارة

___________________/_________/

معلومات من موقع شبكة الأعمال RB.RU

لدي أكثر من 14 عامًا من الخبرة في المناصب الإدارية. خلال فترة تطوري المهني ، أتقنت المناصب الإدارية الرئيسية: سكرتير مرجعي ، سكرتير - مترجم ، مساعد شخصي ، مساعد شخصي ، رئيس القسم الإداري والاقتصادي ، رئيس خدمة الدعم الإداري (مع الإشراف على الاستقبال الأول ومجموعة إدارة الوثائق وأسطول المركبات). في المنظمات الأصغر ، عادة ما تكون هذه هي "المجموعة" التقليدية من التطوير التنظيمي أو وظائف الدعم الإداري.

على الرغم من هذه المجموعة الواسعة من المناصب الإدارية ، فقد قضيت في الواقع 90٪ من وظيفتي الرئيسية في منصب PA (مساعد شخصي ، مساعد شخصي). علاوة على ذلك ، أود أن أشير إلى أن "أرض السلطة الفلسطينية" نفسها قد نمت لدي القدرة على المناصب الإدارية الأخرى التابعة.

لذلك ، سأقدم نصيحتي حول كيفية النجاح في هذه المهنة بمهارة.

لماذا كل هذا؟

أولاً ، دعنا نتعرف على سبب وجوب الانتقال إلى منصب المساعد الشخصي.

يجب أن تفهم أنك ستخدم شخصًا آخر (بكل المعاني النبيلة لهذه الكلمة الرائعة). عامله مثل الزاهد ، إذا أردت. أي خلال ساعات العمل ، ستكون اهتماماته فوق اهتماماتك - ستصبح ظله ، وستصبح ساعات العمل نفسها غير منتظمة.

لماذا يستحق تقديم مثل هذه التضحيات؟ إحدى المزايا التي لا شك فيها للعمل حتى مع "عبقري شرير" هي بئر المعرفة التي ستسمح لك بسخاء باستخلاص أفكار وخبرات ومواهب جلالته (من خلال ضبطه ، ستكون قادرًا على اعتمد كل هذا إلى الحد الذي تكفي فيه مواهبك). هذا هو بالضبط الدافع الذي ، كما أفهم الآن ، يتحكم بي لا شعوريًا أيضًا. خبرة في إيقاع تعدد المهام ، والاندفاع الأبدي وضغط الوقت ، وحل المهام المستحيلة في بعض الأحيان ، وإيجاد إجابات لأكثر الأسئلة صعوبة - هذا هو تدريب جميع جوانبك المهنية ، والتي ستساعدك بعد فترة على الفوز بأمجاد القائد في الأولمبياد الاحترافي.

ما هي الأسئلة التي يجب أن تطرحها على صاحب العمل في أيام العمل الأولى؟

كل واحد منا ، بطريقة أو بأخرى ، مرة واحدة على الأقل في حياتنا اجتاز مقابلة عمل. تم كتابة الكثير من الكتب حول هذا الموضوع ، حيث يوصي المؤلفون باستخدام تقنيات نفسية معينة ، وتعليمهم قراءة لغة الإشارة للمحاور ، وتقديم أنفسهم بكفاءة ، والحفاظ على "علامتهم التجارية" ، وما إلى ذلك. أعتقد ، إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكن دراسة كل هذه الحكمة. لن نتوقف عند هذا. لنفترض أنك اجتازت الاختيار التنافسي ، وحسمت الجانب المالي من المشكلة ، واستلمت الحزمة الاجتماعية الموعودة ، وغدًا في بلوزة من النشاء ، ينتظرونك في شركة أحلامك في منصب مساعد شخصي (أو في منصب آخر بوظائف المساعد الشخصي للرأس).

والآن حان دورك لطرح أسئلة على صاحب العمل حول الإجابات التي تعتمد عليها حياتك العملية المشتركة. للأسف ، لا يوجد شيء مكتوب حول الحاجة إلى طرح الأسئلة في مقابلة وفي الأيام الأولى من العمل في الكتيبات والكتيبات والتوصيات المذكورة أعلاه للمتقدمين. لهذا السبب سألفت انتباهك إلى بعض منهم.

