سيستمر المستخدمون والشركات في الابتعاد عن الخوادم الضخمة والمكلفة واختيار السحابة بدلاً من ذلك لتخزين الملفات. نظرًا لتنوع خيارات التخزين المتاحة، يجب عليك الاختيار بعناية.

يقترح Lifehacker الاهتمام بالخدمات التي توفر الحد الأقصى من المساحة الحرة مع حماية موثوقة للبيانات وخدمة عالية الجودة. الأسعار المعروضة هي لخطط البداية فقط.

• سعر: 2 جيجا بايت مجانًا، 1 تيرابايت مقابل 8.25 دولارًا شهريًا. تبلغ تكلفة اشتراك Dropbox Business القياسي 12.50 دولارًا شهريًا لكل مستخدم.
• التطبيقات:
• دعم اللغة الروسية:هنالك.

في البداية، يتيح لك عملاق التخزين السحابي هذا الوصول إلى 2 جيجابايت فقط من المساحة المجانية. ولكن يمكن توسيعها بسهولة إلى 16 جيجابايت: ما عليك سوى ربط الحسابات على الشبكات الاجتماعية وتقديم رابط إحالة إلى العديد من الأصدقاء.

يتيح لك اشتراك Dropbox Business استخدام حساب شركتك للتعاون، ويمنحك أيضًا مساحة غير محدودة لحسابك الشخصي. علاوة على ذلك، يمكنك الحصول على عدد من الميزات المتقدمة مثل استرداد الملفات وتخصيص مستويات الوصول.

• سعر: 15 جيجا بايت مجانًا، 100 جيجا بايت مقابل 139 روبل شهريًا.
• التطبيقات:ويندوز، ماك، iOS، أندرويد.
• دعم اللغة الروسية:هنالك.

أحد الخيارات الأكثر وضوحًا لأصحاب أجهزة Android، نظرًا لأن التطبيق مثبت أصلاً على الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية المستندة إلى نظام التشغيل Google. ومع ذلك، نظرًا للكمية الكبيرة من مساحة التخزين المجانية، قد تكون الخدمة أيضًا جذابة لأصحاب الأجهزة الأخرى.

ومن بين العيوب أن واجهة إصدار المتصفح ليست الأبسط. ولكن يمكن لمستخدمي Windows وmacOS تنزيل تطبيق أكثر ملاءمة.

3. ميجا

• سعر: 50 جيجابايت مجانًا، 200 جيجابايت مقابل 4.99 يورو شهريًا.
• التطبيقات:
• دعم اللغة الروسية:هنالك.

خدمة أخرى بخطة مجانية سخية وواجهة سحب وإفلات. لدى Mega تطبيق محمول مناسب لتنزيل الملفات، بالإضافة إلى عملاء سطح المكتب لمزامنتها.

ووفقا للشركة، يتم تشفير جميع البيانات الموجودة على جهازك قبل أن تنتهي على الخوادم. الكود المصدري للعميل Mega متاح على GitHub ويمكن مراجعته من قبل أي خبير. ولذلك فإن البيان يبعث على الثقة.

• سعر: 10 جيجابايت مجانًا، و10 جيجابايت أخرى مقابل 30 روبل شهريًا.
• التطبيقات:ويندوز، ماك، لينكس، iOS، أندرويد، تلفزيون إل جي الذكي.
• دعم اللغة الروسية:هنالك.

تعمل السحابة من Yandex بسرعة وثبات، وتكتسب باستمرار وظائف جديدة. تتميز الخدمة بسرعة مزامنة عالية. تم تضمين إمكانات النظام الأساسي في بعض تطبيقات الطرف الثالث.

على الرغم من وجود عملاء لجميع منصات سطح المكتب والهواتف المحمولة الشائعة، إلا أن واجهة متصفح Yandex.Disk عملية جدًا أيضًا. تتمتع الخدمة أيضًا بفرص جيدة جدًا لتوسيع المساحة من خلال الشراكات مع الشركات. على سبيل المثال، إذا كنت من سكان موسكو وتستخدم خطة تعريفة OnLime من Rostelecom، فإن سعة القرص تزيد بمقدار 100 جيجابايت.

• سعر: 5 غيغابايت مجانًا، و50 غيغابايت مقابل 140 روبل شهريًا، و1 تيرابايت مقابل 269 أو 339 روبل عند التسجيل للحصول على اشتراك شخصي أو عائلي في Office 365، على التوالي.
• التطبيقات:ويندوز، ماك، iOS، أندرويد، ويندوز فون، إكس بوكس.
• دعم اللغة الروسية:هنالك.

تم دمج SkyDrive السابق في Windows 10 File Explorer القياسي، وليست هناك حاجة لتنزيل تطبيق - فقد تم تنزيل كل شيء لك بالفعل.

يمكن لتطبيق الصور المدمج في نظام التشغيل استخدام OneDrive لمزامنة جميع صورك بين الأجهزة.

عند تثبيت عميل لنظام التشغيل macOS، يجب أن تأخذ في الاعتبار ليس المراجعات الأكثر إيجابية حول هذا الموضوع.

بالإضافة إلى خطط التسعير العادية، لدى Microsoft Office 365 Personal وOffice 365 Home. يتضمن كلا الاشتراكين سعة تخزينية سحابية تبلغ 1 تيرابايت، وإصدارات كاملة من تطبيقات Office لنظامي التشغيل Windows وmacOS، ومجموعة من المزايا الأخرى. الخيار الثاني يعطي 1 تيرابايت لخمسة مستخدمين في وقت واحد.

• سعر: 8 جيجا بايت مجانًا، 64 جيجا بايت مقابل 69 روبل شهريًا.
• التطبيقات:ويندوز، ماك، لينكس، iOS، أندرويد، ويندوز فون.
• دعم اللغة الروسية:هنالك.

أقرب نظير لـ Yandex.Disk من حيث الميزات المتاحة وواجهة إصدار الويب والأنظمة الأساسية المدعومة. يخسر أمام منافسه الرئيسي بسبب برنامج الإحالة الشامل الخاص به. من بين المزايا كمية أكبر من مساحة التخزين المجانية.

من بين أشياء أخرى، تحتوي الخدمة على أداة لإنشاء لقطات الشاشة وحفظها بسرعة في السحابة.

• سعر: 5 جيجا بايت مجانًا، 50 جيجا بايت مقابل 59 روبل شهريًا.
• التطبيقات:ويندوز.
• دعم اللغة الروسية:هنالك.

قد لا تكون المساحة الخالية البالغة 5 جيجابايت كافية، ولكن iCloud هي الطريقة الأكثر ملاءمة لعمل نسخة احتياطية من صور iPhone الخاصة بك.

تم دمج الخدمة في برنامج Finder على نظام التشغيل macOS - سطح المكتب لجميع أجهزة MacBooks. يتم أيضًا حفظ المستندات التي تم إنشاؤها من خلال مجموعة iWork المكتبية في iCloud ويمكن مزامنتها بين الأجهزة. تحتوي المنصة أيضًا على عميل رسمي لنظام التشغيل Windows، والذي يمكنك من خلاله الاحتفاظ بالملفات الموجودة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك محدثة.

