Вы – кандидат и ищете интересную и высокооплачиваемую работу в Москве?

У нас самая полная и свежая база вакансий персональных ассистентов в Москве. Мы предложим вам самую интересную и высокооплачиваемую работу в лучших компаниях.

Услуги по поиску работы для кандидатов БЕСПЛАТНЫЕ.

Прямо сейчас воспользуйтесь возможностью и запишите свое ВИДЕОИНТЕРВЬЮ на 15 минут, используя ноутбук или любое мобильное устройство. В процессе интервью вам будет задано 17 вопросов. На каждый вопрос у вас будет 1-2 минуты на ответ.

Для записи видеоинтервью кликните по кнопке ниже:

Видеоинтервью ускоряет процесс подбора и экономит Ваше время!

1. Бизнес-ассистент бизнес-тренера

Известному и успешному бизнес-тренеру нужен "главный по ассистентам".

Обязанности:

• контроль и координация работы двух ассистентов руководителя. Нужно будет наладить процессы внутри команды, найти подход к коллегам и повысить их эффективность,
• помощь в ведении бизнес-проектов;
• документооборот/делопроизводство;
• сбор необходимой информации, аналитика;
• составление бюджетов, презентаций, отчетности, инфографиков;
• взаимодействие по рабочим вопросам с управляющими директорами;
• подбор персонала;
• организация поездок руководителя согласно его райдеру, контроль всех процессов;
• выполнение личных поручений руководителя.

Требования:

• умение действовать в соответствии с бизнес-процессами;
• опыт работы с подчиненными/ умение найти подход к любому человеку;
• умение контролировать все рабочие процессы и быстро решать сложные вопросы;
• навыки делового общения (переписка с партнерами, клиентами на русском и английском языках);
• ответственность, инициативность и проактивность.

Условия:

• ЗП 110-120 тысяч рублей (net).
• Интересные и сложные задачи.
• Офис в самом центре Москвы.

.

2. Личный помощник

Основателю центра онлайн-обучения требуется помощник по личным делам, удаленная работа.

Задачи:

• Медицинский менеджмент: систематизация всей накопившейся медицинской информации, ведение бумажной и электронной медицинской карты, планирование и координация визитов руководителя к врачам, анализов, осмотров и т.д.
• Планирование туров, поездок. Отель, билеты, трансферы, гиды,
• Покупки в интернет и реальной жизни,
• Вопросы по квартире (оплата, ремонт, взаимодействие с хозяином),
• Помощь в организация фотосессий,
• Организация встреч.

Со временем фронт задач может расширяться в сторону бизнеса.

Требования:

• Английский upper intermediate, желательно - базовый немецкий,
• Высшее образование: менеджмент, финансы, туризм или медицина,
• Высокий уровень личной преданности, эмпатии,
• Опыт работы персональным/личным ассистентом от 2-х лет,
• Энергичный, позитивный,
• Развитые эмоциональный интеллект и soft skills,
• Активность: высокий темп и ритм,.
• Решительность: быстрые решения и действия,
• Результативность: готовность и способность достигать результатов,
• Аналитический склад ума,
• Любознательность, стремление узнавать новое,
• Гибкость к изменениям,
• Желательно умение искать людей под задачи и собеседовать их,
• Желательно - водительские права,
• Сферы, в которых желательно разбираться: собственно - профессия ассистента (делопроизводство, тайм-менеджмент, всевозможные онлайн-сервисы и т.п.) туризм, путешествия, здоровье, медицина, фотография, изобразительное искусство.

Условия:

• Средняя занятость 4-5 часов в день, но в условиях ненормированного графика,
• Преимущественно удаленная работа. С наличием задач требующих личного присутствия,
• ЗП 60-70 тыс.руб.

ВНИМАНИЕ! Рассматриваем резюме с ФОТО в формате WORD, наша почта: .
Просьба в ТЕМЕ письма указывать вакансию, на которую присылаете отклик.

Запиши своё видеоинтервью прямо сейчас! Нажмите на кнопку:

3. Персональный ассистент

Функционал:

• Личные: 30-40%. Координация и контроль работы няни, домработницы, фитнес-тренера, водителей. Заказ товаров в интернет-магазинах,
• Административные: 30%. Календарь. Координация и назначение встреч,
• Бизнес: 30-40%. В этом направлении босс готов дать столько задач, на сколько способен сам ассистент.

Требования к ассистенту:

• нужен очень организованный, дисциплинированный, ответственный помощник,
• способный быстро принимать решения,
• отзывчивый,
• ассистент, который сразу берется за задачу и делает на 100%,
• мгновенная реакция в мессенджерах,
• приветствуется образование филолога, но склад ума должен быть аналитическим,
• английский - не ниже upper-intermediate,
• умение пользоваться Keynote при подготовке презентаций.

Условия:

• Официальное трудоустройство, соцпакет: 50% оплачивается ДМС, 50% оплачивается фитнес,
• Офис м. Динамо (сотруднику покрывается частично оплата аренды квартиры рядом с офисом),
• Оплата мобильной связи,
• Возмещение затрат на бензин,
• Каждое утро полезные завтраки,
• ЗП от 100 до 150 тыс.рублей (gross).

ВНИМАНИЕ! Рассматриваем резюме с ФОТО в формате WORD, наша почта: .
Просьба в ТЕМЕ письма указывать вакансию, на которую присылаете отклик.

Запиши своё видеоинтервью прямо сейчас! Нажмите на кнопку:

4. Персональный ассистент в инвестиционный проект

Функционал:

• заполнение CRM и списков с инвесторами и проектами,
• организация встреч руководителя,
• переписка, в основном, на английском языке,
• трэвел-поддержка, командировки (Китай, США),
• общение со СМИ, конференции,
• подготовка презентаций.

Требования:

• желание и умение быть полезной руководителю,
• умение контролировать и напоминать,
• английский не ниже upper-intermediate.

Условия:

• График больше удаленный. Есть возможность работать в коворкинге в Парке Горького,
• ЗП до 100 т.р.

ВНИМАНИЕ! Рассматриваем резюме с ФОТО в формате WORD, наша почта: .
Просьба в ТЕМЕ письма указывать вакансию, на которую присылаете отклик.

Запиши своё видеоинтервью прямо сейчас! Нажмите на кнопку:

5. Персональный ассистент Президента футбольного клуба

Обязанности:

• Ведение календаря;
• Организация деловых встреч;
• Подготовка информационно-аналитических справок;
• Координация работы секретарей;
• Покупка подарков для партнеров;
• Выполнение поручений руководителя (минимум личных задач, только решение рабочих вопросов).

Требования:

• Навыки ведения документооборота (регистрация, учет, хранение);
• Английский язык: upper-intermediate (деловая переписка, умение поддержать беседу с иностранными партнерами/ гостями);
• Ведение календаря руководителя и умение расставлять приоритеты;
• Знание делового этикета;
• Гибкость, вариативность, внимательность и ответственность на высшем уровне;
• Готовы рассматривать соискателей в должности "секретарь на ресепшн" с желанием вырасти до персонального ассистента.

Условия:

• Отличный босс.
• Оформление по ТК РФ.
• ЗП от 70 000 до 100 000 рублей. В зависимости от опыта и компетенций кандидатов.
• Частичная оплата питания, ДМС.
• Отличный офис: в 3 минутах от м. Черкизовская с прекрасным видом на стадион "Локомотив".

ВНИМАНИЕ! Рассматриваем резюме с ФОТО в формате WORD, наша почта: .
Просьба в ТЕМЕ письма указывать вакансию, на которую присылаете отклик.

Запиши своё видеоинтервью прямо сейчас! Нажмите на кнопку:

6. Бизнес-ассистент владельца компании

Владельцу компании, занимающейся технологическим оборудованием, требуется Бизнес-ассистент.

Функционал:

• календарь, организация встреч,
• поиск информации в интернете, подготовка информационных справок,
• подготовка презентаций,
• составление и проверка документов (составление официальных писем),
• ассистирование владельцу компании и коммерческому директору,
• участие во встречах с руководителем, протоколирование встреч,
• доведение задач до исполнения сотрудникам, контроль,
• взаимодействие с иностранными партнерами,
• возможны командировки (переговоры, выставки),
• личные поручения,
• трэвел-поддержка.

Требования:

• Английский разговорный/живой, не ниже Upper intermediate,
• Грамотность устная и письменная, умение составлять письма,
• Умение составлять презентации,
• Проверка документов/договоров,
• Системность, организованность,
• Проактивность,
• Умение быть friendly

Условия:

• Офис на м.Бауманская.
• Режим работы с 9 до 18. Редкие задержки.
• ЗП 80-100 тр по итогам собеседования.

ВНИМАНИЕ! Рассматриваем резюме с ФОТО в формате WORD, наша почта: .
Просьба в ТЕМЕ письма указывать вакансию, на которую присылаете отклик.

Запиши своё видеоинтервью прямо сейчас! Нажмите на кнопку:

7. Персональный ассистент владельца крупного холдинга

Функционал:

• 50/50 % личные/бизнес-задачи.

Цель : повысить качество жизни для него и его семьи.

Требования:

• необходим идеальный английский,
• знание психологии, продаж и системы управления взаимоотношениями с клиентами.

Условия:

• Гибкий график, но 100 % занятость. Много офисов, можно работать удалённо, но важно постоянно быть на связи. Руководитель постоянно в разъездах.
• Трудоустройство по ТК РФ.
• Уровень заработной платы 70-90 тысяч рублей net.

ВНИМАНИЕ! Рассматриваем резюме с ФОТО в формате WORD, наша почта: .
Просьба в ТЕМЕ письма указывать вакансию, на которую присылаете отклик.

Запиши своё видеоинтервью прямо сейчас! Нажмите на кнопку:

8. Менеджер по международным проектам

Функционал:

• Развитие отношений с текущими предпринимателями и привлечение новых,
• Подготовка международных мероприятий/фестивалей в рамках Евразийской экономической комиссии,
• Проведение переговоров с успешными бизнесменами,
• Планирование и организация деятельности в рамках проекта,
• Участие в реализации международных проектов, работа с зарубежными бизнесменами и развитие ЕЭК,
• Аналитика текущих показателей, ведение отчетности, документооборот.

Требования: Мы ищем «созидателя». Человека, который имеет огромное желание принять участие в развитии Евразийской Экономической комиссии. Мы ищем человека, с великолепным знанием английского и второго: китайского, итальянского, арабского или французского. Если у Вас есть за спиной опыт предпринимательской деятельности – это будет существенным преимуществом перед другими кандидатами.

Условия:

• Возможность работать в международной компании с лучшими предпринимателями мира.
• Высокий уровень дохода.
• Возможность обрести хорошие контакты.
• Перспективы роста.