إبداء تحفظ على الفور ، هذه النصائح معممة وذات طبيعة استشارية بحتة. في هذا الصدد ، يجب تطبيقها في سياق مهنة معينة ومنصب معين - في بعض الأحيان لا يكون من المنطقي أن تسأل رئيسك المستقبلي بعض هذه الأسئلة ، لأن تنفيذ هذه التعليمات ليس ببساطة جزءًا من مسؤوليات وظيفتك.

لذلك ، عند التقدم لوظيفة ، أقترح أن تسأل صاحب العمل مجموعات الأسئلة التالية:

1. إدارة الوقت.

1.1 من أي وقت يخطط المدير لبدء يوم عمله واجتماعات العمل؟

1.2 هل هناك اجتماعات عمل منتظمة (على سبيل المثال ، مع رؤساء الأقسام الهيكلية) تحتاج إلى معرفتها وإخطار المشاركين؟

1.3 في أي وقت يتناول المدير الغداء ، هل هو ثابت ، عائم ، ويمكن استخدامه في مفاوضات العمل؟

1.4 ما هو أفضل وقت في اليوم للاجتماعات الشخصية؟ في أي وقت يكون المدير مشغولاً ومن الأفضل عدم إزعاجه ؛ حتى أي وقت يقوم المدير عادة بتحديد المواعيد؟

1.5 هل لدى المدير مهام شخصية واجتماعات منتظمة تحتاج إلى معرفتها من أجل التحكم في لوائح إدارة الوقت: ممارسة الرياضة ؛ الحاجة إلى اصطحاب الأطفال من روضة الأطفال / المدرسة ؛ يعيش القائد خارج المدينة ، ويحتاج إلى المغادرة قبل وقت معين ، حتى لا يقضي المساء كله في ازدحام مروري ، إلخ.

1.6 لتسهيل التخطيط ليوم عمل الرئيس ، أقترح استخدام جدول الاجتماعات الأسبوعية. بطبيعة الحال، جدول معينكما أنها استشارية وقابلة للتغيير. في مثل هذا النموذج ، يمكنك إدخال الاجتماعات الأسبوعية المجدولة مسبقًا ، مع إبرازها بالألوان. وفي جدول أسبوع معين ، ستحتاج فقط إلى إضافة اجتماعات لمرة واحدة ، أي معلومات متغيرة. انظر المثال 1.

2. لحظات العمل.

2.1. هل أنت مسؤول عن تنفيذ / مراقبة تنفيذ أي تقارير منتظمة وملخصات ومجموعات مواد؟

على سبيل المثال: يوميًا بحلول الساعة 11:00 صباحًا ، تحتاج إلى إعداد ملخص لوسائل الإعلام التجارية الرئيسية ؛ طباعة أسعار الصرف لليوم الحالي ؛ مراقبة تنفيذ الميزانية على أساس يومي مع المدير المالي ، إلخ.

2.2. في اجتماعات الإنتاج التي يخطط المدير لاستخدام مهاراتك اللغوية كمترجم. هذا الفهم ضروري لك من أجل القضاء على نقاط الضعف في مفرداتك مسبقًا لخاصية أو أخرى.

بعد مرور بعض الوقت ، ستعرف بالفعل / تفهم / تشعر بشكل حدسي بنوع الموظفين الذين يمكن للمدير قبولهم الوقت المعطى، ومن المنطقي الانتقال إلى يوم آخر.

هناك زوار "ممتصون للوقت" - هؤلاء هم أشخاص ، في أغلب الأحيان في سن محترمة ، لا تسمح مهنيتهم ​​وسنوات خبرتهم العديدة للقائد بمقاطعة المونولوجات الفارغة وغير ذات الصلة في بعض الأحيان لهؤلاء الموظفين. لذا ، فإن وظيفة الدبلوماسي في هذه القضيةأنت بحاجة لتولي المسؤولية. يمكنك أن تلاحظ بلباقة أن المدير لديه موعد للاجتماع التالي ، وأن السيد ن ، للأسف ، لديه 20 دقيقة فقط تحت تصرفه. كقاعدة عامة ، تعمل هذه القيود.

2.4 تعرف على أنواع النقل التي يفضلها المدير في رحلات العمل. في عملي ، كان هناك رئيس لا يطير بالطائرات من حيث المبدأ ؛ في هذا الصدد ، كان لابد من بناء لوجستيات الحركة بالكامل باستخدام أي وسيلة أخرى متاحة.