8. صندوق

• سعر: 10 جيجا مجانا، 100 جيجا مقابل 8 يورو شهريا. تبلغ تكلفة الاشتراك التجاري 12 يورو شهريًا.
• التطبيقات:ويندوز، ماك، iOS، أندرويد.
• دعم اللغة الروسية:هنالك.

اكتسب النظام الأساسي شعبية بسرعة وأصبح مدعومًا بعدد من خدمات العمل الشائعة، مثل Google Docs وOffice 365. ولا يسمح لك عملاء Box Desktop بمزامنة الملفات فحسب، بل بتحريرها أيضًا.

تعمل الشركة بنشاط على الترويج للاشتراكات التجارية. وهو الذي يظهر في وسط الشاشة عند الضغط على زر التسجيل. تمنحك هذه الخطة إمكانية الوصول إلى ميزات التعاون المتقدمة ومساحة سحابية غير محدودة.

• سعر: الإعداد والاستخدام مجانيان، تختلف أسعار المساحة حسب مزود الاستضافة. تبلغ تكلفة Nextcloud Box 70 يورو.
• التطبيقات:ويندوز، ماك، لينكس، iOS، أندرويد.
• دعم اللغة الروسية:لا.

الشركة نفسها ليست مزودًا للتخزين السحابي، ولكنها تقدم برامج مجانية لإعداد السحابة على الخادم الخاص بك. الميزة الرئيسية لهذا الخيار هي السرعة. يمكنك أيضًا تمكين التشفير وعدم القلق بشأن مغادرة الملفات لشبكتك المنزلية.

إذا لم تكن لديك خبرة في إعداد الخوادم، فيمكنك شراء خيار تم تكوينه مسبقًا - Nextcloud Box. يوجد داخل الجهاز قرص صلب بسعة 1 تيرابايت. يمكن توصيله بسهولة بجهاز كمبيوتر واحد غير مكلف. صحيح، من أجل الحصول على خادم صغير، سيتعين عليك استخدام خدمات شركات الطرف الثالث: لا يوجد تسليم مباشر إلى روسيا ودول رابطة الدول المستقلة.

• سعر: 2 جيجا بايت مجانًا، و250 جيجا بايت مقابل 9 دولارات شهريًا.
• التطبيقات:ويندوز، ماك، لينكس، iOS، أندرويد.
• دعم اللغة الروسية:لا.

منصة أخرى باللغة الإنجليزية تعمل منذ فترة طويلة بموجب بروتوكول المعرفة الصفرية. وكان من الواضح أن الشركة تتفاعل مع بيانات المستخدم دون الكشف عن محتواها بأي شكل من الأشكال. اتضح مؤخرًا أن هناك بعض التحذيرات هنا، وتخلت SpiderOak عن ميزتها الرئيسية. لكن هذا لم يمنعنا من السعي لتوفير الملفات.

يحتوي المستودع على عملاء لجميع منصات سطح المكتب والأجهزة المحمولة الشائعة. يمكنك استخدام عميل الويب، ولكن بالنسبة إلى المدافعين عن الخصوصية، يعد هذا الخيار الأقل تفضيلاً لأنه يمنح كلمة المرور الخاصة بك لموظفي SpiderOak.

• سعر: 5 جيجابايت مجانًا، و2 تيرابايت مقابل 52.12 دولارًا سنويًا مع عرض خاص، ثم 69.5 دولارًا.
• التطبيقات:ويندوز، ماك، لينكس، iOS، أندرويد، ويندوز فون.
• دعم اللغة الروسية:لا.

يدعم المنتج المزامنة المستمرة لجميع ملفاتك - حتى تلك المخزنة على محركات أقراص الشبكة. تتيح لك واجهة الويب مشاركة البيانات عبر البريد وFacebook وTwitter.

تتمثل ميزة IDrive في أن الملفات المحذوفة من الكمبيوتر من السحابة لا تختفي تلقائيًا. لدى الشركة أيضًا خدمة تسمى IDrive Express: إذا فقدت جميع بياناتك، فسوف يقومون بتسليمك محرك أقراص ثابتة من أجل الاسترداد السريع.

• سعر: 10 جيجابايت مجانًا، و500 جيجابايت مقابل 3.99 دولارًا أمريكيًا في الشهر، وسعر تشفير pCloud Crypto: 3.99 دولارًا أمريكيًا في الشهر.
• التطبيقات:ويندوز، ماك، لينكس، iOS، أندرويد.
• دعم اللغة الروسية:هنالك.

تحتوي الخدمة على قيود على سرعة تنزيل الملفات، ولكن لا يوجد حد لحجمها. يمكن استخدام مساحة التخزين من أي نظام أساسي - من خلال تطبيق أو موقع ويب.

الشركة مسجلة في سويسرا، وهي دولة معروفة بقوانين الخصوصية الصارمة. مقابل مبلغ إضافي، يمكنك استخدام خدمة pCloud Crypto لتشفير الملفات الفردية.

تقنيات الشبكات,

تخزين البيانات

تتقن شركة "Evil Corporation" (نكتة) مجال التعاون مع المستندات للعقد الثاني. بدأ كل شيء بالإصدارات المبكرة من SharePoint، عند ذكرها تبدأ القطط الأكثر خبرة في البكاء على الفور - كان MS SP محددًا للغاية من حيث الإعدادات والقدرات في تلك السنوات البعيدة. حسنًا، دعونا لا نصدم بعضنا البعض بعد الآن بذكريات ذلك الوحش الأخرق...

لكن شركة Microsoft مثابرة - فقد استمر العمل على تحسين الوضع طوال هذا الوقت وعلى عدة جبهات في وقت واحد. ونتيجة لذلك، يمكننا الآن التحدث عن البنية التحتية القائمة للتعاون في المستندات التي تقدمها Microsoft. ويميز بين فئتين من البرمجيات:

1. أدوات للوصول الجماعي إلى المستندات، بما في ذلك الفهرسة والتحكم في الإصدار وتوزيع الحقوق وميزات الخادم المماثلة. وتنقسم هذه الأدوات، بدورها، إلى أدوات مستندة إلى السحابة (OneDrive وSharePoint Online) ومحلية، أي يتم نشرها في البنية التحتية الخاصة بالعميل - خادم SharePoint 2016.
2. أدوات تحرير المستندات. وتشمل هذه: عائلة Microsoft Office لسطح المكتب (التي أعيد تصميمها أيضًا بشكل كبير مؤخرًا)، وإصدارات الأجهزة المحمولة التي تم إنشاؤها حديثًا من Office، والتي ركزت في البداية على التعاون مع المستندات، والزينة على الكعكة، تطبيقنا الخاص لخادم تحرير المستندات عبر الإنترنت تطبيقات Office Online ( المعروفة سابقًا إلى حد ما باسم Office Web Apps).

ربما لا تجعل كل هذه الروعة من مايكروسوفت "قاتل مستندات جوجل" (قتلة أدمغتنا في هذه الحالة هم الصحفيون الذين يأتون بمثل هذه العناوين الإخبارية)، ولكنها توفر بديلاً جيدًا للمستهلك. ينطبق هذا بشكل خاص على عملاء الشركات الذين، أولاً، لديهم بالفعل بنية تحتية من MS (AD، Exchange، Skype for Business)، وثانيًا، هناك حاجة إلى الاحتفاظ بجميع المعلومات أو جزء منها تحت السيطرة، أي على الخوادم الخاصة. بالنسبة لهؤلاء العملاء، تبدو إمكانيات التعاون الجديدة في المستندات من Microsoft جذابة بشكل خاص.