ВНИМАНИЕ! Рассматриваем резюме с ФОТО в формате WORD, наша почта: .
Просьба в ТЕМЕ письма указывать вакансию, на которую присылаете отклик.

Запиши своё видеоинтервью прямо сейчас! Нажмите на кнопку:

9. Бизнес-ассистент владельца бизнеса

Владельцу нескольких бизнесов требуется бизнес-ассистент. Направления бизнесов: строительство домов, ресторан, отель, медицина, прачечные.

Функционал:

• стандартный функционал бизнес-ассистента с уклоном в финансы,
• анализ финансовой деятельности предприятий.

Требования:

• желательно математическое/финансовое образование,
• внимательность к цифрам,
• умение анализировать информацию,
• опыт в анализе не обязателен, но желателен,
• живость и легкость на подъем,
• интерес к работе,
• английский - базовый.

Условия:

• Офис м. Октябрьская, м. Полянка
• ЗП до 130 тр.
• Возможность роста до финансового директора.

ВНИМАНИЕ! Рассматриваем резюме с ФОТО в формате WORD, наша почта: .
Просьба в ТЕМЕ письма указывать вакансию, на которую присылаете отклик.

Запиши своё видеоинтервью прямо сейчас! Нажмите на кнопку:

10. Персональный ассистент Генерального директора

В международную компанию, занимающейся медицинским оборудованием, нужен персональный ассистент Генерального директора.

Основные задачи : организационно-административное обеспечение и информационно-аналитическая поддержка деятельности руководителя.

Информационно-аналитическая поддержка :

• поиск, обработка необходимой информации,
• подготовка различных отчетов и презентаций (eng, rus),
• подготовка ежемесячных, ежеквартальных, полугодовых и годовых презентаций в тесном - сотрудничестве со всеми отделами компании, в особенности с финансовой службой. Это творческая работа, требующая высокого уровня внимательности к деталям, способности все делать быстро, качественно и в указанный срок.
• перевод документации, текстов, статей, презентаций, с английского и на английский. Устный последовательный перевод при необходимости (редко).
• составление писем, речей, посланий от имени Президента. Ведение деловой переписки (eng, rus). Прием, сортировка, контроль поступающей на подпись руководителю документации на предмет соответствия приказам, регулирующим деятельность компании.

Организационно-административное обеспечение :

• планирование рабочего дня Президента,
• организация встреч, переговоров, конференций, собраний.
• организация командировок (бронирование билетов, гостиниц, подготовка отчетной документации по командировкам),
• подготовка первичных документов: приказов, служебных записок, авансовых отчетов.
• участие в переговорах при заключении договоров поставщиками услуг при необходимости.
• контроль исполнения распоряжений руководителя.
• прием и фильтрация телефонных звонков.
• взаимодействие с руководителями структурных подразделений, представителями сторонних организаций.
• участие в любых проектах по поручению Президента.

Личных поручений немного, руководитель ограждает от семьи.

Требования :

• Высокий уровень ответственности и исполнительности.
• Внимание к деталям.
• Активность.
• Сообразительность.
• Дипломатичность.
• Доброжелательность.
• Умение работать с большим объемом информации и расставлять приоритеты.
• Аналитический склад ума.
• Системность мышления.
• Организаторские способности.
• Умение правильно оценить ситуацию и самостоятельно принять решение в рамках своих должностных обязанностей.
• Английский - Fluent.

Условия :

• Стандартный соц.пакет, ДМС, бесплатный паркинг, мобильная связь.
• Задержки редкие. График с 9 до 18.
• ЗП до 150 тр ГРОСС.

ВНИМАНИЕ! Рассматриваем резюме с ФОТО в формате WORD, наша почта: .
Просьба в ТЕМЕ письма указывать вакансию, на которую присылаете отклик.

Запиши своё видеоинтервью прямо сейчас! Нажмите на кнопку:

11. Личный помощник владельца инвестиционной компании

Владельцу компании требуется помощник по личным поручениям:

• личные поручения владельца компании и 2-х партнеров,
• трэвел-поддержка: личные поездки и командировки,
• работа с семьей руководителя: вопросы обучения детей, организация мероприятий, вопросы медицины, выбор и покупка товаров, организация отдыха и др.

Требования:

• Опыт работы от 2 лет,
• Английский Upper Intermediate (звонки, письма),
• Внимательность,
• Грамотность,
• Умение быстро ориентироваться в задачах,
• Умение искать и находить информацию,
• Умение анализировать данные,
• Умение считать, работать с цифрами, умение экономить.

Условия:

• График с 9.00 до 18.00, на связи 24/7.
• ЗП до 90 тыс. рублей.
• Работа в паре с бизнес-ассистентом.

ВНИМАНИЕ! Рассматриваем резюме с ФОТО в формате WORD, наша почта: .
Просьба в ТЕМЕ письма указывать вакансию, на которую присылаете отклик.

Запиши своё видеоинтервью прямо сейчас! Нажмите на кнопку:

12. Персональный ассистент в страховую компанию

Обязанности:

• Ведение календаря, планирование и организация встреч,
• Управление процессами и командой,
• Протоколирование совещаний,
• Ведение документооборота компании,
• Желание и умение автоматизировать, улучшить процессы - очень приветствуется.

Требования:

• Высокие способности к планированию,
• Самоорганизация, системность мышления,
• Готовность не просто успевать за темпом компании, а опережать его.

Условия:

• Место работы м. Шаболовская.
• Режим работы 9:00 - 18:00, редкие задержки.
• Уровень зар.платы от 120 тыс. руб.
• Руководитель экспат.
• Работа в молодой креативной команде профессионалов.

ВНИМАНИЕ! Рассматриваем резюме с ФОТО в формате WORD, наша почта: .
Просьба в ТЕМЕ письма указывать вакансию, на которую присылаете отклик.

Запиши своё видеоинтервью прямо сейчас! Нажмите на кнопку:

АРХИВ ВАКАНСИЙ:

Административный ассистент

Владелице сети уникальных салонов в сфере красоты требуется Административный помощник.

Функционал:

• Помощь в координации обучения (отбор моделей, организация места, фотографов и т.д.)
• Координирование самого процесса съемок/обучения
• Административная помощь (заказ визиток, прайсов, брендированной продукции)
• Функции "хозяйки офиса" (офис 12 человек, заказ воды, канцтоваров)
• Личные поручения (10%)

Требования:

• Быть быстрой как вжик
• Коммуникабельность
• Умение координировать процессы, отслеживать несколько процессов одновременно
• Хорошая память
• Доброжелательность, отзывчивость
• Опыт работы от 1 года
• Английский базовый

Офис: "Лотте Плаза" м. Смоленская, ЗП до 100 тыс.руб.

Координатор отдела продакшн в федеральную сеть

Функционал :

• документооборот и внутренняя коммуникация в отделе: регистрация, учет комплектности и отслеживание договоров, счетов, актов, накладных,
• сбор, обработка данных,
• заказ продукции: значки, футболки и пр.,
• отчетность для отдела,
• работа с базами данных,
• организация мероприятий (возможны командировки на 1-2 дня), видеосъемок.
• полная координация съемочных процессов (заказ трансферов, материалов, контроль визажистов, стилистов и т.п.)

Требования :

• Ответственный, внимательный, доброжелательный сотрудник, который привык к порядку на рабочем месте.

Условия :

• Офис находится рядом с м. Бауманская / Красные ворота.
• Отличный коллектив. ЗП: от 70 000- 90 000 рублей.
• Есть возможность профессионального и карьерного роста в направлении маркетинга.

Личный помощник в Family Office

Задачи :

• Движимые/недвижимые объекты,
• Доставки со всего мира,
• Платежи,
• Лайфстайл,
• Дети/семья/медицина.

Во владении яхты, несколько объектов недвижимости в России и за рубежом.

Семья : жена и трое детей.

Требования :

• Быть солдатом,
• Любить свою работу,
• Умение держать в голове поручения,
• Умение искать в интернете любую информацию,
• Умение работать с почтой и ее архивами, находить информацию,
• Умение делегировать,
• Эффективность,
• Активность,
• Широкий кругозор,
• Английский не ниже Upper-Intermediate.

Обязателен опыт работы в подобном офисе, по личным поручениям либо в консьерж-службах.

В месяц примерно по 300-400 разных задач.

Условия :

• Оплата труда зависит от эффективности.
• От 150 до 300 тыс.рублей.
• Возможен удаленный вариант работы, необходимости быть в офисе нет. Важен результат и решение задач.

Офис на м.Цветной бульвар.

Ассистент Генерального директора

Требования:

• Опыт работы на аналогичной должности от двух лет,
• Английский язык – advanced level или fluent,
• Немецкий язык – большой плюс,
• Опыт работы с большим объемом информации,
• Знание делопроизводства,
• Пунктуальность,
• Чувство юмора, умение создать атмосферу.

Обязанности:

• Административная поддержка Генерального директора в бизнес-процессах,
• Планирование и организация внутренних/внешних встреч и телефонных переговоров,
• Организация командировок/поездок (включая подготовку авансовых отчетов),
• Ведение деловой переписки (на русском, английском и/или немецком языках) и работа с корреспонденцией,
• Протоколирование совещаний и контроль сроков исполнения поставленных задач,
• Поиск и обработка информации по запросу руководителя,
• Составление презентаций, подготовка аналитических справок и других материалов по требованию руководителя,
• Организация выездных и корпоративных мероприятий,
• Активная коммуникация с внешними клиентами/партнерами, а также с руководителями структурных подразделений компании,
• Дополнительные проекты с отделами продаж и маркетинга/трейд маркетинга в рамках роста в компании,
• Обязанности хозяйки офиса: следить за порядком в переговорных комнатах, наличии всего необходимого в них.

Условия:

• 5 мин. пешком от м. Сокол,
• Возможность карьерного роста в подразделениях компании через 3 года работы ассистентом,
• Оформление по ТК РФ, режим работы с 9:00 до 18:00,
• ЗП до 100 тыс.руб в зависимости от уровня иностранных языков и опыта работы + бонус.
• Оплата мобильной связи, добровольное медицинское страхование (после испытательного срока).

Бизнес-ассистент

Обязанности:

• Опыт административной поддержки первого лица,
• Умение работать в режиме многозадачности,
• Умение быстро обучаться новому,
• Гибкость, вариативность,
• Хорошо развитые коммуникативные навыки. Нужно будет грамотно выстроить все рабочие процессы/коммуникации с директорами департаментов (6 человек).
• Опыт проведения переговоров. Будут командировки 3-4 раза в год без руководителя с целью представления интересов компании,
• Ведение календаря, умение назначать любые встречи, умение расставлять приоритеты,
• Грамотный русский язык,
• Внимательность к деталям,
• Энергичность,
• Инициативность. Постоянно дает разные задачи. Умение найти любую информацию,
• Подготовка презентаций и таблиц. Нужно разгружать руководителя от презентаций,
• Английский upper- intermediate обязательно,
• Умение быть эффективным.