حدد المستوى المفضل لفئة وسائل النقل: القطار - SV (سواء تم استبدال المقصورة ككل ، سواء كانت سيارة ذكر أو أنثى أو سيارة جلوس تجارية ، وما إلى ذلك) ؛ الطائرة - الأعمال أو الاقتصاد (الخيارات ممكنة: عند السفر إلى الخارج ، من أجل توفير المال ، من الممكن تمامًا أن تقصر نفسك على الدرجة الاقتصادية ، نظرًا لأن مستوى الطائرة والخدمة على متن الطائرة مرتفع جدًا ؛ وفي البلد يصنع من المنطقي أن تأخذ درجة رجال الأعمال فقط) ؛ سيارة (سيارات فئة تنفيذية ، ميني فان ، الحاجة إلى مرافقة ، إلخ)

2.5 ناقش مع مديرك أي الزائرين والمكالمات الهاتفية التي قد يكون الأشخاص استثنائيين من خلالها ويتطلبون إشعارًا فوريًا.

في ممارستي ، كان هناك رئيس ، على الرغم من أهمية أي حدث أو اجتماع ، كان دائمًا ما يلتقط الهاتف ويقاطع الاجتماع إذا اتصلت ابنته. يجب أن تكون على دراية بهذه الفروق الدقيقة حتى لا تدخل في موقف حساس. قد يشمل هؤلاء "الأشخاص غير العاديين" الزوجات ، والأطفال ، وحراس الأمن ، وسيدات القلب ، والشركاء الاستراتيجيين ، إلخ.

2.6. من المستحسن معرفة طول يوم عملك.

لا أقصد تعريفه الرسمي في لوائح العمل الداخلية أو عقد العمل الخاص بك ، لكنني أعني الحاجة الحقيقية للبقاء متأخرًا والمجيء مبكراً. من الناحية المثالية ، يجب أن "تعتاد" القائد على حقيقة أنه في الساعة 18.00 يمكنك طرح سؤال عليه: "السيد ن. ، هل ما زلت بحاجة إلى مساعدتي اليوم؟" وبالتالي ، ستطور فهمًا بين المدير بأنك شخص ينتهي يوم العمل المدفوع الأجر في الساعة 18.00 ، ولكن في حالة استثنائية لرئيسك المفضل ، فأنت على استعداد لمساعدته بقدر ما يلزم. إذا تعمدت عدم الفصل بين العمل ووقت الراحة ، صدقني ، سوف "تجلس" في العمل حتى غروب الشمس دون حاجة ماسة لذلك. تم التحقق من هذه الحقيقة من خلال سنوات عديدة من الخبرة الشخصية.

قد يشير عقد العمل الخاص بك إلى يوم عمل غير منتظم ، والذي ، بالمناسبة ، وفقًا لقانون العمل في الاتحاد الروسي ، يحق لك سنويًا الحصول على أيام إجازة مدفوعة الأجر إضافية (3 على الأقل) بالإضافة إلى أيام 28 المعتادة (المادة 119). عند القيام بذلك ، يرجى ملاحظة أن Art. يحدد 101 مفهوم يوم العمل غير المنتظم - وهذا هو "نمط عمل خاص ، يمكن بموجبه للموظفين الأفراد ، بأمر من صاحب العمل ، إذا لزم الأمر ، أن يشاركوا من حين لآخر في أداء وظائف عملهم خارج ساعات العمل المحددة بالنسبة لهم ".

3. الحياة الشخصية للقائد.

من الأكثر منطقية أن تطرح أسئلة في هذه المجموعة ليس في اليوم الأول من العمل ، ولكن حيث يُظهر المدير ثقته في شخصك. ستكتشف بعض الإجابات بمفردك ، وسيظل البعض بحاجة إلى الحصول على إجابات واضحة من فم الرئيس.

3.1. لتنظيم الرحلات السياحية لمديرك وأفراد أسرته ، ستحتاج بالتأكيد إلى نسخ من جوازات السفر وشهادات ميلاد الأطفال والصور الفوتوغرافية وشهادات الحجم أجور، ربما لزيارة دول غريبة - الشهادات الصحية.