ونتيجة لذلك، توصلنا إلى فكرة إخبارنا عن هذه الإمكانيات وكيفية تركيب وتكوين كل هذه المعدات. دعونا نحاول الوصول إلى المقارنة مع الخدمات البديلة. نظرًا لأنه من الواضح أن مثل هذه القراءة الطويلة ستستغرق وقتًا طويلاً للكتابة، ولن يتمكن الجميع من قراءتها، فقد قررنا تقسيمها إلى عدة مقالات. هذا هو الأول. وسنتناول كذلك الميزات والخصائص التي يتمتع بها كل منتج من منتجات Microsoft والتي توفر تحريرًا مشتركًا للمستندات: Office Online وMS Office على أجهزة الكمبيوتر المكتبية ونفس الشيء على الأجهزة المحمولة. أحذرك على الفور - سيكون هناك الكثير من الاهتمام بالتفاصيل ومضغ الميزات الصغيرة؛ يمكن للقارئ الذي نفد صبره أن يقرأ على الفور "الاستنتاجات" في نهاية المذكرة، أما الباقي - فلنبدأ.

مكتب على الانترنت

يعد Office Online Server تطبيقًا مثيرًا للاهتمام لا يعرفه الجميع جيدًا. أولاً، إنها فرصة لتقليل عدد تراخيص وتثبيتات MS Office. ثانيًا، توسيع القدرة على الوصول إلى المستند وتحريره، بشكل تقريبي - ما عليك سوى متصفح. ثالثًا، هذه هي أفضل تجربة تعاون تقدمها Microsoft حتى الآن. دعونا نرى ما أعنيه.

كلمة على الانترنت

يمكن أن يتم تحرير مستند في Office Online بواسطة عدة مستخدمين في نفس الوقت، ويتم عرض التغييرات واسم المستخدم الذي يقوم بالتحرير على الفور للمؤلفين المشاركين الآخرين. يمكن للمستخدمين تحرير نفس القسم من النص في نفس الوقت، ولا يوجد حظر للفقرة.

اكسل اون لاين

في Excel Online، ستكون التغييرات التي يتم إجراؤها على الخلية مرئية للمتعاونين الآخرين فقط عندما ينتقل المتعاون الأول إلى الخلية التالية. في هذه الحالة، لا يتم حظر الخلايا ويمكن للعديد من المستخدمين إجراء تغييرات في وقت واحد.

باور بوينت اون لاين

يتيح لك برنامج PowerPoint Online العمل على شريحة واحدة في كل مرة، ولكن من الأفضل العمل على عناصر مختلفة، وإلا فلن يتمكن المستخدمون من رؤية تغييرات بعضهم البعض في الوقت الفعلي.

نسخة سطح المكتب من Office

تعتبر تجربة التعاون في المستندات من خلال Office Online مفيدة عندما يتعلق الأمر بإجراء تعديلات على النص دون الحاجة إلى تغييرات كبيرة في التنسيق. إذا كنت تريد إدراج رسوم بيانية، أو فنون ذكية، أو جدول محتويات، أو وحدات ماكرو، أو تنسيق الجداول، أو استخدام الصيغ، وما إلى ذلك. هنا سيتعين عليك استخدام إصدار سطح المكتب من البرامج. يمكنك كتابة مقال منفصل حول الفرق في الوظائف بين إصدار سطح المكتب والإصدار عبر الإنترنت. هنا سننظر في الاختلافات المرتبطة بالتعاون.

مايكروسوفت وورد

عند التحرير في إصدار سطح المكتب من البرنامج، يتم حظر فقرة يعمل عليها مستخدم آخر.

ستصبح التغييرات التي تم إجراؤها مرئية للمؤلفين المشاركين الآخرين فقط بعد أن يتم حفظها بواسطة المؤلف ويتم تحديث المستند بواسطة مستخدمين آخرين.

يتم دمج الحفظ والتحديث في زر الحفظ (Ctrl+S). تتم الإشارة إلى وجود التحديثات بواسطة أيقونة بجوار اسم المؤلف.

مايكروسوفت اكسل

في حالة Excel، لا توجد إمكانية للعمل على مستند في وقت واحد. يُعرض علينا إما التبديل إلى الإصدار عبر الإنترنت -

أو الوقوف في الطابور -

مايكروسوفت باور بوينت

في المقابل، في PowerPoint لا يوجد قفل أو إشارة إلى عنصر يعمل عليه مستخدم آخر. لذا، الطريقة الوحيدة التي يمكنك من خلالها معرفة أن شخصًا آخر يعمل على نفس العرض التقديمي هي من خلال لوحة المشاركة.

تتم الإشارة إلى وجود التحديثات من خلال حالة التحديثات المتوفرة غير الواضحة. تظهر الحالة فقط بعد قيام المؤلف بحفظ التغييرات؛ وتظهر التغييرات نفسها بعد تحديث المستند باستخدام حفظ (Ctrl+S).

الأجهزة المحمولة

تطبيق مايكروسوفت وورد وتطبيق مايكروسوفت باوربوينت

عند العمل على Android، لا يتم حظر الفقرة أو العنصر الذي يعمل عليه المستخدم ومن الممكن العمل عليه بشكل متزامن، ولكن لا يتم تمييز أي شيء للمتعاونين الآخرين، ويتم عرض التعديلات بدون إجراءات إضافية مع تأخير بسيط. يمكن رؤية حقيقة أن شخصًا آخر يعمل على نفس العنصر في قائمة "المشاركة".

في حالة جهاز iPhone، عند إجراء التغييرات، يتم عرض رسالة تحديث مع مطالبة بتطبيق/إلغاء.

سيكون من المثير للاهتمام اختباره على Windows Phone مع Windows 10. ولكن لم يكن هناك مثل هؤلاء الأشخاص في الشركة.

تطبيق مايكروسوفت اكسل

التعاون في الوقت الحقيقي غير مدعوم في تطبيق Excel.

الاستنتاجات

بشكل عام، يمكن اعتبار وظيفة تحرير المستندات التعاونية من Microsoft ناجحة، على الرغم من أن المكونات المختلفة تنفذها بطرق مختلفة. من الأفضل تنفيذ عملية التحرير المشترك نفسها في Office Online - وهذا هو العمل المشترك الحقيقي. إلى قائمة الأشياء التي يمكنك النظر إليها إلى الأبد، سأضيف أعلامًا تتحرك عبر الشاشة بأسماء زملائك ومستندًا يملأ نفسه تدريجيًا. ولكن، لسوء الحظ، للحصول على وظيفة التحرير الكاملة على هذا النحو، لا يزال يتعين عليك اللجوء إلى إصدارات سطح المكتب من البرامج، والتي لا تزال تتطلب زر حفظ، ولا يتم تنفيذ عملية التعاون بشكل ملائم (يعاني برنامج Excel أكثر من غيره حتى الآن، حيث كل شيء بقي على حاله عند مستوى تسجيل الوصول والمغادرة).

في المنشور التالي، سنرشدك خلال عملية نشر مكونات المشاركة المحلية في البنية الأساسية لشركتك. SharePoint Farm 2016، Office Online Server، النشر - هذا كل شيء. لا تقم بإيقاف التشغيل.