Условия:

• Работа в стандартном графике, но готовность быть на связи 24/7, так как руководитель 70-80% живет за границей.
• Зарплата до 200 00.
• Оформление полностью официальное. С 2018 года соцпакет: бесплатные обеды + фитнес.
• Возможен карьерный рост до операционного директора.
• Офис: м. Мясницкая.
• Командировки 3-4 раза в год.

БИЗНЕС-АССИСТЕНТ ВЛАДЕЛЬЦА БИЗНЕСА

Владельцу бизнеса требуется активный БИЗНЕС-АССИСТЕНТ.
Работа Лондон-Москва-Париж-Доминикана.

ФУНКЦИОНАЛ:

• взаимодействие с обслуживающим персоналом (указания, контроль, расчеты по зарплате);
• полная тревел-поддержка руководителя и его семьи (Европа, Азия, Африка), оформление виз, бронирование отелей и прочее;
• взаимодействие с экипажем (частный самолет);
• отчетность за денежные средства, ведение финансовых вопросов;
• присутствие с руководителем на всех встречах, большое количество перелетов по всему миру;
• ведение протоколов встреч, отчетность, контроль, напоминания;
• ведение календаря, планирование наперед;
• выполнение всех личных поручений руководителя (вплоть до наполнения холодильника);

ТРЕБОВАНИЯ:

• активная жизненная позиция;
• многосторонняя развитость, широкий кругозор;
• высшее образование, желательно в ТОПовых ВУЗах мира;
• знание английского и французского языков;
• красота внутрення и внешняя, опрятный внешний вид;
• грамотность;
• знание этикета, умение вести себя на переговорах;
• умение расставлять приоритеты;
• умение решать вопросы любой сложности;
• умение слушать и слышать;
• желательно наличие виз США, Великобритания, Шенген.

Оформление по ТК РФ. Зарплата 10 000 Евро.

Бизнес-ассистент (работа в Малайзии)

Необходим бизнес-ассистент с постоянным проживанием в Куала Лумпур.
90% бизнес-задачи
10% задачи ассистента.

ТРЕБОВАНИЯ:

• Английский уровень Fluent.
• Образование желательно финансовое (не обязательно)
• Умение фиксировать мысли, грамотно писать письма, составлять тексты, материалы
• Умение вести диалог
• Умение контролировать
• Желание развиваться в рамках компании. Руководитель рассматривает человека с амбициями для карьерного роста.
• Наличие интереса.

ФУНКЦИОНАЛ:

• Административная поддержка
• календарь
• написание различных текстов
• взаимодействие с отделом маркетинга
• участие во встречах
• протоколирование
• поддержка Совета Директоров и ТОП-менеджмента.

УСЛОВИЯ:
Заключение контракта на 6 мес - год (далее продлевается). Проживание оплачивается. Квартира предоставляется. Медстраховка на год. Рабочая виза.
ЗП 120 000 рублей + 15-20% бонусы за работу.

Junior Assistant

Владельцу компании в приемную требуется ассистент (Junior Assistant).

Функционал:

• календарь (внешние, внутренние встречи) руководителя
• ведение графика домашнего персонала
• координация водителей
• очень много креативных задач (компания поддерживает современное искусство, художников, музыкантов)
• помощь в организации выставок внутри компании
• фотосессии арт-объектов, помощь в организации
• возможны командировки с руководителем

Требования:

• английский не ниже upper-intermediate,
• адекватное отношение к критике, умение сделать работу над ошибками,
• умение работать в режиме многозадачности, быстро реагировать.

Условия:

• ЗП по итогам собеседования.
• м. Динамо. Оформление по ТК РФ.
• Работа в паре со вторым ассистентом (равным по должности) 2/2 с 10 до 21 часа.
• Рассматриваем ассистента для дальнейшего карьерного роста.

Персональный ассистент в девелоперскую компанию

В девелоперскую компанию, занимающуюся строительством ТЦ (7 ТЦ в Московской области), требуется персональный ассистент.

ФУНКЦИОНАЛ:
- Работа в паре со вторым ассистентом (второй в ее подчинении + водители).
- Работа на двух ТОП-менеджеров: женщину (бизнес-ассистирование+личное) и мужчину (в основном, по личным делам).
- Ведение протоколов совещаний
- Отслеживание поручений
- Ведение календаря
- Делегирование задач
- Желателен опыт работы в 1С
- личных поручений: поездки, дети, няни, водители и иной домашний персонал.
- Функция офис-менеджера (в паре с ассистентом).

ТРЕБОВАНИЯ:
- Скорость!
- Системность
- Умение анализировать
- Способность выстроить новую систему управления
- Умение взять все в свои руки
- Работа на результат
- Профессионализм
- Английский базовый, компания российская,
- Атмосферная, заботливая,

Компания семейного типа (всего в офисе 22 человека). Умение контролировать других и держать в тонусе руководителей! Напоминать о необходимых вещах и встречах. Огонь в глазах от работы!

Офис: м.Красногвардейская, оформление ТК РФ, соцпакет (страховка, парковка).
ЗП обсуждается с успешным кандидатом, от 100 тысяч рублей и выше.

Личный помощник владельца девелоперской компании

Обязанности: ведение календаря, прием посетителей, контроль поручений, протоколирование встреч, личные поручения, взаимодействие со всеми офисами компании, минимальные функции офис-менеджера (заказ воды, канцелярии).

Требования: опыт работы ассистентом не менее 3 лет, желателен опыт в девелоперских компаниях, опрятный внешний вид. Руководитель очень ценит культуру поведения, речи, субординацию, чувство такта. От помощника ждет умение создать баланс между приятной атмосферой в офисе и умеренной жесткости к сотрудникам.

Условия: график с 9:30 до 19, м. Маяковская, ЗП до 100 т.рублей.

Cекретарь офиса с функциями офис-менеджера

В компанию, занимающуюся венчурными инвестициями, требуется PA-администратор.

Задачи: быть ассистентом с функциями администратора, документоооборот, обеспечение жизнедеятельности офиса, иногда требуются переводы с англ.языка. Много работы с документами.

Требования: опыт работы в административной сфере, Английский fluent, мегаответственная и внимательная.

Условия: График работы - 5/2, с 10 до 17, но быть на связи до 21-22. Офис на Цветном бульваре, к концу года переезд в Москва-Сити. Возможен свободный график по мере загрузки. ЗП 70-90 тыс.рублей.

Личный помощник основателя мобильного платежного сервиса

Обязанности:
Ведение календаря руководителя
Организация встреч
Полная административная поддержка по всем существующим проектам
Обеспечение взаимодействия между сотрудниками, подразделениями
Общение с партнерами, вендорами
Трэвел поддержка

Требования:
Быть на связи 24/7
Понимание специфики работы digital сферы, интерес к данной теме
Английский язык upper-intermediate
Энергичность, креативность, позитивность

Условия:
Офис Москва сити
Режим работы с 11 до 20
ЗП от 80 тыс. руб. белая

Руководитель административного аппарата

Требует руководитель административного аппарата (в подчинении офис-менеджер, секретарь) с функциями персонального ассистента.

Функционал: личные поручения, трэвел-поддержка, помощь во время его прилетов руководителя (постоянно проживает за границей): заказ столиков, координация водителя и тп., ведение календаря руководителя + календарь ключевых ТОПов компании.

Условия: офис Орликов переулок, скоро переезд в Москва-Сити.
ЗП от 150 тр

Личный помощник владельца венчурной компании

Обязанности:
Полная административная поддержка руководителя
Подготовка документов, например для нотариуса
Решение финансовых и юридических вопросов, ведение отчетности
Взаимодействие с сотрудниками компании
Встреча гостей
Личные поручения руководителя 35%

Требования:
Высшее образование, приветствуется финансовое
Английский язык
Хорошее знание excel
Умение делегировать, организовать работу других

Условия:
Офис на Тверском бульваре
Режим работы можно выбрать по желанию помощника, но быть всегда на связи, руководитель редко бывает в офисе
ЗП 80-100 тыс. белая, годовой бонус в размере 1-2 оклада.

Бизнес-ассистент Управляющего партнёра юридической компании

Функционал:
Контроль исполнения поручений группы юристов;
Отслеживание задач;
Отслеживание и контроль ключевых договоров;
Участие во встречах, ведение протокола задач;
Составление презентаций;
Участие в деловых мероприятиях с руководителем;
Личных поручений нет.

Требования:
высшее образование;
многосторонность, широкий кругозор;
английский - базовый.

Условия: график работы с 9 до 18. Без задержек, в основном. ЗП 80 тр на руки. Офис на Курской, Бизнес-центр АРМА.

Личный помощник партнёра в юридической компании

Обязанности:
Организация работы руководителя: напоминать, контролировать, расставлять приоритеты
Координация всех рабочих процессов: общение с клиентами, написание официальных писем, платежи, счета, документооборот
Помощь в подготовке публичного выступления руководителя, написании статьи
Трэвел-поддержка
Личные поручения 30%

Требования:
Опыт работы личным помощником от трех лет;
Нужен очень хороший организатор;
Английский язык Upper-Intermediate;
Самостоятельность, умение принимать решения.

Условия:
Офис метро Профсоюзная;
Возможность работать удаленно;
Уровень зп от 80 до 110 тыс. руб.
Оформление по ТК.

Обязанности:
- планирование и организация встреч,
- ведение протоколов совещаний,
- наладить делопроизводство банка,
- желание и способность автоматизировать процессы - приветствуется.

Требования:
- высшее образование (в приоритете финансы),
- опыт аналогичной работы,
- свободный английский либо немецкий язык.

Условия:
Офис м. Сухаревская.
График работы с 11:00 до 20:00. Возможны задержки.
ЗП до 80 тыс. рублей.
Возможность карьерного роста внутри банка.

Личный помощник владельца бизнеса

Обязанности:

Большой объем общения с иностранными сотрудниками и контрагентами в рамках эксплуатации частного самолета,
- Ведение отчетности по полетам, расходам на топливо и проч., предоставление информации руководителю,
- Ведение счетов контрагентов, отслеживание инвойсов, банковских выписок, учет расходов по счетам,
- Трэвел-поддержка.