أظهرت ممارستي أن التخطيط للعطلات لكبار المسؤولين وأفراد أسرهم غالبًا ما يكون ذا طبيعة طارئة - أي وقت التحضير وحجز الشقق والحصول على التأشيرات وما إلى ذلك. دائما على حافة الهاوية. في هذا الصدد ، أوصي بشدة بالحصول على المستندات المذكورة أعلاه ، إن أمكن ، مسبقًا ، بحيث في حالة الغياب المادي للشخص المغادر في لحظة حرجة ، لا تفقد رحلتك (على سبيل المثال ، المدير يعمل رحلة عمل ، زوجته في جلسة تدليك ، وتحتاج إلى استرداد آخر تذكرتين إلى جزر غالاباغوس في غضون 20 دقيقة). صدقوني ، في حالة فشل عملية "الإجازة" ، لن يهتم أي شخص بسبب افتقارك إلى المستندات التشغيلية ...

لذلك ، خذ زمام المبادرة بنفسك ، وإذا أمكن ، فكر في حزم المستندات الضرورية مسبقًا. على سبيل المثال ، لدي دائمًا حزمة من التطبيقات للقنصليات والسفارات المختلفة ، مصدق عليها من قبل الرئيس ، ومجموعة من الصور المختلفة على خلفيات مختلفة ، بتنسيقات مختلفة.

جميع الوثائق نفسها ، بالطبع ، يجب أن تكون "محفوظة" لجميع أفراد عائلته الإمبراطورية.

3.2 عليك أن تسأل المدير عن الحاجة إلى دفع ثمن الهواتف المحمولة الخاصة بالعمل / الشخصية / الزوجة / الأطفال / الأب / الأم.

في بعض الأحيان ، يمكن أن يؤدي عدم التحكم في هذا الأمر ، للوهلة الأولى ، إلى حدوث كارثة طبيعية. في ممارستي ، للأسف ، كانت هناك مثل هذه الحالة: قسم المحاسبة لم يدفع ، لم أتحكم فيه ، والنتيجة هي الرئيس في جزيرة صحراوية بدون هاتف وإنترنت ، ولكن بمفردات ضخمة ، وهو سعيد بكل سرور أظهر لي يومين بعد الاتصال ... أبق يدك على النبض. خاصة إذا كان القائد سيبقى في منطقة التجوال لفترة طويلة.

أوصي بإعداد توكيل رسمي مناسب يسمح لك بالتحقق من أرصدة المدير وجميع أفراد عائلته ، وإرسال هذا المستند إلى المشغلين اتصال هاتفيلمراقبة إنفاق هاتفك يوميًا أو أسبوعيًا.

3.3 كقاعدة عامة ، يستخدم كبار المسؤولين وأفراد عائلاتهم في ترسانتهم المالية عددًا لا يحصى من بطاقات بلاستيكيةقسط. بالنسبة للبعض ، يدفع المدير للمشتريات على الإنترنت ، والبعض الآخر يستخدم لدفع نفقات الضيافة ، والبعض الآخر يتم تنشيطه فقط عند السفر إلى الخارج ، وما إلى ذلك. في هذا الصدد ، تحتاج إلى فهم واضح - ما هي البطاقات المستخدمة لأي غرض ؛ بأي عملة تواريخ انتهاء صلاحية البطاقة ؛ إمكانية استخدامها ونقاط تمثيلها في الخارج. إذا لزم الأمر ، يمكنك طرح سؤال حول إمكانية تجديد بطاقتك وإمكانية سحب النقود (صدقوني ، في الواقع هناك مثل هذه الحالات). في هذا الصدد ، مرة أخرى ، ستكون هناك حاجة إلى توكيل رسمي لأداء بعض العمليات المصرفية.

لسهولة الاستخدام ، أوصي بإنشاء ملف ملخص يتم فيه تصنيف البطاقات حسب النوع (فيزا ، ماستر ، إلخ) ، وفترة الصلاحية ، وعملات التغطية (باليورو ، والدولار ، والروبل) ، والملحقات ( بطاقة شخصيةالقائد ، بطاقة الزوجة ، الأطفال ، إلخ). أعتقد أن مثل هذا النظام سيسمح لك بالتنقل بسرعة في مسائل المدفوعات غير النقدية لرئيسك.