مع خالص التقدير، فريق Servilon.ru Servilon.com

العلامات:

• شيربوينت
• مكتب على الانترنت
• تعاون

إضافة العلامات

قررنا إرسال مراجعة جماعية للمؤتمر إلى منظمي TechEd روسيا 2012. سأتحدث اليوم عن كيفية تعاوننا في ذلك باستخدام OneDrive.

جرت المناقشة الأولية بالطبع عبر البريد الإلكتروني. بمجرد أن قال الجميع كلمتهم، قمت بتجميع كافة التعليقات في مستند Word وقمت بتحميلها إلى OneDrive. والآن أصبح من الضروري إتاحة الفرصة للزملاء لعرض المستند وإجراء تغييرات عليه.

ملحوظة. تمت كتابة المقالة قبل إعادة تسمية SkyDrive إلى OneDrive، ومن هنا جاء الاسم القديم في لقطات الشاشة.

اليوم في البرنامج

مشاركة ملفات ومجلدات OneDrive

في OneDrive، يتم التحكم في أذونات الملفات على مستوى المجلد والملف. عندما تجعل مجلدًا عامًا أو تمنح الإذن لأشخاص محددين، ستنطبق هذه الإعدادات أيضًا على كافة المجلدات الفرعية والملفات ما لم تقم بتعيين أذونات أخرى لها.

لقد قمت بتحميل الملف إلى مجلدي الشخصي وشرعت في منح حقوقه لزملائي.

بشكل عام، في عمود "المشاركة"، يمكنك معرفة متى تم تغيير حقوق الملف أو المجلد. في الأساس، هناك ثلاثة خيارات لمنح الوصول إلى التخزين السحابي لـ Microsoft، وسأبدأ بأبسط الخيارات.

إنشاء رابط إلى ملف

يتضح من الصورة أدناه أن أي شخص لديه الرابط سيتمكن من عرض المستند أو تحريره. الأمر الأقل وضوحًا هو أنه من أجل جعل مجلد أو ملف عامًا، فإنك تحتاج إلى إنشاء رابط مناسب (يسمى "مشاركة").

وبطبيعة الحال، يمكن إنهاء الوصول العام، وكذلك الوصول عبر رابط يتمتع بحقوق التحرير، في أي وقت. علاوة على ذلك، عند إعادة إنشاء الرابط لتحريره، سيكون لعنوان URL مفتاح مختلف.

إرسال رسالة بريد إلكتروني

يعد هذا الخيار أكثر إثارة للاهتمام لأنه يحتوي على خيار طلب التفويض باستخدام حساب Microsoft. علاوة على ذلك، هذا هو الخيار الوحيد الذي يسمح لك بتوفير الوصول إلى الملف لأشخاص معينين فقط.

سيتلقى المستلمون رسالة البريد الإلكتروني من الحساب الذي قمت بتسجيل الدخول به إلى OneDrive (أي لا يمكنك إرسال بريد إلكتروني من عنوان عشوائي). في هذه الحالة، يتم أيضًا إنشاء رابط، ولكن شرط تسجيل الدخول إلى الخدمة يحد من الوصول إلى الملف أو المجلد لمستلمي الرسالة. وبطبيعة الحال، يمكن لمتلقي الرسالة تنزيل الملف ونقله إلى أي شخص بأي طريقة أخرى.

ومن المثير للاهتمام، أنه في حالة ربط عدة حسابات، يتم منح الإذن فقط للحساب الذي تم الوصول منه لأول مرة. بالمناسبة، عندما يقوم شخص ما بمشاركة ملف معك، يمكنك الوصول إليه من القسم "عام" في الجزء الأيمن من OneDrive.

إدارة حقوق الوصول

شارك Artem في مراسلاتنا، واقتراح موضوعات جيدة للمراجعات. ومع ذلك، فهو ليس MVP، لذا فهو لا يحتاج إلى حقوق تحرير الملف. بعد إرسال الرسالة، قمت بتصحيح حقوق الوصول، والتي تتم إدارتها في اللوحة اليمنى.

توضح الصورة أن Artem يمكنه فقط عرض المستند، بينما يمكن لأي شخص آخر تحريره في تطبيق Word المحلي أو مباشرة في OneDrive باستخدام Word Web App. هنا يمكنك رفض وصول أي شخص أو جميع أصحاب الرابط لعرض الملف أو تحريره.

التعاون في مستندات Office

مهم!افتح الملفات من برامج المكتب مباشرة من OneDrive (Ctrl + O → OneDrive)، بدلاً من مجلد متزامن على محرك الأقراص المحلي لديك. بخلاف ذلك، عندما يعمل عدة أشخاص في وقت واحد، سينشأ تعارض، مما سيؤدي إلى نسخ الملفات المحدثة مع اسم الكمبيوتر الشخصي في العنوان.

يمكنك فتح ملفات Word وExcel وPowerPoint وOneNote والعمل عليها في كل من تطبيقات Microsoft Office المحلية والمستندة إلى الويب مباشرة في متصفحك. في كلتا الحالتين، يتم دعم التعاون على مستند من قبل عدة أشخاص. لم يتم تحديد الحد الأقصى لعدد المحررين المتزامنين في أي مكان، لكن ثمانية أشخاص عملوا بنجاح (بفضل Oksana للتحقق).

إنه يعمل بشكل مريح للغاية في OneDrive! فتحت مراجعتنا في Word 2013 وبدأت في تحرير الفقرة الأولى.

تم قفل الفقرة على الفور لمنع أي شخص آخر من إجراء تغييرات متداخلة على الجزء الخاص بي عن طريق الخطأ. أوكسانا، التي أجرت تعديلاتها في نفس الوقت الذي أجريت فيه تعديلاتي، رأت ذلك في تطبيق الويب (وهي تفضل الواجهة الإنجليزية).

وهنا أود أن ألفت انتباهكم إلى عدة نقاط.

1. إنه يشير بوضوح إلى الفقرة التي أقوم بتحريرها (يظهر اسمي عند التمرير).
2. هذه الفقرة محمية حقًا من تعديلات الآخرين. الآن تم وضع المؤشر فيه، وفي الشكل يمكنك أن ترى أن جميع خيارات التنسيق مقفلة في الشريط.
3. يمكنك رؤية قائمة بجميع الأشخاص الذين يقومون بالتحرير حاليًا.
4. ومن المعروف أن شخصا ما قد قام بالفعل بتغيير الوثيقة، أي. بعد التحديث، يمكنك رؤية تعديلاتهم (للأسف، لا توجد مزامنة في الوقت الفعلي).

في OneDrive، يمكنك معرفة من قام بتحرير مستند آخر مرة.

ولكن الأمر الأكثر إثارة للاهتمام هو أن OneDrive يتتبع إصدارات المستندات تلقائيًا. يمكنك الوصول إلى سجل الإصدارات من قائمة السياق أو من قائمة "إدارة" العلوية (في الصورة أعلاه يكون مخفيًا خلف ثلاث نقاط نظرًا لصغر حجم النافذة).