Требования:

Английский язык fluent, навык понимая диалектов и акцентов,
- Экспертиза в работе со специализированными сервисами по поиску билетов, отелей, понимание принципа их работы, умение находить лучшие предложения,
- Знание MS Office на высоком уровне, в особенности Excel,
- Умение эффективно планировать время.

Условия: Офис на Красной Пресне, ЗП до 150 тыс. руб. Испытательный срок 3 месяца.

Помощник приёмной руководителя

Обязанности:

Сортировка звонков и документации с учетом важности и приоритетов;
Планирование, организация и координация деловых встреч, переговоров, командировок;
Организация и проведение телефонных и видеоконференций, совещаний в рамках холдинга;
Ведение деловой переписки;
Подготовка и анализ отчетных документов;
Поиск, обработка и анализ информации, необходимой для принятия решения руководителем.

Требования:

Высшее образование;
Владение английским языком на уровне Advanced, владение вторым иностранным языком приветствуется;
Умение работать с большими потоками информации в условиях многозадачности;
Умение быстро ориентироваться в стрессовых ситуациях;
Грамотная и быстрая речь, аккуратность, пунктуальность, вежливость, отличные организаторские навыки;
Знание этикета.

Условия: ЗП: от 75 000 до 90 000 руб. (квартальные премии и премия по итогам года, з/п индексируется ежегодно)

Место работы: м. ул. 1905 года.
Сменный график работы 2/2, 3/2, 4/2 и т.п.: утро/вечер (1 смена 8.00 - 17.00, 2 смена 17.00 - 02.00); выходные – плавающие; командная работа (2-3 чел. в смене);
В вечернее время предоставляется служебный транспорт до дома;
Социальный пакет (медицинская страховка, питание, ежеквартальные и ежегодные премии).

БИЗНЕС-АССИСТЕНТ владельца бизнеса

Функционал:

Ведение календаря,
- тревел-поддержка,
- составление презентаций,
- ведение финансовых дел (налоговые, отчеты),
- поддержка семьи настоящей и прошлых (дети, водители, авто, поездки),
- бизнес-задачи по разным направлениям бизнеса,
- в подчинении 2 секретаря, водитель и курьеры.

Требования:
- способность к заботе,
- автономное мышление,
- умение экономить там, где это возможно, уметь считать деньги,
- проактивность,
- интерес и любовь к своей работе,
- уметь делать "как для себя",
- грамотность, умение грамотно писать письма,
- активность,
- умение создавать позитивную атмосферу,
- английский upper intermediate (бронирования, письма, встречи гостей, телефон).

График работы с 10 до 18. Задержки редко. На связи быть 24/7.
Офис: м. Курская (Земляной вал, 9).
ЗП от 130 тысяч рублей.

Административный директор/Менеджер проекта в международную компанию

В российское подразделение международной организации, занимающуюся обучающими программами и мероприятиями для владельцев крупного бизнеса требуется Административный директор/Менеджер проекта.

Обязанности:

Коммуникации с членами исполнительного комитета организации;

Принятие членов в сообщество (заключение контрактов),

Финансовая отчетность,

Коммуникации со штаб-квартирами Компании по всему миру (Америка, Европа, Азия, Китай, более 10000 человек),

Реализация мероприятий VIP уровня: организация трэвел-поддержки гостей, размещение, программа экскурсий

Требования:

Английский Fluent,

Самостоятельность в принятии решений,

Самоорганизованность,

Умение работать в режиме многозадачности,

Умение общаться с людьми высокого уровня,

Клиенториентированность, воспитанность, знание этикета,

Умение распределять задачи, управлять ими.

Условия: свободный график, работа на результат. Офис – Звенигородское шоссе.

ЗП 130 тыс. рублей.

Бизнес-ассистент Президента ассоциации

Обязанности:

График/встречи,
- подготовка аналитических и информационных справок,
- подгтовка и протоколирование встреч директоров, собраний, сбор информации по итогам встреч,
- взаимодействие с системным адмиинистратором, налаживание процессов в компании,
- международная активность (отслеживание выставок, участников, списков).
- личных поручений не более 10%.

Требования:

Высшее образование,
Опыт работы от 2 лет,
Грамотность,
Вежливость,
Интеллигентность,
Умение общаться с высокопоставленными людьми (много взаимодействий с Администрацией Президента, Академией Наук),
Соблюдение этики,
Забота,
Английский Upper Intermediate.

Условия:

График работы с 9 до 18. Задержки редкие. Офис м. Кузнецкий мост.
Оформление по ТК РФ, ДМС, ежегодная премия.
ЗП до 100 000 руб гросс.

ПЕРСОНАЛЬНЫЙ АССИСТЕНТ руководителя.

Руководителю компании, занимающейся информационной безопасностью, требуется персональный ассистент.

Обязанности:

• планирование календаря,
• организация встреч, совещаний,
• прием и перенаправление звонков,
• деловая переписка на русском и английских языках,
• организация поездок, паспортно-визовая поддержка,
• организация приема посетителей, заказ пропусков,
• контроль и организация работы административно-хозяйственных служб,
• выполнение личных поручений,
• ведение протокола собраний,
• работа с почтовым ящиком руководителя,
• организация поздравлений партнеров, ведение базы данных контактов и Дней рождений,
• организация участия в мероприятиях,
• организация подписания документов,
• контроль за исполнением поручений и соблюдением сроков
• информационно-справочная поддержка руководителя

Требования:

• опыт работы персональным ассистентом от 2-х лет,
• высшее образование,
• знание английского языка (устное и письменное тестирование),
• ответственность, стрессоустойчивость, многозадачность,
• умение принимать решения, быстро действовать,
• желание и способность к обучению,
• готовность к ненормированному рабочему дню,
• знание основ делопроизводства,
• знание делового этикета,
• умение работать в команде,
• нацеленность на результат.

Условия:

• График работы 5/2 (сменный 9-18, 11-20), выполнение поручений на выходных.
• Работа в команде с референтом.
• Офис в р-не метро Дубровка/Пролетарская.
• ДМС, корпоративные занятия спортом.
• Свежая выпечка по пятницам.
• Работа в динамично развивающейся компании, одной из лидеров рынка.
• Молодой и интересный коллектив.
• Непосредственное подчинение Генеральному директору.
• Заработная плата обсуждается с успешным кандидатом от 90 тыс.руб.

Примечания:

• Проверка службы безопасности, полиграф, испытательный срок три месяца.

Личный помощник руководителя в крупный российский инвестиционный банк

Обязанности:

Работа с личными поручениями руководителя и его семьи,

Организация полной трэвел-поддержки,

Life-style задачи,

Быть на связи 24/7 .

Требования:

Соблюдение полной конфиденциальности,

Подтвержденный, богатый опыт работы с life-style задачами,

Опыт работы с руководителями высокого уровня,

Английский язык свободный,

Способность к эффективному планированию.

Условия:

Офис в Москва-сити,

Режим работы с 9 до 19:30,

ЗП - 150 тыс. руб (гросс), ДМС, корпоративные скидки для членов семьи.

В группу компаний, занимающихся строительством торгово-развлекательных центров, требуется:

Секретарь акционера группы компаний:

Обязанности:

Работа в приемной руководителя: прием звонков, встреча гостей,

Деловая переписка,

График встреч, календарь руководителя,

Трэвел-поддержка в большом объеме: руководителя и его семьи,

Требования:

Свободный английский,

Опрятный внешний вид, приветливость,

Грамотная речь,

Знание делового этикета.

Условия: график работы 9:30 - 18:30, редкие задержки, быть на связи 24/7.

Офис м.Лубянка. ЗП 40-60 тыс.руб, возможность карьерного роста в крупной компании.

Личный помощник партнера компании

Обязанности:

Ведение календаря руководителя, эффективное планирование встреч,

Встреча гостей,

Организация переговоров и совещаний,

Работа с договорами,

Трэвел-поддержка,

Личные поручения.

Требования:

Умение применять навыки тайм-менеджмента в работе,

Желателен опыт работы в госструктурах или банках,

Знание Excel на хорошем уровне: сводные таблицы, отчеты,

Английский язык intermediate,

Опыт работы с договорной документацией.

Условия: график работы с 9:30-18:30, есть задержки.

Офис на Лубянке. ЗП до 90 тыс руб.

ПЕРСОНАЛЬНЫЙ АССИСТЕНТ руководителя группы компаний

В новую компанию руководителя требуется персональный ассистент.

ФУНКЦИОНАЛ:
- ведение календаря;
- документооборот;
- взаимодействие с приемными высокого уровня;
- проверка документов перед подписанием (сверка данных);
- управление водителями;
- ведение финансов руководителя;
- личные поручения (не более 10% времени).

ТРЕБОВАНИЯ:
- проактивность,
- трудолюбие, желание добиваться бОльшего;
- любовь к своей профессии;
- грамотность;
- внимательность;
- способность разобраться в градостроительном законодательстве;
- опыт в проведении собеседований;
- английский язык базовый.

Руководитель рассматривает возможность роста до Управляющего новым офисом в течение года. Проверка службой безопасности.

Оформление по ТК РФ.

Офис: метро Лубянка, график с 9 до 18, до 80 тысяч рублей.

Персональный ассистент акционера международной компании

Обязанности:

Контроль исполнения поручений,

Деловая переписка,

Трэвел-поддержка,

Личные поручения.

Требования:

Опыт работы личным помощником, PA,

Быть на связи 24/7,

Английский intermediate,

Грамотность,

Проактивность, быстрый ум,

Знание самых удобных и полезных моб.приложений для PA.

Условия: с 9-10 до 18-19, офис м.1905г.,

ЗП 110 тыс.руб. net.

КООРДИНАТОР ОТДЕЛА МАРКЕТИНГА в федеральную сеть розничной торговли.

Функционал :

• контакт и координация работы руководителей товарных направлений,
• взаимодействие с дизайнерами, утверждение фотографий на карточки товаров и акции,
• отчетность по проданным категориям, по акциям, мероприятиям,
• анализ продаж.

Требования :

• опыт работы в сфере маркетинга, пиара, бренд-менеджмента,
• творческий подход к делу,
• умение вежливо требовать и координировать,
• активность,
• опыт подготовки отчетов,
• самостоятельность,
• коммуникабельность,
• стрессоустойчивость.

Условия :

• офис м.Красные ворота. ЗП: 70 000-90 000 руб. Испытательный срок. Оформление по ТК.

ВАКАНСИЯ В САНКТ-ПЕТЕРБУРГЕ! ЛИЧНЫЙ ПОМОЩНИК руководителя (IT-сфера, внедрение SAP).