3.4 لتلخيص وتنظيم قدر كبير من المعلومات حول المدير ، وتأشيراته ، وجوازات السفر الدولية ، وشروط التأمين على السيارات ، والتأمين على المنزل ، والبيوت الصيفية ، وما إلى ذلك ، قم بدعوته ، معًا ، لتجميع لوحة بسيطة ، - قائمة مرجعية ، بفضل العرض اليومي ، يمكنك تجنب التأشيرات منتهية الصلاحية ، والتأمين غير المدفوع ، والمدفوعات المنتظمة المنسية ، وما إلى ذلك. علاوة على ذلك ، يجب أن يتسبب هذا الاقتراح في أن يكون لدى المدير موقف إيجابي تجاه براعتك المهنية ونهج منظم للمهنة.

3.5 في بداية حياتك المهنية ، تأكد من مراجعة المدير N بشأن أعياد الميلاد والتواريخ التي لا تُنسى وتواريخ الأيام التي تم فيها إنشاء المنظمات وما إلى ذلك ، والتي يجب أن تظل تحت السيطرة. في هذه الحالة ، أنت لست مجرد "تذكير" على هاتفك ، ولكنك شخص مبدع حقيقي. من واقع خبرتي ، من الضروري تذكير المدير بالحدث القادم قبل 3 أسابيع على الأقل وتقديم ما لا يقل عن 3-4 خيارات هدايا بشكل مستقل. في حل هذه المشكلة ، فإن المعيار الرئيسي للتنفيذ الناجح هو خيالك وقدرات صاحب العمل المالية.

3.6 سيكون من المفيد أن تسأل القائد عن اهتماماته الشخصية وهواياته. قد يكون سعيدًا إذا أبقيته على اطلاع بأحدث الإصدارات المسرحية ، أو حجز تذكرتين إلى Teatro alla Scala كإجراء احترازي ، أو إبقائه على اطلاع بآخر التطورات في هوندا. كما قال أحد مشرفي الجمال: "يمكنني أن أسامح مرؤوسي عن أي أخطاء عمل أو أفعال ، لكنني لن أغفر أبدًا الافتقار المهني للمبادرة والجهل العام في منطقة العمل!". بشكل عام ، كن استباقيًا ومدركًا! مديرك هو مساحة عملك.

وبطبيعة الحال ، يمكن استكمال كل من هذه الكتل أو زيادتها أو تقليلها في عدد الأسئلة ، بناءً على تفاصيل موقع معين. أكرر مرة أخرى أن هذه الأطروحات ليست مسلمات على الإطلاق ويتم تطبيقها حسب مكان العمل ومتطلبات المدير. ولكن على أي حال ، إذا تحدثت على الأقل عن بعض هذه النقاط في أول اجتماع عمل لك ، صدقني - سوف يفاجأ مديرك بسرور بفهمك الشامل لمهنة المساعد الشخصي وموقفه اليقظ تجاه شخصه المتواضع. بالنسبة لك ، ستساهم هذه الإجابات في الأداء الاستثنائي لمهامك الرسمية.

كسب احترام الفريق لنفسك وللمركز

لذا ، دعونا نأمل أن تكون الزاوية حادة للغاية المزالقفي العلاقة مع القائد في المرحلة الأولية ، تمكنا من التغلب عليها. دعنا نأخذ نفسا عميقا - وننتقل إلى الدرس التالي ، الذي سنسميه بشكل مشروط "من أنا؟"

منصب المدير المساعد لا يعني إطلاقا أن دائرة اتصالك وواجباتك تقتصر فقط على تنفيذ التعليمات من المشرف المباشر. على سبيل المثال ، يجمع مساعد السكرتير بين وظائف المساعد للعديد من المديرين الآخرين. وكل منهم ، بطبيعة الحال ، يؤمن بأنك مجرد مساعده الشخصي! هذا الوضع ملحوظ بشكل خاص في المؤسسات الصغيرة ، حيث من غير العملي الاحتفاظ بعدد كبير من المراجعين ، ومكتب وإدارة شؤون الموظفين. لذلك ، يتم تكليف كل هذه الوظائف بسكرتير المرجع.