هنا يمكنك استعادة أو تنزيل أي من الإصدارات السابقة. وفقًا للمعلومات المتوفرة لدي، يتم حفظ ما يصل إلى 25 نسخة من المستند على OneDrive. ومع ذلك، يتم إنشاء الإصدارات فقط عند تحرير الملفات. إذا قمت بتحميل ملف جديد بنفس الاسم، مع الكتابة فوق الملف القديم، فلن يتم حفظ سجل الإصدار.

استطلاع ومناقشة

كما ترون، فإن إدارة الحقوق في OneDrive أمر بسيط للغاية، على الرغم من أن بعض النقاط ليست واضحة تمامًا. يمكنك إنشاء وتحرير مستندات Word ومصنفات Excel وعروض PowerPoint التقديمية وملاحظات OneNote دون مغادرة المتصفح. بالطبع، لا تحتوي إصدارات الويب من تطبيقات Office على جميع وظائف نظيراتها من Office، ولكنها أكثر من كافية للعديد من المستخدمين.

يمكنك العمل على ملفات Office بشكل فردي وتعاوني باستخدام ما لا يقل عن 7 غيغابايت من مساحة التخزين الشخصية. أوه نعم، كل هذا مجاني تمامًا ;)

هل تقوم بتخزين الملفات والمستندات في السحابة؟ شارك بعض ميزات التخزين السحابي المفضلة لديك في التعليقات!

العالم من حولنا يتغير. إذا كان العمل عن بعد يبدو في السابق وكأنه شيء غريب تمامًا، فقد أصبح الآن يعتبر مساويًا للدورة التدريبية: وفقًا للدراسات الحديثة، فقد اتضح أنه بحلول عام 2020، سيعمل خمس جميع الروس عن بعد. وعلى سبيل المثال، في الولايات المتحدة، يعمل أكثر من ثلث الأمريكيين بالفعل عن بعد. كان عملي عن بعد مرتبطًا عادةً بمستندات MS Word. (وأحيانًا - مع ملفات العروض التقديمية.) منذ الإصدارات القديمة من Word (منذ عشرين عامًا على الأقل)، أصبح لدى محرر نصوص Word أكثر الوسائل ملائمة لمراجعة المستندات وتحريرها بشكل تعاوني، وفي المستند يمكنك حفظ كامل النص سجل التغييرات ويمكنك دائمًا معرفة التغييرات التي تم إجراؤها من بين المستخدمين.في الأيام الخوالي، عندما لم تكن هناك خدمات سحابية، تم إرسال المستندات عبر البريد الإلكتروني (أو نقلها على الأقراص المرنة) ولم يكن ذلك مريحًا للغاية: فقد فقدت بعض إصدارات الملفات في هذه العملية، وتم استبدال الإصدارات الجديدة بإصدارات قديمة - و فقدت بعض التصحيحات. ولكن مع مرور الوقت، طورت Microsoft اثنتين مهمتين للغاية تسهل إلى حد كبير التعاون في المستندات. وهذه الابتكارات هي كما يلي: إصدار عبر الإنترنت من مجموعة Office MS Office، والذي يسمح لك بالعمل في Word وExcel وPower Point المعتاد من أي جهاز كمبيوتر متصل بالإنترنت، وخدمة OneDrive السحابية، والتي يمكنك من خلالها التنظيم بسهولة تخزين المستندات التي تعملون عليها معًا مباشرة على الإنترنت: في هذه الحالة، لم يعد المستخدمون مرتبطين بأجهزة كمبيوتر معينة على الإطلاق ويمكنهم الوصول إلى المستندات الضرورية من أي مكان. نظرًا لعملي كرئيس تحرير في العديد من المشاريع، غالبًا ما يتعين علي أن أشرح بالتفصيل مخطط العمل المشترك عن بعد على المستندات للمؤلفين الجدد، لذلك قررت تقديم كل ذلك في مقال منفصل: سيكون مفيدًا المؤلفون الجدد، وربما البعض منهم، أيها القراء الأعزاء، سوف يجدون هذا مفيدًا. كيف يتم كل هذا؟ تحتاج أولاً إلى التسجيل في خدمة OneDrive السحابية، وهي مفيدة للتعاون ولأرشفة البيانات المهمة وللوصول عن بعد إلى المستندات وملفات الوسائط الخاصة بك. إذا كان لديك حساب Microsoft بالفعل، فيمكنك تسجيل الدخول إلى OneDrive باستخدام هذا الحساب، وإذا لم يكن الأمر كذلك، فما عليك سوى إنشاء هذا الحساب: ولهذا ستحتاج إلى الإشارة إلى بعض رسائل البريد الإلكتروني العاملة التي يمكنك الوصول إليها.
مبدأ تشغيل خدمة OneDrive السحابية هو نفسه تقريبًا، على سبيل المثال، Dropbox: يمكنك الوصول إلى وحدة التخزين الشخصية الخاصة بك على الإنترنت (على موقع OneDrive على الويب) ويمكن مزامنة وحدة التخزين هذه مع وحدة التخزين المقابلة على كمبيوتر العمل الخاص بك والكمبيوتر المحمول والكمبيوتر اللوحي والهاتف الذكي. للمزامنة مع السحابة، قم بتثبيت تطبيق OneDrive المناسب على جهاز الكمبيوتر الخاص بك (الكمبيوتر المحمول، الجهاز اللوحي، الهاتف الذكي)، حيث يتم ضبط إعدادات المزامنة.
يمكنك تحديد المجلد الذي سيتم وضع مجلدات OneDrive فيه، وتحديد أي منها يجب مزامنته - وهذا كل شيء، ثم يقوم OneDrive بفعل كل شيء بمفرده، كما يمكن لـ OneDrive أيضًا إرسال الصور ومقاطع الفيديو التي تلتقطها بهاتفك الذكي أو جهازك اللوحي تلقائيًا السحابة مجانًا افتراضيًا، يتم تخصيص مساحة قدرها 15 جيجابايت في السحابة، وهي مساحة كافية للصور والمستندات. ومع ذلك، إذا كنت تستخدم خطة Office 365 (وأنا أستخدمها حرفيًا منذ اليوم الأول لظهورها - فهي مريحة للغاية)، حيث يتم تزويدك بـ Word وExcel وWord وExcel ومقابل 286 روبل شهريًا أو 2874 روبل سنويًا. PowerPoint وOneNote وOutlook وPublisher وAccess، ويمكنك تثبيتها لخمسة مستخدمين على خمسة أجهزة كمبيوتر وخمسة أجهزة لوحية وخمسة هواتف ذكية، ثم مع هذه الخطة، يتم تخصيص ما يصل إلى 1 تيرابايت لكل مستخدم في OneDrive، ويمكنك الحشو فيل هناك.

بلدي ون درايف

ومع ذلك، فإن الإمكانيات السحابية لـ OneDrive مريحة ومفيدة، لكننا الآن مهتمون بهذه الخدمة في المقام الأول من وجهة نظر تنظيم العمل التعاوني عن بعد. وهنا يتفوق OneDrive، بالطبع، بشكل ملحوظ على Dropbox، لأن تطبيقات MS Office مصممة بشكل جيد لـ OneDrive وهي تعمل بكل بساطة. ينظر. على سبيل المثال، لنفترض أنك قمت بإنشاء مقالة في برنامج MS Word. ستحتاج بعد ذلك إلى إرسال هذه المقالة إلى المحرر (الرئيس، الزميل) حتى يتمكن من تقديم تعليقاته وتحرير المقالة. للقيام بذلك، تحتاج إلى حفظ هذه المقالة ليس في مجلد محلي، ولكن في مجلد OneDrive المقابل. يمكن القيام بذلك حرفيًا بنقرة واحدة: في Word، عند حفظ مستند، ما عليك سوى تحديد OneDrive الخاص بك. (في المرة الأولى التي تقوم فيها بالوصول، سيطلب منك OneDrive تقديم معلومات حسابك - البريد الإلكتروني وكلمة المرور.)