Обязанности:

Ведение календаря руководителя: встречи, совещания, напоминания,
- работа с электронной почтой руководителя (после прохождения исп.срока): мониторинг, информирование, подготовка ответов на входящие сообщения,
- ведения списка дня рождений, выбор и покупка подарков,
- организация командировок: подбор отелей, покупка билетов,
- контроль работы водителя,
- авансовые отчеты, отчеты по административно-хозяйственной части,
- взаимодействие с государственными структурами (ФМС: продление вида на жительство для руководства, информирование),
- организация и протоколирование совещаний,
- удаленная поддержка руководителя во время командировок: поиск информации, организация передачи ему необходимых материалов, организация логистики в поездках,
- личные поручения, семейные (трэвел, заказ товаров в интернете).

Требования:
- свободное владение основным офисным пакетом программ: Word, Excel, Outlook,
- знание английского (подготовка писем, ответы по эл.почте),
- проактивность, способность думать наперед,
- "быть на подхвате".

Условия:
ЗП - от 90 тр., Офис: Санкт-Петербург, м. Василевский остров.

ПЕРСОНАЛЬНЫЙ АССИСТЕНТ в инвестиционный фонд.

Обязанности:

Ежедневная поддержка :

• Поиск (в т.ч. оперативный) необходимой информации в интернете
• Планирование встреч, мероприятий, обедов и маршрутов поездок
• Планирование международных поездок, подбор авиабилетов, отелей и т.д.
• Ведение списка дел и календаря, напоминание о предстоящих встречах
• Оказание помощи в приобретении различных товаров/услуг. Организация консультаций, поиск наилучших условий, организация доставки либо приобретение товаров лично.

Корпоративная часть :

• Учет всей необходимой информации по компаниям (дата создания, имеющиеся документы, дата необходимого продления компаний, даты представления доверенностей в банки и т.д.)
• Хранение всех документов на компании в отсканированном виде
• Поддержание документации в актуальном состоянии
• Решение всех вопросов связанных с обеспечением деятельности компаний - организация аудита, взаимодействие с регистрирующими фирмами и лицами, взаимодействие с банками в организационной части. Взаимодействие с госструктурами и другими компаниями
• Организация и участие в сделках компаний – поиск и взаимодействие с нотариусами, переводчиками, администраторами и пр.

Личные поручения :

• Содействие в решении всех вопросов, связанных с имеющимися активами (оплата ежемесячных счетов, решение вопросов с ЖКХ, ДЭЗами)
• Сдача квартир в аренду и решение всех соответствующих вопросов (подбор риелтора, заключение договоров, решение вопросов арендаторов, связанных с квартирой)
• Контроль, учет и оплата налогов на недвижимость с помощью moedelo.org
• Организация страхования (ОСАГО, КАСКО) имеющихся автомобилей
• Организация своевременного прохождения ТО, получения ТО по имеющимся автомобилям (взаимодействие с водителем или другим персоналом)
• Ведение учета по договорам купли-продажи, учет и оплата транспортного налога по имеющимся автомобилям, оформление необходимых доверенностей водителям автомобилей
• Организация медицинского страхования, выбор поликлиник, назначение встреч с врачами
• Организация ежегодной диспансеризации
• Организация покупок одежды - отслеживание распродаж, организация выездов за рубеж

Требования : опыт работы не менее 2х лет личным помощником, персональным ассистентом, английский - базовый уровень, внимательность к деталям, собранность, организованность, педантичность, грамотная письменная и устная речь (большой объем деловой переписки), умение расставлять приоритеты в задачах.

Условия : График работы с 12 до 21 или с 13 до 22, офис м. Молодежная. ЗП по результатам собеседования - до 80 тыс.руб.

ПЕРСОНАЛЬНЫЙ АССИСТЕНТ партнера в международной консалтинговой компании.

Для партнера в международной консалтинговой компании (входит в пятерку крупнейших компаний executive search мира) требуется персональный ассистент:

Обязанности :

• Организация бизнес-процесса,
• Полная административная поддержка руководителя: календарь, поездки, интервью, корреспонденция, счета для клиентов,
• Логистика: не просто назначить встречу, но и продумать какой транспорт, маршрут, время и место парковки,
• Выполнение поручений от коллег по проектной работе, например, организовать встречу,
• Администрирование офиса, закупка воды, канцтоваров и проч.

Требования :

• Высокий уровень самоорганизованности и самостоятельности,
• Амбициозность на сверхуспешность,
• Английский fluent, вся документация на английском языке,
• Понимание высоких стандартов работы компании.

Условия :

• офис м. Арбатская,
• режим работы с 9:00 до 18:00,
• годовой бонус,
• карьерный рост до бизнес-аналитика,
• ЗП – 110 тыс. руб

БИЗНЕС-АССИСТЕНТ генерального директора группы компаний.

Обязанности:
- составление графика встреч,
- ведение списка задач по проектам, контроль исполнения поручений, контроль за сроками,
- деловая переписка, в том числе с гос.учреждениями уровня министерства, администрации Президента,
- взаимодействие с иностранными партнерами,
- протоколирование встреч (иногда на англ.языке),
- трэвел-поддержка,
- личные поручения (минимальны, иногда билеты),
- в подчинении секретариат.

Требования:
- свободный английский,
- грамотность,
- умение работать с конфиденциальной/секретной информацией (оформление допуска к гос.тайне),
- умение вникнуть в специфику работы компании, понять структуру и процессы,
- активность, быстрый ум,
- опыт работы с Google Docs, CRM-системами.

Условия:
График работы плавающий – с 8 или с 11 утра.
Редко – задержки (5-6 дней в месяц).
График до 18-19 часов.
ЗП от 130 тыс.руб.
Через 2 месяца переезд в офис м.Каширская
Сейчас офис на Шоссе Энтузиастов

БИЗНЕС-АССИСТЕНТ РУКОВОДИТЕЛЯ В КРУПНЫЙ БАНК.

Обязанности : календарь, встречи, контроль поручений, подготовка презентаций, подготовка мероприятий, взаимодействие с PR-службой банка, редкие личные поручения.

Требования : в/о, опыт работы личным помощником от 2 лет, английский intermediate. Для руководителя важна проактивность, интерес к теме PR-продвижения, кругозор в IT-технологиях и в теме big data, в частности, инициативность.

Условия : график с 10 до 19, м. Павелецкая, ЗП по итогам собеседования.

ЛИЧНЫЙ ПОМОЩНИК АКЦИОНЕРА ДЕВЕЛОПЕРСКОЙ КОМПАНИИ.

Обязанности: ведение календаря, прием посетителей, контроль поручений, протоколирование встреч, личные поручения, взаимодействие со всеми офисами компании, минимальные функции офис-менеджера (заказ воды, канцелярии).

Требования: опыт работы ассистентом не менее 3 лет, английский (звонки, переписка), желателен опыт в девелоперских компаниях, опрятный внешний вид. Руководитель очень ценит культуру поведения, речи, субординацию, чувство такта. От помощника ждет умение создать баланс между приятной атмосферой в офисе и умеренной жесткости к сотрудникам.

Условия: график с 9:30 до 19:00, м. Маяковская, ЗП до 100 т.рублей.

ВАКАНСИЯ ЛИЧНЫЙ ПОМОЩНИК генерального директора

Генеральному директору крупного интернет-магазина дизайнерской мебели требуется личный помощник.

Требования: высшее образование (приоритет ВШЭ, Плехановская академия), опыт работы секретарем/личным помощником от 1 года, английский разговорный (intermediate), умение работать в программах Excel, PowerPoint, грамотный устный и письменный русский язык, умение писать тексты и формулировать мысли, стремление развиваться в сфере интернет-маркетинга, понимание базовых вещей в данной области, желателен опыт работы в крупном интернет-проекте, опыт в smm как плюс, ответственный, сообразительный, с чувством вкуса.

Обязанности: административная и организационная поддержка руководителя, планирование и координация встреч руководителя, подготовка презентаций в PowerPoint, сбор, анализ информации, подготовка отчетов в Excel, личные поручения, трэвел-поддержка.

Условия: график с 10 до 19, быть на связи в выходные дни, офис м.Парк Победы, оформление по ТК РФ «белое», ЗП до 50 000 net, карьерный рост в сфере интернет-маркетинга или smm, руководитель – женщина.

ЛИЧНЫЙ ПОМОЩНИК ВЛАДЕЛЬЦА БИЗНЕСА (GR, PR).

Требования:
- опыт работы в органах государственной власти,
- навыки грамотного составления официальных писем,
- способность разобраться в конкурсной документации (тендеры на проведение выставок и конференций),
- опыт работы помощником не ниже помощника руководителя департамента,
- умение вести делопроизводство,
- английский язык базовый,
- любовь к своей профессии.

Обязанности:
- прием звонков,
- подготовка конкурсной документации,
- взаимодействие с органами гос.власти,
- личные поручения (билеты, визы),
- быть на связи для руководителя 24/7, выделенный офисный номер и ноутбук тоже всегда с помощником,
- нахождение в офисе по необходимости.

Условия:
5/2, свободный график, удаленно на связи 24/7.
Возможности карьерного роста.
Оформление по ТК РФ. Испытательный срок 1 месяц.
ЗП - от 80 тыс.руб. Офис - м. Цветной бульвар.

ВАКАНСИЯ Персональный ассистент технического директора

Техническому директору одной из крупнейших e-commerce компаний требуется персональный ассистент:

Требования:
- огонь в глазах!
- превосходный разговорный и письменный английский,
- ментальность перфекциониста,
- немыслимо высокий уровень самоорганизованности,
- беспредельная адекватность,
- молниеносная реакция на сообщения Whatsapp в 6 утра,
- адекватная проактивность,
- исполнительность 80-го левела,
- опыт работы у руководителей высшего звена.

Желательно:

Иметь опыт работы в международных компаниях, у экспатов или за границей,
- уметь находить билеты на полностью забитые рейсы за 2 часа до вылета (а можно еще и бизнесом, и еще за мили),
- уметь отличать Aeroflot Platinum от Qatar Burgundy, коньяк от арманьяка и Hyatt от Holiday Inn.

Задачи:
- планирование встреч,
- организация поездок (отели, визы, перелеты),
- работа над презентациями и финансовыми отчетами,
- личные поручения в режиме 24/7/365
- деловая переписка

Условия:
ЗП от 100 тыс.руб.
Оформление по ТК РФ.
ДМС.

ВАКАНСИЯ ЛИЧНЫЙ ПОМОЩНИК с функциями team-assistant

Основателю компании в сфере IT требуется личный помощник.

Требования:

Высшее образование,
- свободное владение английским,
- опыт работы PA или личным помощником,
- системность мышления,
- позитивный настрой,
- знание и работа в приложениях Trello, Wonderlist, Evernote, Google Docs.