ولكن ماذا تفعل عندما يكون لديك المدير التنفيذيعندما طُلب منه على وجه السرعة شراء هدية لشريك ، ينتظر المدير المالي تقريرًا موجزًا ​​يوميًا ، وفي نفس الوقت حيرك كبير المحاسبين بتكرار الميزانية العمومية. على مدار سنوات عملي في المهنة ، حددت بنفسي بعض القواعد الأساسية التي تساعدني على القيام بالعديد من الأشياء في نفس الوقت دون المساس بسير العمل.

المادة 1. "ذهبية".

انت موظف. وصاحب العمل هو مشرفك المباشر ؛ في أغلب الأحيان - المدير العام ، الشريك الإداري ، وما إلى ذلك ، في كثير من الأحيان - رئيس القسم أو القسم. وله أن تقوم بالإبلاغ مباشرة ، وتعليماته هي التي يجب أن تنفذ في المقام الأول. لذلك ، من الأفضل تخطيط جدول عملك وتسلسل المهام التي يتم تنفيذها بمعرفة المدير. من ناحية ، سيرى مديرك مسؤوليات الوظيفة التي تشارك فيها ، ومن ناحية أخرى ، يمكنك دائمًا تنظيم تسلسل الوظائف المؤداة بشكل مستقل ، بناءً على أولوية المهمة.

لا يوجد شيء غريب في حقيقة أنك ستأتي / تتصل / ترسل رسالة نصية قصيرة مع سؤال حول مدى إلحاح المدير في إكمال المهمة ؛ في ظروف تعدد المهام ووجود مديرين على الأقل ، هذا هو وضع العمل العادي الذي تحدد فيه الأولويات.

المادة 2. "فضية".

زملاؤك ومديروك هم الأشخاص الذين يشاركون في عملية العمل مثلك تمامًا. ومثلك تمامًا ، فهم يهتمون بنتيجة القضية المشتركة. وجميع تعليماتهم لك هي نفس المهام ، والتي تحدد جودة وسرعة تنفيذها أيضًا نجاح الشركة (سننظر في الاستثناءات في القاعدة 3). أي ، إذا ناقش مديرك معك ، عند التعيين ، إمكانية / ضرورة أداء وظائف مساعد للمدير المالي والتجاري ، وما إلى ذلك ، فهذا يعني أن هؤلاء الموظفين لهم كل الحق في أن يطلبوا / يطلبوا منك أداء مهمة معينة.

وصدقوني ، غالبًا ما لا يهتم هؤلاء الموظفون بما تشعر بالحيرة في الوقت الحالي. لديهم مهمة ، وتقع على عاتقك مسؤولية مباشرة تنفيذها. إن القدرة على التنقل في عمليات العمل ، وفهم أعمال الشركة ، والهيكل التنظيمي الواضح هي مساعدتك الحقيقية في هذه المهمة الصعبة. إذا كنت تعمل في بيئة تصنيع ، فبطبيعة الحال ، فإن إرسال فاكس عاجل إلى الشركة التي تزود مصنعك بالمواد الخام يعد أكثر أهمية من تدبيس الملفات في قسم الموارد البشرية. لكن مرة أخرى أود أن أكرر ، مهارة تحديد الأولويات تكتسب بالخبرة. لذلك ، في البداية ، من أجل تجنب الأعمال غير العقلانية ، أوصي بشدة بالرجوع إلى القاعدة 1 - لاستخدام خبرة وسلطة القائد في حل بعض القضايا.

بطبيعة الحال ، ليست هناك حاجة للذهاب إلى أقصى الحدود. ليست هناك حاجة لإبلاغ مديرك بكل خطوة تقوم بها وكل مهمة تقوم بها. يجب أن يكون المساعد مستقلاً بشكل كافٍ ومنظمًا في عمله. لكني أؤكد لك أنه خلال أول شهرين إلى ثلاثة أشهر من عملك ، طرحت سؤالاً دوريًا حول ترتيب تنفيذ مهمة معينة ، فإن مثل هذا الإجراء لك ولمديرك سوف يستفيدان فقط. وأيضًا سيكون قادتك غير المباشرين على دراية واضحة بتسلسل المهام الموكلة إليك.

المادة 3. "النحاس".