حسنًا، قم بحفظ المستند الخاص بك، على سبيل المثال، في مجلد "Office Live Documents". أو يمكنك إنشاء مجلد آخر في OneDrive لهذا - كما هو مناسب لك، يتكامل OneDrive مع Windows، ويعمل نظام التشغيل مع مجلداته بنفس الطريقة كما هو الحال مع مجلدات الكمبيوتر المحلية.

الآن ما الذي يجب القيام به؟ امنح حق الوصول إلى هذا المستند لمحررك (رئيسك، زميلك). ويتم ذلك بكل بساطة. في Word، انقر فوق ملف - مشاركة.

تظهر نافذة مثل هذه.

هناك، أدخل عنوان الشخص (الأشخاص) الذي يجب عليه قراءة مقالتك وتحريرها، ثم انقر فوق الزر "مشاركة".

وسيظهر جميع المشتركين الذين دعوتهم في بيانات المستند.

بعد ذلك، يحتاج المشترك الخاص بك فقط إلى النقر فوق الارتباط - وستظهر له هذه المقالة لقراءتها في الإصدار عبر الإنترنت من Word.
يوجد رابط "تحرير المستند": بمساعدته يمكنك فتح المستند للتحرير في الإصدار عبر الإنترنت أو في برنامج MS Word.

يعد العمل مع مستند في Word أكثر ملاءمة بالطبع، ومع ذلك، إذا كنت تستخدم جهاز كمبيوتر شخص آخر، فقد يكون الإصدار عبر الإنترنت هو المخرج.

مقال في المحرر على الانترنت

يتم تمكين عرض هذه التصحيحات على الشاشة أم لا في القائمة المقابلة.

عادةً لا يعرض الشخص الذي يقوم بتحرير المستند كافة التصحيحات على الشاشة - وهذا غير مناسب للتحرير. ولكن عندما يتلقى المؤلف المستند بعد التحرير، يقوم بتشغيل وضع "جميع التصحيحات" - ويرى تمامًا في كل التفاصيل ما فعله المحرر بنصه: التصحيحات والحذف وإعادة التنسيق والملاحظات.

لقطة الشاشة قابلة للنقر

يمكنك الرد على التعليقات، ويمكنك دائمًا معرفة من قام بتدوين الملاحظات.

يقوم المؤلف بإجراء التصحيحات المطلوبة، ويحرر شيئًا هناك، ويرسله مرة أخرى إلى المحرر. كما يوضح بوضوح كيف تغيرت الوثيقة منذ آخر تحرير لها، وتظهر التغييرات والإضافات التي أجراها المؤلف بلون مختلف - وهذا واضح جدًا. (بشكل عام، يختار كل مستخدم لونًا مختلفًا لتصحيحاته.)

لقطة الشاشة قابلة للنقر

علاوة على ذلك، يكفي تحديد وضع العرض "بدون تصحيحات" - سيتم عرض المقالة كما ينبغي أن تبدو في شكلها النهائي.
وبالمثل، قد يكون لدى مستند (جدول بيانات أو عرض تقديمي أو قاعدة بيانات أو جدول زمني) عشرات الأشخاص المختلفين الذين يعملون عليه. سيقوم MS Office بتسجيل جميع الإضافات والتغييرات بعناية، وهناك يمكنك دائمًا الرجوع إلى بعض الإصدارات السابقة، علاوة على ذلك، يعمل النظام بشكل طبيعي تمامًا في وضع المستخدمين المتعددين، أي عندما يعمل العديد من الأشخاص على مستند في نفس الوقت . ويمكنك دائمًا معرفة من يعمل معك حاليًا على هذه الوثيقة.

قد تكون القدرة على تحرير مستند محدودة: على سبيل المثال، لن يُسمح لبعض المستخدمين إلا بإضافة ملاحظات، ولن يُسمح للآخرين إلا بالقراءة فقط. يمكنك أيضًا تحديد مجموعة الأنماط المسموح باستخدامها.

بالمناسبة، من المستحسن للغاية إزالة كافة محفوظات المراجعة والتعليقات من الوثيقة النهائية، خاصة إذا كانت مخصصة للاستخدام من قبل بعض الأشخاص الآخرين. يعد هذا أمرًا بسيطًا للغاية: تحتاج إلى حفظ المستند باسم جديد وفي القائمة مراجعة - يقبلحدد "قبول كافة التصحيحات وإيقاف التتبع" - ثم ستتلقى النص النهائي (جدول، عرض تقديمي، وما إلى ذلك) دون أي معلومات غير ضرورية.

بخلاف ذلك، أعرف حالات أعرب فيها المستخدمون عن أسفهم الشديد لأنهم لم يمسحوا سجل التغييرات بالكامل في المستند، وخاصة التعليقات، وهذه هي الطريقة التي يتم بها تنظيم العمل عن بعد لعدة أشخاص في مستند واحد.

كما ترون، كل شيء بسيط للغاية وسهل ومريح. حساب Microsoft، باستخدام OneDrive، باستخدام إصدارات MS Office المتصلة أو غير المتصلة بالإنترنت، وتتبع التغييرات، وأنواع مختلفة من عرض التغييرات. وسيكون عملك المشترك على المستندات مريحًا للغاية، وستكون قادرًا دائمًا على تتبع أي خطوات لتغيير المستند. يبدو أن كل هذه أشياء معروفة جيدًا، ولكن من الغريب أنني كثيرًا ما أواجه هذه الحقيقة عندما، على سبيل المثال، من المفترض أن يرسلوا لي مقالتي مع بعض التعديلات، يرسل الأشخاص المستند دون تتبع التغييرات ويجب علي مقارنة نصهم مع نصي لفهم أين وما الذي قاموا بتصحيحه. نعم، هذا مجرد نوع من الوحشية: لماذا قاموا بتشغيل تتبع التغيير - وبعد ذلك كنت سأرى كل شيء على الفور؟ لذلك لا تهمل مثل هذه الفرص، فهي تتيح لك توفير الكثير من الوقت وبكفاءة عالية التعاون عن بعد في بعض الملفات.

كيف تشير إلى إصدار المستند؟ هل لديك ملفات تحتوي على كافة الأشكال المختلفة لكلمة "نهائي" في العنوان؟ حسنًا، على سبيل المثال، text_old_final_end(1)_!!!really-final.docx.

يبدو الأمر سخيفًا بعض الشيء، ولكن إذا اتبعت المستندات الموجودة في نظامك، فستجد عددًا لا بأس به من الأسماء "الذيل". خاصة إذا تم تحرير الملف من قبل العديد من المؤلفين. على سبيل المثال، يمكن تحرير نص العقد إلى أجل غير مسمى تقريبًا، فقط إذا أعطيته الحرية. ونتيجة لذلك، تتراكم لديك عشرات الإصدارات، كل منها يتميز بذيل متزايد من الملاحظات - إليك تواريخ التعديلات، والأحرف الأولى من أسماء المشاركين، و"النهائي" و"الأخير" الأسراريين.

