Любое действующее предприятие напоминает живой организм, нормальное функционирование которого обеспечивается постоянно поддерживаемыми связями с другими юридическими лицами. Это и деловые партнеры, и заказчики, и поставщики, и контролирующие, и управляющие органы, а также многие другие организации и частные лица.

Главной задачей людей, занимающихся административной работой, является обеспечение плановой и безаварийной работы предприятия, в том числе, путем своевременного представления оперативной информации и донесения управленческих решений от руководства к исполнителям.

В зависимости от того вида деятельности, который является основным для данного предприятия, его структуры и численности, к основным административным должностям можно отнести: администратор на ресепшен, секретарь, секретарь-референт, офис-менеджер, бизнес-ассистент, делопроизводитель, оператор на телефоне, личный помощник руководителя, переводчик, руководитель канцелярии/секретариата.

Можно отметить, что высококвалифицированные администраторы ценятся работодателями на уровне среднего менеджера: логистика, бухгалтера, менеджера по работе с клиентами. Уровень их зарплат начинается с 50 тысяч рублей.

Что нужно, чтобы стать хорошим администратором

Работодатели предъявляют к кандидатам на административные должности достаточно высокие требования. Претендент должен иметь высшее образование и опыт работы в данной отрасли. Все чаще к обаятельным условиям относится знание одного или нескольких иностранных языков, а знание компьютера и офисных программ, оргтехники и мини-АТС уже даже не упоминается, как само собой разумеющееся.

Человеку, который хочет заниматься административной работой, необходимо обладать и специфическими качествами характера. Всегда будут востребованы люди инициативные, грамотные, обладающие гибким интеллектом, широким кругозором и системным подходом к работе, умеющие принимать взвешенные оперативные решения.

Поскольку административные должности предполагают и коммуникативные функции, немаловажными качествами при устройстве на работу станут грамотная речь, умение находить общий язык с людьми и логично излагать свои мысли, знание делового этикета и даже приятная внешность, что особенно важно для администраторов на ресепшене и секретарей, которые являются лицом компании.

Слово «логистика », изначально являвшееся математическим термином, в современном обществе приняло новое значение и используется для определения процесса рациональной организации доставки товаров и услуг. До недавнего времени в этом смысле оно применялось только в экономической теории, но сегодня стало очень распространенным и даже модным.

Логистика – часть экономической науки и область бизнеса, которая помогает оптимизировать процесс обращения продукции, услуг и товаров между производителями и потребителями. В условиях превышения предложения над спросом во многих сферах единственный способ остаться на рынке – оптимизировать складские и транспортные расходы, рационализировать процесс производства, сбыта и сервиса предприятий. Именно этим и занимается логистика . Основная цель логистики, описанная выше, разделяется на множество задач: в процессе оптимизации выбирается вид транспортного средства; определяются маршруты; организовываются транспортировка, упаковка грузов, маркировка ; производится управление запасами; формируются сборные заказы и так далее. Логистика включает в себя также управление таможенными услугами. Такое обширное поле деятельности позволило разделить эту теорию на несколько видов. Понятие «логистика » включает в себя следующие направления: транспортная, информационная, логистика снабжения и запасов, складирования и сбыта. Каждое занимается оптимизацией расходов в соответствующей сфере. Так, логистика запасов предполагает учет продукции на складах и контроль за состоянием запасов. Транспортная доводит до совершенства процесс доставки грузов при помощи выбора наилучшего маршрута, подходящего транспорта, профессионального водителя. Логистика снабжения обеспечивает оптимальное хранение и доставку сырья, информационная – эффективно распределяет потоки информации.Различные компании выбирают для себя разные логистические системы в зависимости от специфики деятельности. Некоторым достаточно работать с базами данных, чтобы оптимизировать расходы, другие предприятия пользуются системами, направленными на складскую или снабженческую деятельность. Важно, чтобы каждая система обеспечивала выполнение основных задач и включала в себя все необходимые для осуществления успешной деятельности компании виды логистики.

Личный помошник. (служащий, специалист)

Требования к позиции личного помощника руководителя варьируются в зависимости от отраслевой специфики и особенности компании. От сотрудника требуются хорошие административные, технические, организационные умения и навыки. Личный помощник оказывает поддержку руководителю по всем направлениям его деятельности и может располагать информацией конфиденциального характера.
Если личный помощник работает в крупной российской или международной компании, он должен свободно владеть английским языком.

Должностные обязанности

• Ведение деловой корреспонденции.
• Ведение документации и составление баз данных с использованием офисных программ.
• Ведение дневника руководителя.
• Организация деловых встреч.
• Выполние всех функций секретаря на телефоне.