Обязанности: 70% задач – поручения руководителя, 30% - поручения команды.

Личные поручения: организация поездок, составление оптимальных маршрутов, бронирование ресторанов для встреч и мероприятий, бытовые вопросы,
- календарь руководителя: планирование встреч, организация рабочего времени,
- переводы, поиск и анализ информации,
- взаимодействие с бухгалтерий, отслеживание оплаты счетов,
- обязательно быть на связи с 18.00 до 00.00

Условия:

Оформление официального контракта,
- удаленная работа, но при желании можно работать из офиса «Яндекс».
- ЗП по результатам собеседования.

ВАКАНСИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫЙ АССИСТЕНТ В НОВОЕ ШОУ.

Руководителю нового старт-апа требуется персональный ассистент:

Требования:
- опыт работы ассистентом от года,
- английский Intermediate (переписка, звонки)
- приоритет кандидатам с опытом в маркетинге и PR,
- желательно наличие авто,
- нацеленность на результат,
- многофункциональность,
- уметь работать в режиме многозадачности.

Задачи ассистента:
- главное: избавить руководителя от рутинных задач, быстро вникнуть в суть всех бизнес-процессов,
- ведение календаря руководителя,
- деловая переписка,
- участие в переговорах, подготовка материалов ко встречам,
- отслеживание поручений, контроль исполнения.

Условия:
ЗП по результатам собеседования.
Оформление: на испытательный срок - договор (в условиях прописан KPI), затем оформление в штат компании по ТК РФ.
Офис м. Багратионовская.

ВАКАНСИЯ СЕКРЕТАРЬ в федеральную розничную сеть магазинов.

Обязанности:
Team-assistant: административная поддержка 2-х руководителей: собственника компании (проживает за границей) и HR-директора.
График встреч, контроль поручений, сбор, анализ, обработка информации.
Работа в направлении HR: подбор кандидатов по вакансиям, отслеживание мероприятий в сфере HR и регистрация для участия в них руководителя.

Требования:
позитивный настрой, желание помогать, английский intermediate, опыт работы помощником от 3-х лет, желательно в ритейле, приветствуется опыт в HR, аналитические способности и хорошая память. Оконченное высшее образование.

Условия:
Офис м. Красные ворота, с 10 до 19, ЗП от 80 тыс.руб. Есть перспективы роста в компании.

ВАКАНСИЯ СЕКРЕТАРЬ офиса

В управляющую компанию требуется секретарь с возможностью роста до личного помощника.

Требования: успешный опыт работы секретарем/личным помощником, знание английского языка является преимуществом, грамотность, пунктуальность.

Обязанности:
- team-assistant (3 руководителя и 5 сотрудников),
- полная административная и организационная поддержка руководителя,
- планирование рабочего дня руководителя и графика встреч,
- приём телефонных звонков,
- приём гостей,
- делопроизводство, деловая переписка,
- личные поручения (заказ билетов, подарков и т.п.),
- функции офис-менеджера.

Условия:
График с 10 до 19. м. Сухаревская.
ЗП от 50 тыс.руб.
Для кандидатов со знанием английского языка есть возможность роста до личного помощника акционера.

ПЕРСОНАЛЬНЫЙ АССИСТЕНТ руководителя департамента в компанию с госучастием.

Обязанности: деловая переписка, организация встреч и переговоров, прием гостей, календарь/почта руководителя, уверенное знание делопроизводства и организации документооборота, трэвел-поддержка, личные поручения.

Требования:
английский intermediate, высшее образование, желателен опыт работы ассистентом в гос.структурах от 1 года, опыт протоколирования совещаний, грамотность.

Условия:
Офис м. Цветной бульвар, с 9.30 до 18.30, ЗП от 50 тыс.руб.

БИЗНЕС-АССИСТЕНТ партнера консалтинговой компании.

Обязанности: полная административная поддержка руководителя: переписка/календарь/почта, организация совещаний, ведение протоколов, сбор и обработка информации по запросу руководителя, отчеты, подготовка презентаций. Взаимодействие с руководителями отделов по подготовке встреч, передаче и контролю выполнения поручений, своевременному информированию.Быть на связи 24/7, личные поручения, трэвел-поддержка руководителя и семьи.

Требования: опыт работы PA или бизнес-ассистентом от 5 лет, свободное владение английским, высшее образование.
Базовая юридическая и финансовая грамотность.

Условия:
Офис в Москва-Сити, график ненормированный. ЗП от 140 тыс.руб.

I. Общие положения .

Настоящая должностная инструкция определяет права, обязанности и ответственность личного помощника руководства, именуемое в дальнейшем «Общество».

	Название должности	Личный помощник руководителей
	Квалификационные требования	Образование и профессиональный опыт: высшее (незаконченное высшее) образование; опыт работы на аналогичной позиции от 1 года; свободное владение английским языком (устный и письменный). Необходимые знания и навыки: знание делового этикета, правил делового общения, ведения телефонных переговоров; знание ПК (MS Office) и офисной оргтехники; умение вести деловую переписку на русском и английском языках; владение правильной речью и письмом; соответствующий профессиональный имидж; презентабельная внешность; дипломатичность, умение проявлять осторожность и осмотрительность в конфиденциальных вопросах; умение находить взаимопонимание с руководством, коллегами, клиентами; стрессоустойчивость, доброжелательность; знание правил внутреннего трудового распорядка Общества.
	Непосредственная подчиненность
	Наличие и состав подчиненных
	Порядок замещения	секретарь-референт

II. Права

Личный помощник имеет право:

1. Представлять Общество в отношениях с другими организациями, представлять интересы Общества в сторонних организациях при организации встреч и телефонных соединениях руководства.

2. Запрашивать и получать необходимые материалы, документы, информацию от сотрудников других подразделений для выполнения распоряжения руководства Общества и непосредственного руководителя.

3. В пределах своих должностных обязанностей подписывать и визировать документы, а именно: сопроводительные письма для исходящих факсов, заявок; заявки на разовые пропуска для прохода в административное здание.

4. Самостоятельно вести переписку / переговоры с внешними организациями по вопросам, связанным с разрешением текущих вопросов, не требующих решения вышестоящего руководства и согласия других сотрудников, а именно уточняющего характера - для разрешения текущих вопросов, связанных с рабочим графиком руководства или выполнением распоряжений, не накладывающие никаких обязательств.

IV. Ответственность

Личный помощник руководства несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Общество Работник

________________/____________/

Руководитель Департамента по работе с персоналом

___________________/_________/

Руководитель аппарата руководства

___________________/_________/

Информация с сайта Деловой сети RB.RU

О пыт работы в административных должностях у меня более 14 лет. За период своего профессионального становления я освоила основные административные позиции: секретарь-референт, секретарь-переводчик, персональный ассистент, личный помощник, начальник административно-хозяйственного отдела, начальник службы административной поддержки (с курированием первой приемной, группы документооборота и автопарка). В небольших организациях, как правило, это традиционный «набор» ­функций службы ­организационного развития или административной ­поддержки.

Несмотря на столь обширный спектр административных должностей, 90% своей основной занятости я, по сути, провела на должности PA (PA - personal assistant, персональный ассистент). Более того, хочу отметить, что как раз таки «почва PA» взрастила во мне способности к прочим ­аффилированным административным позициям.

Поэтому свои советы о том, как стать успешной в этой профессии, буду давать со знанием дела.

Зачем все это?

Для начала давайте разберемся, зачем стоит идти на позицию персонального ассистента.

Вы должны понимать, что идете служить другому человеку (во всех благородных смыслах этого замечательного слова). Относитесь к этому как к аскезе, если хотите. То есть в рабочее время Его интересы будут превыше ваших - вы станете Его тенью, а само рабочее время будет стремиться стать ненормированным.

Ради чего стоит идти на такие жертвы? Одним из несомненных преимуществ работы даже со «злым гением» является колодец знаний, из которого вам великодушно будет позволено черпать мысли, опыт и таланты Его Руководящего величества (сонастраиваясь с ним, вы сможете все это перенимать в той степени, в какой хватит ваших собственных дарований). Это как раз та мотивация, которая, как сейчас я понимаю, подсознательно управляла и мной. Опыт работы в многозадачном ритме, вечном аврале и цейтноте, решение подчас невыполнимых задач, поиск ответов на самые каверзные вопросы - это тренировка всех ваших профессиональных граней, которая через некоторое время поможет ­завоевать ­лавры лидера в профессиональной Олимпиаде.

Какие вопросы вы должны задать работодателю в первые дни работы?

Все мы, так или иначе, хотя бы один раз в жизни проходили собеседование при приеме на работу. По этому поводу написано немало книг, в коих авторы рекомендуют использовать те или иные психологические приемы, учат читать язык жестов собеседника, грамотно презентовать себя, держать «марку» и т.д. Думаю, при желании все эти премудрости можно изучить. На этом мы останавливаться не будем. Предположим, вы прошли конкурсный отбор, уладили финансовую сторону вопроса, получили обещанный социальный пакет и уже завтра в накрахмаленной блузе вас ожидают в Компании Вашей Мечты в должности персонального ассистента (либо в иной должности с функциями личного помощника руководителя).

И теперь ваша очередь задавать работодателю вопросы, от ответов на которые зависит ваша обоюдная рабочая жизнь. Увы, о необходимости задавать вопросы на собеседовании и в первые дни работы ничего не пишут в вышеупомянутых брошюрах, буклетах, рекомендациях для соискателей. Именно поэтому я и предложу вашему вниманию ­некоторые из них.

Сразу оговорюсь, данные советы обобщены и носят исключительно рекомендательный характер. В связи с этим и применяться они должны в контексте конкретной профессии и конкретной должности - порой часть этих вопросов вашему будущему шефу вовсе бессмысленно задавать, ибо выполнение данных поручений просто не входит в ваши ­должностные обязанности.

Итак, при приеме на работу я бы предложила вам задать работодателю следующие блоки вопросов:

1. Тайм-менеджмент.

1.1. С какого времени руководитель планирует начинать свой рабочий день и рабочие встречи?

1.2. Есть ли константные рабочие встречи (например, с руководителями структурных подразделений), о которых вам необходимо знать и ­оповещать участников?

1.3. В какое время у руководителя обед, оно фиксировано, носит плавающий характер и может быть использовано для деловых переговоров?

1.4. Какое время дня лучше отводить на встречи по личным вопросам; в какое время руководитель занят и его лучше не беспокоить; до какого времени руководитель, как правило, назначает встречи?

1.5. Есть ли у руководителя постоянные личные задачи и встречи, о которых вам необходимо знать, чтобы контролировать регламент тайм-менеджмента: занятия спортом; необходимость забирать детей из садика / школы; руководитель живет за городом, и ему необходимо выезжать до определенного времени, дабы не провести в пробке весь вечер и т.д.