1. ومن الواضح أنه يجب التعامل مع هذا بطريقة أو بأخرى. وإدخال العمل مع المستندات في نظام مفهوم للجميع. المتطلبات الأساسية للطلب بسيطة:
2. يجب أن تكون الرموز واضحة لجميع المشاركين.
3. يجب أن تنتمي المستندات إلى المشاريع، ولا تكون في كومة مشتركة.
4. يجب التحكم في الوصول إلى المستندات.
5. ليس من الضروري، ولكن من المفيد أن يكون لديك أدوات للتعاون في مستند ما.

لن نناقش الطرق غير المتصلة بالإنترنت لإدارة المستندات. يمكنك بالطبع كتابة قواعد لتسمية المستندات وإرسال ملفات Word وExcel عبر البريد. سيؤدي هذا إلى نمو مجلدات العمل لكل مشارك في العملية، وبمرور الوقت - إلى التسويات المستمرة لمن يقوم حاليًا بتحرير أي مستند.

لذلك دعونا نصعد إلى السحاب - حيث تحدث الأشياء الأكثر إثارة للاهتمام الآن.

1. جوجل درايف

يقدم لنا Big Brother أداة مثالية تقريبًا لإدارة المستندات.

1. محرر مستندات Google ليس مجرد محرر مستندات عبر الإنترنت، حيث يتم تخزين الإصدارات القديمة هنا، ويمكنك التعليق على المستندات وتحريرها "بثلاثة أيدي".
2. تعد جداول بيانات Google بمثابة جداول للحسابات ووظائف جيدة للمحاسبة.
3. يعد Google Drive بحد ذاته أداة لإدارة الإرساء؛ حيث يمكنك تنظيم بنية واحدة لتخزين المستندات وتعيين الوصول بوضوح إلى كل مجلد.

إيجابيات جوجل درايف

1. فهي واضحة. هذه هي السحابة بكل فوائدها.

سلبيات

1. يجب إنشاء نظام المحاسبة - تداخل المجلدات والوصول إلى الملفات ولوحة التحكم - بأنفسنا.
2. ليس الجميع سعداء باستخدام مثل هذه المنصة المفتوحة - بعد كل شيء، هذا هو Google، فهو يقوم بفهرسة كل ما يتحرك، ولم ندفعه مقابل الخصوصية.

يرجى ملاحظة: أن كل نظام يحترم نفسه تقريبًا يتكامل مع محرّر مستندات Google - ستشاهد ذلك لاحقًا في المراجعة. وهذا أمر معقول - يعد استخدام وظائف العمل أكثر اقتصادا من إضاعة الجهد في إنشاء نظير خاص بك.

ومع ذلك، نود أن نحذرك من أنه من الأفضل تخزين المعلومات السرية والتجارية وكلمات المرور وغيرها من المعلومات الحساسة في مكان يتم تنظيم الوصول إليه بشكل أكثر صرامة.

2. تريلو

لوحة افتراضية مع قائمة المهام والمشاريع. يمكنك تسمية اللوحات كما تريد - ورؤية عملية إكمال المهام بوضوح. يمكنك إرفاق المستندات بكل مهمة: من جهاز الكمبيوتر الخاص بك، أو Google Drive، أو Dropbox، وما إلى ذلك. أحد الأشياء المثيرة للاهتمام هو أنه في Trello Business Class، لا يمكنك إرفاق المستندات فحسب، بل يمكنك أيضًا إرفاق طلبات سحب GitHub ومحادثات Slack والعملاء المتوقعين من Salesforce. للتعاون، يمكنك استخدام مجموعة Trello + Google Docs: قم بإرفاق ملفات Google Docs، والتي يمكن فتحها على القرص وتحريرها هناك - اترك تعليقات جديدة، وما إلى ذلك.

إيجابيات الحل:

1. Trello هو نظام سهل التعلم للغاية. في غضون ساعة، يمكن للأشخاص الذين لم يستخدموا مثل هذه الحلول مطلقًا معرفة ذلك.
2. المهام وعملية تنفيذها مرئية بوضوح، كما هو الحال على لوحة الفلين. التصميم مريح وحديث، ولا يوجد شيء غير ضروري.

السلبيات:

1. لا توجد أداة للتعاون في المستندات. أولئك. إما أن تستخدم محرّر مستندات Google أو يقوم الجميع بتنزيل نسختهم الخاصة. نعم، سيتم جمع كافة المستندات في مهمة واحدة في كل الأحوال، ولن تخسر أي شيء. ولكن إذا كنت بحاجة إلى أتمتة أكثر جدية، فإن Trello ليس هو الخيار الأفضل.
2. إذا كان هناك بالفعل الكثير من المشاريع والمهام، فقد يكون Trello مربكًا بسبب بنيته. التبديل المستمر بين اللوحات ليس مريحًا للغاية.

3. قسم العمل

نظام إدارة المشاريع عبر الإنترنت مع إمكانيات المحاسبة المالية. يمكنك إضافة أنواع مختلفة من الملفات إلى كل مهمة - ثم تعديلها مرة أخرى باستخدام Google. أو قم بتحميله وإعادة تحميله.

المصدر: Worksection.com

لكل ملف، يمكنك تقديم وصف، وتحديد العلامات (على سبيل المثال، بحاجة إلى مراجعة، عاجل!، وما إلى ذلك)، وتقييد الوصول - أي. جعل الملف مرئيًا لمستخدمين محددين فقط. إذا قمت بإنشاء مهمة أو تعليق برؤية محدودة، وليس للجميع، فإن الملفات المرفقة هناك تتلقى تلقائيًا نفس إعدادات الخصوصية.

يمكن فرز جميع ملفات المشروع وفقًا لمعايير مختلفة: النوع والتاريخ والمهام والحجم والاسم. يمكنك عرض الملفات التي تتعلق بالمهام غير المكتملة فقط، أو يمكنك عرض كل شيء.

يمكنك أيضًا حذف وتنزيل وتعيين علامات لمجموعة من الملفات بمجرد تمييزها في القسم.

يمكن تحميل الإصدارات الجديدة من المستندات إلى الإصدارات القديمة - للقيام بذلك، ما عليك سوى المرور فوق الملف القديم والنقر على الأيقونة الموجودة على يساره. سيتم تحميل المستند الجديد وسيظهر في أعلى القائمة. وفي الوقت نفسه، سيتم أيضًا الحفاظ على الإصدار القديم.

المصدر: Worksection.com

تكمن خدعة الحل في أنه يمكنك من خلال التعريفة المتقدمة توصيل وحدة تخزين FTP الخاصة بك. وبعد ذلك لن تكون هناك حدود لتنزيل الملفات على الإطلاق.

إيجابيات الحل:

1. يعد Worksection نظامًا حديثًا يتمتع بإمكانات واسعة النطاق لإدارة المشاريع والملفات. في الواقع، لديك إمكانية الوصول إلى كافة الوظائف للتعاون المريح.
2. بشكل منفصل، أود أن أشير إلى حساب التكاليف - إذا حددت تكلفة ساعة العمل للمتخصص، فيمكنك رؤية تكلفة كل مهمة على حدة.
3. واجهة مريحة، والقدرة على تحديد موعد نهائي للمشروع بأكمله، وليس فقط للمهام. النسبة المئوية للوقت المستغرق مرئية بوضوح ويسهل التحكم فيها.