Офис - менеджер (служащий среднего звена) Должностные обязанности:

• Планирование и координирование деятельности офисных служб - прием посетителей.
• Обеспечение выполнения корпоративных правил и норм.
• Планирование и ввод в действие методов, обеспечивающих эффективный процесс работы.
• Анализ и оценка работы систем административной поддержки, методики работы и т.д.
• Проведение необходимых закупок материалов для работы в офисе, а также офисного оборудования и контроль за их получением и доставкой.
• Проведение специальных исследований для определения сравнительной стоимости использования различного офисного оборудования.
• Выдача необходимых заявок на покупку, а также заключение договоров на обслуживание офисного оборудования.
• Управление обслуживанием и перепланировкой офиса, а также организацией рабочих мест в офисе.
• Контроль ведения инвентаризационных книг на офисную мебель и офисное оборудование.
• Организация проезда и бронирование номеров в отелях и гостиницах.
• Выполнение обычных управленческих обязанностей, включающих планирование, оценку, организацию, интегрирование и контроль.
• Также возможно исполнение других контрольных функций, включающих подбор персонала, оценку работы сотрудников, подготовку и обучение подчиненных, поощрение и продвижение по должности сотрудников, увеличение жалования, прекращение контрактов, меры дисциплинарного воздействия и др.

Административный менеджер (служащий руководящего звена) Должностные обязанности:

• Планирование и координирование деятельности административных служб; обеспечение работы офиса, печати документов.
• Контроль над получением и отправлением информации, закупка необходимых материалов.
• Курирование вопросов безопасности и вопросов, связанных с обеспечением питания сотрудников.
• Разработка, документирование и внедрение методов и процедур работы.
• Совместная работа с отделами по работе с клиентами, а также с менеджментом компании по вопросам реализации корпоративных программ.
• Осуществление контроля за работой административных служб, методиками работы, а также за службами по продаже.
• Выполнение типовых управленческих обязанностей, включающих планирование, оценку, организацию, интегрирование и контроль.
• Также возможно исполнение контрольных функций, включающих подбор персонала, оценку работы сотрудников, подготовку и обучение подчиненных, поощрение и продвижение по должности сотрудников, увеличение жалования/содержания, прекращение контрактов, меры дисциплинарного воздействия и др.

До сих пор некоторые предприниматели считают, что административный персонал - это пустая трата средств и лишняя бюрократия. Однако справедливым такое утверждение может быть только для очень маленьких фирм, где руководитель все обязанности берет на себя. На самом деле административный персонал - это важное звено в деловой цепи. Именно он организует работу предприятия, отвечает за его связь с внешним миром, за своевременное выполнение договоров, заказов, следит за поступлением оплат.

Даже отсутствие в течение одного офис-менеджера, личного помощника показывает, насколько необходим в бизнесе административный персонал. Должности, которые мы назвали выше, - это основные рабочие места такого типа. Однако они не исчерпываются только этими видами занятий. Кто относится к административному персоналу наряду с секретарем? Делопроизводитель, сотрудник колл-центра, офис-менеджер, персональный ассистент, секретарь-переводчик. Ошибочно полагать, может выполнять любой человек после краткосрочных курсов. Для того чтобы качественно организовать деятельность предприятия, необходимы не только личностные качества, такие как дипломатичность, объективность, пунктуальность.

Административный персонал - это лица, имеющие доступ к очень важной информации, от которой зачастую зависит функционирование всей фирмы. Следовательно, грамотное делопроизводство, быстрая печать, точность, добросовестность и организаторские способности просто необходимы. Кроме того, нужны и специальные знания. В идеале административный персонал - это работники с высшим образованием, необязательно профильным. Основным требованием будет умение обращаться с важной информацией и документами.

Офис-менеджер, кроме презентабельного внешнего вида и манер, должен также грамотно общаться с посетителями предприятия, ведь среди них будут и партнеры, и Порой такому специалисту поручают также продвижение товаров или услуг компании. В любом случае именно он координирует работу всех служб и связь с руководителем. Он также отвечает и за соблюдение рабочего графика, за расписание встреч и переговоров. Персональный ассистент оказывает руководителю помощь в организации командировок по стране и за границу. Предприниматели стараются выбрать на человека, обладающего знаниями иностранных языков, грамотного и пунктуального. Как правило, секретарями и женщины, однако, вопреки распространенному мнению, не молодые, а образованные дамы старше 25 лет. А вот офис-менеджером может быть и мужчина, все зависит от отрасли. Дополнительным преимуществом будет не только опыт работы, но и профессиональные знания из области документоведения. Как ни удивительно, но при всем обилии грамотных и образованных специалистов, молодых выпускников вузов подобрать квалифицированный административный персонал - это непростая задача. Ведь важны не только профильные знания, но и личностные качества: неконфликтность, объективность, умение подчиняться и руководить, организаторские способности.