1.6. Для удобства планирования рабочего дня руководителя предлагаю использовать график еженедельных встреч. Естественно, данная таблица также носит рекомендательный характер и может быть изменена. В такой бланк можно заранее вписать плановые еженедельные встречи, выделив их цветом. А в график конкретной недели вам останется добавить только разовые встречи, т.е. переменную информацию. См. Пример 1.

2. Рабочие моменты.

2.1. Входит ли в ваши обязанности исполнение / контроль исполнения каких-либо постоянных отчетов, дайджестов, подборки материалов?

Например: ежедневно к 11 часам вам необходимо подготовить дайджест основных бизнес-СМИ; распечатать курсы валют на текущий день; ежедневно контролировать исполнение бюджета совместно с ­финансовым директором и т.д.

2.2. В каких производственных совещаниях руководитель планирует использовать ваши филологические навыки переводчика. Данное понимание необходимо вам для того, чтобы заранее ликвидировать слабые места в вашем лексическом запасе по той или иной специфике.

Спустя некоторое время вы сами уже будете знать / понимать / интуитивно чувствовать, каких сотрудников руководитель может принять в данное время, а каких имеет смысл перенести на другой день.

Бывают посетители «поглотители времени» - это те люди, чаще всего в почтенном возрасте, чей профессионализм и многолетний стаж не позволяют руководителю прервать порой пустые и не относящиеся к работе монологи данных кадров. Так вот, функцию дипломата в данном случае необходимо взять на себя именно вам. Можете тактично заметить, что у руководителя запланирована следующая встреча, и в распоряжении ­господина N., увы, всего 20 минут. Как правило, такие ограничения работают.

2.4. Выясните, каким видам транспорта в командировках руководитель отдает предпочтение. На моей практике был шеф, который не летал самолетами в принципе; в этой связи всю логистику передвижений ­приходилось выстраивать, используя любые другие доступные средства.

Уточните предпочитаемый уровень классности средств передвижения: поезд - СВ (выкупается ли купе целиком, мужское ли, женское ли или вагон бизнес-сидячий и т.д.); самолет - бизнес или эконом (возможны варианты: при перелетах за границу в целях экономии вполне можно ограничиться эконом-классом, поскольку уровень самолетов и сервиса на борту достаточно высокий; а по стране имеет смысл брать исключительно бизнес-класс); автомобиль (машины представительского класса, минивэны, необходимость эскорта и т.д.)

2.5. Обсудите с вашим руководителем, какие посетители и телефонные звонки от каких людей могут носить исключительный характер и ­требуют его незамедлительного оповещения.

В моей практике был начальник, который, несмотря на важность любого мероприятия или совещания, всегда брал трубку и прерывал встречу, если звонила дочь. Об этих нюансах вы непременно должны знать, чтобы не попасть в щекотливую ситуацию. К таким «внеочередным персонам» могут относиться жены, дети, охранники, дамы сердца, стратегические партнеры и т.д.

2.6. Желательно выяснить продолжительность вашего рабочего дня.

Я имею в виду не его формальное определение в Правилах внутреннего трудового распорядка или вашем трудовом договоре, а реальную необходимость задерживаться и приходить раньше. В идеале, вы должны «приучить» руководителя к тому, что в 18.00 вы можете задать ему вопрос: «Господин N., моя помощь Вам еще понадобится сегодня?» Тем самым вы выработаете у руководителя понимание, что вы - человек, у которого в 18.00 заканчивается оплачиваемый рабочий день, но, в исключительном случае для любимого босса, вы готовы ассистировать ему столько, сколько нужно. Если умышленно не разделять время работы и время отдыха, поверьте, вы будете «просиживать» на работе до заката без особой ­необходимости. Данная истина проверена личным многолетним опытом.

В вашем трудовом договоре может быть указан ненормированный рабочий день, за который, кстати, по Трудовому кодексу РФ вам ежегодно полагаются дополнительные оплачиваемые дни отпуска (не менее 3-х) к обычным 28 дням (ст. 119). При этом обратите внимание, как ст. 101 определяет понятие ненормированного рабочего дня - это «особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами ­установленной для них продолжительности рабочего времени».

3. Личная жизнь руководителя.

Вопросы данного блока разумнее всего задавать не в первый день работы, а по мере проявления доверия руководителя к вашей персоне. Некоторые ответы вы обнаружите самостоятельно, на некоторые ­необходимо будет все же получить четкие ответы из уст босса.

3.1. Для организации туристических поездок вашего руководителя и членов его семьи вам обязательно понадобятся копии паспортов, свидетельства о рождении детей, фотографии, справки о размере заработной платы, возможно, для посещения экзотических стран - справки о состоянии здоровья.

Моя практика показала, что планирование отпусков для первых лиц и членов их семей чаще всего носит авральный характер - то есть времени на подготовку, бронирование апартаментов, получение виз и т.д. всегда в обрез. В этой связи настоятельно рекомендую обзавестись вышеуказанными документами по возможности заранее, чтобы на случай физического отсутствия отъезжающего в критический момент не лишиться поездки (например, руководитель в командировке, его супруга на массаже, а вам в течение 20 минут нужно выкупить последние 2 билета на Галапагосские острова). Поверьте, в случае провала операции «Отпуск» вряд ли кто-нибудь будет ­интересоваться причиной отсутствия у вас оперативных документов…

Поэтому возьмите инициативу в свои руки и по возможности заранее продумайте необходимые пакеты документов. Я, например, всегда имею наготове пачку заявлений во всевозможные консульства и посольства, заверенные руководителем, и комплект разнокалиберных фотографий на разных фонах, различного формата.

Все те же самые документы, естественно, необходимо иметь «про запас» и на всех членов Его Императорской Семьи.

3.2. Вам необходимо осведомиться у Руководителя о необходимости оплаты его рабочего / личного / жены / детей / папы / мамы мобильных телефонов.

Иногда бесконтрольность данного, на первый взгляд, элементарного вопроса может привести к стихийному бедствию. На моей практике, увы, был такой случай: бухгалтерия не оплатила, я не проконтролировала, итог - шеф на необитаемом острове без телефона и интернета, зато с огромным словарным запасом, который он с удовольствием продемонстрировал мне через 2 дня после подключения… Держите руку на пульсе. Особенно, если руководитель собирается долго находиться в зоне роуминга.

Я бы рекомендовала подготовить соответствующую доверенность, позволяющую вам проверять балансы руководителя и всех членов его семьи, и отправить данный документ операторам телефонной связи, чтобы ежедневно или еженедельно контролировать телефонные траты.

3.3. Как правило, первые лица и члены их семей используют в своем финансовом арсенале несметное количество пластиковых карт оплаты. По некоторым руководитель оплачивает покупки в Интернете, другие использует для оплаты представительских расходов, третьи - активирует только при заграничных поездках и т.д. В этой связи вам необходимо четкое понимание - какие карты в каких целях используются; в какой валюте; сроки действия карт; возможность их использования и точки представленности за границей. При необходимости можно задать вопрос о возможности пополнения вами карточки и возможности снятия наличных денег (поверьте, на практике бывают и такие случаи). В этой связи опять же потребуется доверенность на совершение определенных банковских операций.

Для удобства использования рекомендую создать сводный файл, в котором классифицировать карточки по видам (Visa, Master и т.д.), срокам действия, валютам покрытия (евро, доллары, рубли), принадлежности (личная карта руководителя, карта жены, детей и т.д.). Полагаю, такая система ­позволит оперативно ориентироваться в вопросах безналичных оплат шефа.

3.4 Для обобщения и систематизации огромного количества информации о руководителе, его визах, загранпаспортах, сроках страховок автомобиля, дома, дачи и т.д., предложите ему совместно с вами составить простую табличку, так называемый чек-лист, благодаря ежедневному просмотру которого, вы сможете избежать просроченных виз, неоплаченных страховок, забытых регулярных оплат и т.д. Более того, подобное предложение должно вызвать у руководителя позитивное отношение к вашей профессиональной смекалке и системному подходу к профессии.

3.5. В самом начале своей карьеры у руководителя N обязательно уточните у него дни рождения, памятные даты, даты дней создания организаций и т.д., которые вы должны держать на контроле. В данном случае вы - не просто «напоминалка» в телефоне, а настоящая творческая личность. По моему опыту, необходимо минимум за 3 недели напомнить руководителю о предстоящем событии и самостоятельно предложить минимум 3-4 варианта подарка. В решении этой задачи основным критерием успешной реализации является ваша фантазия и финансовые возможности работодателя.

3.6. Нелишним будет узнать у руководителя о его личных пристрастиях и хобби. Возможно, ему будет приятно, если вы будете владеть информацией о последних театральных новинках, предусмотрительно зарезервируете 2 билета в Teatro alla Scala или будете держать его в курсе последних разработок Honda. Как говорил один мой руководитель-эстет: «Я могу простить подчиненным любые рабочие ошибки и опусы, но никогда не прощу профессиональной безынициативности и общей неосведомленности в рамках рабочей области!». В общем, будьте инициативны и осведомлены! Ваш руководитель - это ваша рабочая область.

Естественно, что каждый из этих блоков можно дополнять, увеличивать или уменьшать количество вопросов, исходя из специфики конкретной позиции. Я еще раз повторюсь, что данные тезисы - вовсе не постулаты и применяются в зависимости от рабочего места и требований руководителя. Но в любом случае, если вы проговорите на первой своей рабочей встрече хотя бы часть данных моментов, поверьте - ваш руководитель будет приятно удивлен вашим целостным пониманием профессии персонального ассистента и внимательным отношением к его скромной персоне. Для вас же данные ответы будут способствовать ­исключительному исполнению ваших служебных заданий.

Завоевание уважения коллектива к себе и должности

Итак, будем надеяться, что большинство остроугольных подводных камней во взаимоотношениях с руководителем на начальном этапе нам удалось преодолеть. Сделаем глубокий вдох - и приступим к следующему уроку, который условно назовем «Чей я помощник?».

Должность помощника руководителя вовсе не означает, что круг вашего общения и ваших обязанностей замыкается только на исполнении поручений непосредственного руководителя. Например, секретарь-референт объединяет в себе функции ассистента еще нескольких управленцев. И каждый из них, естественным образом, считает, что вы - только его личный помощник! Особенно заметна подобная ситуация на небольших предприятиях, где нецелесообразно содержать большой штат референтов, канцелярию и отдел персонала. Поэтому все эти ­функции ­вменяются секретарю-референту.