هنا سنتحدث عن الاستثناءات التي تم ذكرها في القاعدة 2. هذه الاستثناءات هي موظفين "مصاصي دماء". مثل مصاصي الدماء في القصص الخيالية ، فهم لا يحرمونك من الدم ، بل يحرمونك من وقت العمل الثمين وفرصة العمل في الوضع العادي بكفاءة عالية. غالبًا ما يراك زملاؤك في مصاصي الدماء كمساعدين ومساعدين لهم ؛ يطلبون مضاعفة جداول نادي اللياقة البدنية ، وشراء تذكرة في اتجاه واحد لحماتهم الحبيبة ، والبحث عن مخيمات غير مكلفة للأطفال على الإنترنت ، وإحضار القهوة ، وما إلى ذلك.

في هذه الحالة ، عليك أن تتعلم كيف تقاوم مثل هذه الهجمات. سلاحك في هذه المعركة ليس الثوم ووتد أسبن ، بل الأدب والقطع والابتسامة. هذه الصفات هي التي نجحت في نزع سلاح هؤلاء الزملاء المزعجين الذين يعتقدون أنه لن يكون من الصعب على مثل هذه الفتاة الشابة والرشيقة القيام بجزء من عمله والمساعدة في حل المشكلات الشخصية. العبارات الرئيسية التي يمكن أن تضع موظفين متغطرسين:

• "لسوء الحظ ، فإن أداء هذه الوظائف ليس جزءًا من مسؤوليات وظيفتي."
• "الآن أنا أفي بأمر إيفان إيفانوفيتش ، ولكن إذا أصررت ، فسوف أبلغه بالتأكيد أن طلب الحطب لمنزلك الريفي هو مهمة ذات أولوية لشركتنا."
• "أعتقد أن هناك بعض سوء الفهم في الشركة حول منصبي: أنا مساعد شخصي لرئيس مجلس الإدارة. للأسف ، لكن تقرير دائرتك ليس من اختصاصي. يمكنك مناقشة مسؤوليات وظيفتي مع المشرف المباشر ، "إلخ.

يجب إيقاف محاولات تحويل هموم الآخرين إلى كتفيك حتى لا يأخذوا وقتك وطاقتك من أداء واجباتك الفورية. هؤلاء الأشخاص لا يسرقون الوقت منك فحسب ، بل يضرون أيضًا بنجاح الشركة ككل.

إذا لم يكن من الممكن التعامل مع مصاصي الدماء المسننين بمفردك ، فاطلب المساعدة من Light Knight - قائدك ، الذي أوضح له بالألوان أن 80٪ من وقتك (وراتبك ، على التوالي) ينفقها صاحب العمل على هؤلاء الموظفين .

أستطيع أن أفعل كل شيء وأنا أشعر بالملل!

تخيل للحظة أنك كنت تعمل كمساعد في مؤسسة واحدة لأكثر من عام. تم إتقان المهام الرئيسية ، وأنت تعرف مسؤوليات الوظيفة كـ "أبانا" ، وقد تم رفع سرعة تنفيذها إلى الحد الأقصى ، والعمل مع القائد يجلب لك الرضا ، والعلاقة مع الزملاء ودية ، بدرجة التبعية أنه مريح ومريح للجميع للعمل ...

إن هذه "المريحة والملائمة" بالتحديد هي التي تحمل ، كقاعدة عامة ، شعورًا داخليًا بالركود في المهنة. يحدث أحيانًا أن يكون هذا الشعور خاطئًا وسابقًا لأوانه ، لكن هذا الاستبدال للمفاهيم يكون نموذجيًا فقط للمساعدين غير المحترفين. نحن محترفون حقيقيون! لذلك ، سوف نتعامل مع موقف يكون فيه الشعور بالركود له ما يبرره. بمعنى آخر - ماذا تفعل عندما يخترق هذا الشعور رأسك اللامع؟

الخيار 1. كن نموذجًا سينمائيًا لسكرتير خالٍ من العبءيبردوا أظافرهم بهدوء ، قائلين بأهمية بالغة: "لا يوجد رئيس ولن يكون أبدًا!" أي أنه من المتوسط ​​تمامًا أن تدفن موهبتك في المهنة ، وعقلك ، ومعرفتك ، ومهاراتك وتصبح بطلاً آخر للنكات عن "السكرتيرات". من الغباء أن تشعر بالملل! أتظن أنه لا يوجد مثل هؤلاء المساعدين ؟! أنت مخطئ - هناك الكثير منهم! لكننا اتفقنا على أن هذه المجلة لا يقرأها إلا محترفون حقيقيون! لذلك ، هذا الخيار لا يناسبنا على الإطلاق.