السلبيات:

1. في الإصدار المجاني لديك مشروعان نشطان فقط و50 ميغابايت من مساحة القرص للملفات. تم تضمين 10 جيجابايت بالفعل في خطة الشركة بسعر 49 دولارًا شهريًا. وفي الوقت نفسه، هناك أيضًا حد للمشاريع النشطة - 50 قطعة. يبدو لنا أنه حتى بالنسبة لشركة متوسطة، فإن 50 مشروعًا و10 جيجابايت لا تكفي. تبلغ تكلفة قسط التأمين 99 دولارًا، لكن المشاريع النشطة هناك تقتصر على 100 مشروع.

4. ميغابلان

يحتوي Megaplan على وحدة "المستندات" منفصلة، ​​والتي تسمح لك بتخزين الملفات بمستويات مختلفة من التداخل. يمكنك ضبط إمكانية الرؤية لكل مستند - السماح بالوصول لموظفين محددين فقط.

عند التحرير، يمكن تحميل إصدار جديد من الملف إلى الإصدار القديم كإصدار. يمكن للموظفين الاشتراك في الإخطارات حول تنزيل الإصدار الجديد - عن طريق البريد، والرسائل النصية القصيرة، في خط المخبر، يحدد الجميع ذلك بأنفسهم في الإعدادات.

المصدر: help.megaplan.ru

يمكن إنشاء المستندات النصية مباشرة في Megaplan. ولكن يمكن أيضًا عرضها وتحريرها فقط في Megaplan؛ ولا يمكن تنزيلها بأي تنسيق آخر.

يوفر البرنامج أيضًا قوالب للمستندات القياسية.

المصدر: help.megaplan.ru

مميزات ميغابلان:

1. واجهة مريحة وبسيطة إلى حد ما.
2. فرص العمل المجاني لـ 10 مستخدمين، بما في ذلك العمل مع المستندات.

سلبيات ميغابلان:

1. لا توجد قدرة كاملة على إنشاء أنواع مختلفة من المستندات مباشرة في النظام.
2. تكلفة التعريفة لـ 10 مستخدمين فقط مرتفعة جدًا - حوالي 250 دولارًا للسعر "الشامل كليًا".

5.بيتريكس24

يعد هذا حلاً شاملاً مع نظام CRM للأعمال، حيث يتم التفكير جيدًا في جميع إمكانيات مشاركة المستندات وتحريرها. يمكنك إرفاق ملفات بكل مهمة وتعليق - من جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو من أي وحدة تخزين على القرص، وكذلك إنشاء ملفات جديدة على الفور في Google Docs أو Microsoft Office Online.

يتوفر تحرير المستندات التعاوني عبر الإنترنت بتنسيق . إذا كنت تقوم بتحرير مستند تم تحميله عبر محرّر مستندات Google، فيمكنك إرفاقه بتعليق - وسيظهر سطر يشير إلى أن المستخدم قد قام بتحميل نسخة جديدة من المستند. ينفذ Bitrix24 بحثًا ذكيًا - حيث يمكن البحث بسهولة عن جميع المستندات حسب العنوان أو المشروع، ويتم عرض التلميحات.

يمكن فرز الملفات المتعلقة بكل مشروع حسب التاريخ، حسب الاسم، حسب الحجم. يتم أيضًا تعيين الخصوصية وفقًا لإعدادات مجلد المشروع حيث يتم تخزين المستند. يمكنك منع التحرير بواسطة الجميع باستثناء مؤلف المهمة.

ميزة Bitrix24 عبارة عن كتالوج للتطبيقات. على سبيل المثال، يمكنك تثبيت "Document Designer" مجانًا، مما يساعدك على إنشاء ملفات قياسية بتنسيقات ‎.docx و.pdf. من السهل تعديل النماذج، ويمكن إرسالها عبر البريد الإلكتروني، ويمكنك الاحتفاظ بسجل للمستندات المحفوظة.

في Bitrix24، يتم إرفاق رابط إلى مستند بكل مهمة، ويمكن للمستخدمين تحريره والتعليق عليه ومناقشته بشكل مشترك داخل المهمة. أسهل طريقة لتخزين المستندات هي على محرك أقراص النظام. إذا لم تكن راضيًا عن Bitrix24.Disk لسبب ما، فيمكنك استخدام أي وحدة تخزين سحابية أخرى بدلاً من ذلك. لكن هذا ليس مناسبًا للجميع وليس دائمًا.

إيجابيات Bitrix24

1. تتوفر جميع الميزات تقريبًا (باستثناء حظر المستندات وتعطيل الروابط العامة بها) في الإصدار المجاني من الحل الشامل. يتوفر أيضًا 5 جيجابايت من التخزين السحابي. ومقابل 199 دولارًا (السعر الأعلى) تحصل على حجم غير محدود. بالإضافة إلى التوفير في البرامج المكتبية المرخصة.
2. مجموعة كبيرة من التطبيقات لتحسين العمل مع المستندات.
3. دعم إصدارات المستندات والإشعارات حول تنزيل إصدارات جديدة.
4. وظائف واسعة - في حل واحد تحصل على كل ما تحتاجه لإدارة المستندات الإلكترونية.

عيوب الحل:

1. يتم تعيين إعدادات الخصوصية للملف من خلال المجموعة أو المهمة التي يرتبط بها الملف؛ ولا يمكن جعل الملف مرئيًا أو غير مرئي لمستخدمين محددين بمجرد إضافة تصنيف.
2. لا يوجد خيار لإضافة وصف قصير إلى ملف.

دعونا نلخص ذلك

إذا كان لديك عدد قليل من المشاريع والمشاركين، ولم تكن متطلبات المستندات معقدة للغاية، فيمكنك الالتزام بأبسط الحلول - على سبيل المثال، Trello وما شابه. للعمل البسيط مع المهام، هذا يكفي تمامًا - يقوم الجميع بإرفاق الملفات الضرورية واستبدالها إذا لزم الأمر.

إذا كنا نتحدث عن التعاون الكامل والتنسيق عبر الإنترنت، فنحن بحاجة إلى النظر في حلول معقدة - مثل أنظمة الإدارة المماثلة. يجب تحليل جميع قدراتها ومقارنتها، ثم تحديدها بناءً على الوظيفة التي تحتاجها.

وبعض النصائح - والتي ستكون مفيدة عند العمل في أي نظام:

• حتى لو كنت تستخدم نظامًا معقدًا "سينظم كل شيء بنفسه"، فتأكد من تسمية المستندات والمهام وفقًا لنفس القواعد. وهذا سيجعل من السهل التنقل بين المشاريع.
• الوصول المنفصل - يجب تخزين مستندات العمل في مجموعات داخلية، ويجب منح العميل مستندًا نظيفًا بدون تعليقات أو تعديلات.
• لايفهاك: إذا كنت تستخدم Word في وضع التحرير، فلا تنس الانتقال إلى مراجعة وقبول كافة التصحيحات قبل إرسال الملف. وإلا فقد يلاحظ العميل كيف قمت بتغيير الشروط أو السعر عدة مرات.