الخيار 2.تحدث إلى مديرك حول ممكن ميزات إضافيةالتي يمكنك تحملها.

على سبيل المثال ، عندما كنت أدرس لأصبح مدير علاقات عامة ، أعمل كسكرتير مساعد ، وافقت مشرفي وأنا على أنه بسبب عدم وجود قسم تسويق وخدمة صحفية ، سأكتب نصوصًا للموقع والأخبار والغلاف الترقيات المختلفة في الصحافة. لقد كان تعاونًا حقيقيًا متبادل المنفعة: لقد صقلت المعرفة المكتسبة في الجامعة ، الرئيس - المحفوظ في خدمة العلاقات العامة! لقد نجح هذا الخيار في إعفائي من الشعور أعلاه بالركود في منصب المرجع وسمح لي باكتساب الخبرة في مهنة مدير العلاقات العامة.

ما الذي يمكنك القيام به أيضًا إذا كنت تشعر بالملل بوضوح من العمل المكتبي ضمن حدود محددة بدقة ، وقائمة الحد الأدنى من المهام التي تجاوزتها لفترة طويلة ، والشاي والقهوة اللانهائي؟ ادعُ القائد للمشاركة في مشروع خيري ، وترتيب حفلة أطفال لطفله ، إلخ. سوف تفاجأ! عندما يعرض علينا أحد "الغرباء" فجأة أن نتحمل المسؤولية عن بعض أجزاء حياتنا ، فإننا نشعر بالسعادة! يتذكر! هذا عرض زواج (عندما يتم وعدك فعليًا بمشاركة مخاوفك) ، هذا هو القبول في إحدى الجامعات (هنا يدخل المعلمون إلى الساحة ويعدوننا بمهنة رائعة) ، وصاحب عمل جديد (يُظهر المكافئ النقدي لإنجازاتك ) - نحن دائمًا نشعر بالسعادة في مثل هذه الأحداث. نعم ، بالطبع ، المسؤولية مثيرة دائمًا ، لكنها أيضًا رائعة في نفس الوقت الذي نتلقى فيه التعليقات ، والتي يتم التعبير عنها أحيانًا بطريقة جافة: "أنت رائع. غير متوقع!" أو "شكرا. عمل عظيم." لكن أليست هذه هي المكافآت الرئيسية لمهنتنا؟ انت صاحب القرار.

الخيار 3. الاشتراك في الدورات.يمكن أن تكون كلا الفصول مخصصة لتحسين مستواك المهني (اللغة الإنجليزية ، والاختزال ، والخطابة ، وما إلى ذلك) ، بالإضافة إلى دروس الهوايات (الرقص ، والقيادة ، واللياقة البدنية).

ذات مرة ، عندما كنت أعمل في أحد البنوك كمساعد شخصي للشخص الأول ، "شعرت أيضًا بالملل" بعد الأشهر الستة الأولى. كان مشرفي شخصًا شديد الانتباه وسرعان ما عرض عليّ درجة ثانية في الأعمال المصرفية. هذا الخيار مناسب حصريًا لأولئك المساعدين الذين يعد النمو الفكري والشخصي مهمًا ، والذين يحبون مهنتهم ويريدون التطور داخلها.

غالبًا ما يخلط بعض الناس بين الملل في العمل والانحدار العاطفي العام. في هذه الحالة ، الشوق العام في العمل هو نتيجة وليس سببًا. إذن فهو شغف - هواية - سيساعد على زيادة حيويتك ويخفف من رتابة الحياة.

الخيار 4. تغيير الوظائف. تغيير الشركة ، المدير ، المهنة ، إلخ.شريطة أن يكون العامل السلبي الوحيد الذي يؤثر على خدمتك للمهنة هو الملل ، أوصي باستخدام الخيار 4 فقط في حالة فشل الخيارين 2 و 3 تمامًا.