Но что делать, когда ваш генеральный директор срочно попросил купить подарок компаньону, финансовый директор ждет ежедневный сводный отчет, и в это же время главный бухгалтер озадачил вас тиражированием баланса. За годы пребывания в профессии я определила для себя несколько основных правил, которые помогают мне успевать сделать ­несколько дел одновременно без ущерба для рабочего процесса.

Правило 1. «Золотое».

Вы - наемный работник. И ваш работодатель - это непосредственный руководитель; чаще всего - генеральный директор, управляющий партнер и т.д., реже - руководитель отдела, департамента. И именно ему вы подчиняетесь напрямую, и именно его поручения должны выполняться в первую очередь. Поэтому планировать свой рабочий график и очередность выполняемых поручений лучше с осведомления руководителя. С одной стороны, ваш руководитель будет видеть, какими должностными обязанностями вы занимаетесь, с другой - вы всегда сможете самостоятельно регулировать очередность выполняемых функций, исходя из ­приоритетности ­задачи.

Нет ничего странного в том, что вы зайдете / позвоните / отправите смс с вопросом о том, насколько срочно руководителю необходимо выполнить поручение; в условиях многозадачности и наличии минимум 2-х руководителей - это нормальный рабочий режим, в котором вы ­расставляете приоритеты.

Правило 2. «Серебряное».

Ваши коллеги и руководители - это те люди, которые вовлечены в рабочий процесс так же как и вы. И так же как вы они радеют за результат общего дела. И все их поручения вам - это такие же задачи, от качества и быстроты исполнения которых также зависит успех компании (исключения мы рассмотрим в Правиле 3). То есть если при приеме на работу ваш руководитель оговаривал с вами возможность / необходимость исполнять функции помощника еще и финансовому, коммерческому директору и т.д., то это означает, что данные сотрудники имеют полное право попросить / потребовать у вас исполнения той или иной задачи.

И, поверьте, чаще всего данных сотрудников не интересует, чем вы озадачены в данный момент. У них есть задача, и ваша прямая обязанность ее выполнить. Умение ориентироваться в рабочих процессах, понимание бизнеса компании, четкая организационная структура - ваши настоящие помощники в этом нелегком деле. Если вы работаете на производстве, то, естественно, отправить срочный факс в компанию, снабжающую ваш завод сырьем, гораздо важнее, чем сшивать дела в отделе персонала. Но еще раз хочу повториться, навык расставления приоритетов приобретается с опытом. Поэтому первое время во избежание нерациональных действий настоятельно рекомендую обращаться к Правилу 1 - ­использовать опыт и авторитет руководителя в решении тех или иных вопросов.

Естественно, не нужно впадать в крайности. Нет необходимости докладывать каждый ваш шаг и каждую исполняемую задачу руководителю. Помощник должен быть достаточно самостоятельным и организованным в своей работе. Но, я вас уверяю, если 2-3 первых месяца в работе вы периодически будете задавать вопрос об очередности исполнения той или иной задачи, вам и вашему руководителю подобный регламент действий пойдет только на пользу. А также другие ваши косвенные руководители будут четко осознавать последовательность делегируемых вам задач.

Правило 3. «Медное».

Здесь мы поговорим об исключениях, о которых было упомянуто в Правиле 2. Эти исключения составляют сотрудники-«вампиры». Подобно вампирам из фантастических рассказов они лишают вас не крови, а драгоценного рабочего времени и возможности работать в нормальном режиме с высоким КПД. Коллеги-«вампиры» часто видят в вашем лице своих собственных помощников и ассистентов; они просят размножить расписания занятий фитнес-клуба, купить билет в один конец любимой теще, ­посмотреть в Интернете недорогие лагеря для детей, принести кофе и т.д.

В этом случае вам нужно научиться давать отпор подобным натискам. Ваше оружие в данной борьбе - не чеснок и осиновый кол, а вежливость, категоричность и улыбка. Именно данные атрибуты успешно обезоруживают подобных назойливых коллег, которые полагают, что такой молоденькой и проворной девочке не составит труда сделать часть его работы и помочь в решении личных задач. Основные фразы, которыми можно поставить на место зарвавшихся сотрудников:

• «К сожалению, исполнение данных функций не входит в мои должностные обязанности».
• «Сейчас я выполняю поручение Ивана Ивановича, но если вы настаиваете, я непременно сообщу ему, что заказ дров в ваш загородный дом - это приоритетная задача для нашей компании».
• «Полагаю, что есть некоторое непонимание в компании к моей позиции: я - персональный ассистент Председателя Совета директоров. Увы, но в мои полномочия не входит отчет вашего отдела. Вы можете обсудить мои должностные обязанности с моим непосредственным руководителем» и т.д.

Попытки перекладывания на ваши плечи чужих забот необходимо пресекать, чтобы они не отнимали ваше время и силы от выполнения непосредственных обязанностей. Подобные люди воруют время не только у вас, но и вредят успешности компании в целом.

Если самостоятельно справиться с зубастыми вампирами не представляется возможным, обратитесь за помощью к Светлому Рыцарю - вашему руководителю, которому в красках объясните, что 80% вашего времени (и вашей зарплаты, соответственно) работодатель тратит на данных ­сотрудников.

Все умею и мне скучно!

Представим на минутку, что на позиции помощника в одной организации вы работаете уже не первый год. Основные задачи усвоены, должностные обязанности вы знаете, как «Отче Наш», скорость их исполнения доведена до предельного максимума, работа с руководителем приносит вам удовлетворение, взаимоотношения с коллегами - дружелюбны, с той степенью субординации, что работать всем комфортно и удобно...

Вот именно эти «комфортно и удобно», как правило, несут в себе внутреннее ощущение стагнации в профессии. Иногда бывает, что данное ощущение ошибочно и преждевременно, но данная подмена понятий характерна только для не профессиональных помощников. Мы-то с вами настоящие профессионалы! Поэтому разберемся с ситуацией, когда ощущение стагнации имеет под собой основания. Другими словами - что ­делать, когда это чувство проникло в вашу светлую головку?

Вариант 1. Стать киношным прототипом неотягощенного работой секретаря , томно подпиливать ногти, приговаривая с напыщенной важностью: «Шефа нет и не будет!» То есть совершенно бездарно похоронить свой талант к профессии, ум, знания, навыки и стать еще одним героем анекдотов про «секретарш». Просто глупо скучать! Вам кажется, что таких ассистентов нет?! Вы ошибаетесь - их очень много! Но мы с вами договорились: данный журнал читают только настоящие профессионалы! Поэтому этот вариант совершенно нам не подходит.

Вариант 2. Поговорить с руководителем о возможных дополнительных функциях, которые вы могли бы на себя взять.

Например, когда я училась на PR-менеджера, работая секретарем-референтом, мы с моим руководителем договорились, что в связи с отсутствием отдела маркетинга и пресс-службы, я буду писать тексты для сайта, новости, освещать различные акции в прессе. Это было настоящее взаимовыгодное сотрудничество: я шлифовала знания, полученные в университете, руководитель - экономил на службе PR! Данный вариант успешно избавил меня от вышеуказанного ощущения стагнации в должности ­референта и позволил набраться опыта в профессии PR-менеджера.

Что еще можно на себя взять, если от делопроизводства в строго определенных рамках, минимального перечня задач, которые вы давно переросли, и бесконечного чая-кофе вы явно заскучали? Предложите руководителю принять участие в благотворительном проекте, устройте детский праздник для его ребенка и т.д. Вы будете удивлены! Когда кто-то «посторонний» внезапно предлагает нам взять ответственность за некоторые части нашей жизни на себя, мы испытываем счастье! Вспомните! Это и предложение руки и сердца (когда вам фактически обещают разделить ваши заботы), это и поступление в вуз (тут на арену выходят преподаватели и обещают нам блестящую карьеру), и новый работодатель (который демонстрирует монетарный эквивалент вашим достижениям) - мы всегда испытываем радость при подобных событиях. Да, безусловно, ответственность - это всегда волнительно, но и как прекрасно одновременно, когда мы получаем обратную связь, порой выраженную в сухом: «Ты - молодец. Не ожидал!» или «Спасибо. Отличная работа». А не это ли ключевые бонусы нашей профессии? Решать вам.

Вариант 3. Записаться на курсы. Это могут быть как занятия, посвященные усовершенствованию вашего профессионального уровня (английский, стенография, риторика и т.д.), так и занятия по интересам (танцы, вождение, фитнес).

В свое время, работая в банке персональным ассистентом первого лица, я так же «заскучала» после первых 6 месяцев. Мой руководитель был человеком чрезвычайно наблюдательным и вскоре предложил мне получить второе высшее образование в области банковского дела. Данный вариант исключительно подходит тем ассистентам, для которых важен интеллектуальный и личностный рост, которые любят свою ­профессию и хотят развиваться внутри нее.

Некоторые люди часто путают скуку на работе с общим эмоциональным упадком. В данном случае вселенская тоска на работе - это следствие, а не причина. Тогда повысить ваш жизненный тонус и разбавить однообразную жизнь поможет именно увлечение - хобби.

Вариант 4. Поменять работу. Поменять компанию, руководителя, профессию и т.д. При условии, что единственным негативным фактором, который омрачает ваше служение профессии, является скука, я бы рекомендовала ­использовать Вариант 4 только при полном провале Вариантов 2 и 3.

Журнал: Управление персоналом: просто, практично, полезно
Год: 2012
Рубрика: Идеальный кандидат: Требования к должности
В каждой компании есть руководители, и большинству из них необходим персональный помощник. Ведь от его четких, своевременных действий зачастую зависит работа начальника. Поэтому так важно подобрать на эту должность человека, не только знающего дело, но и способного, что называется, почувствовать своего руководителя. Не менее значима и правильная организация труда самого ассистента.
Поиск

Как показывает практика, на данную вакансию лучше всего вести поиск несколькими путями одновременно. Несмотря на кажущуюся простоту рекрутинга (нет прямой зависимости опыта и квалификации от сферы бизнеса, как, например, у сотрудника отдела продаж), процесс часто затягивается, потому что здесь особую роль играет личностная «стыковка» руководителя и помощника. Зачастую этот фактор значительно более важен, чем при подборе работников на другие должности. Кроме того, из-за представительских функций ассистента немаловажную роль играет его располагающая внешность, доброжелательность, манера общения и соответствие стилю компании.

Таким образом, стоит задействовать как можно больше способов поиска:

1. Интернет - довольно эффективен. Опыт показывает, что офисные работники, к которым, совершенно очевидно, относятся и данные сотрудники, чаще пользуются этим ресурсом, чем «полевые» (торговые представители, менеджеры по продажам).

Функции персонального ассистента обычно следующие:

составление графика работы начальника; организация оптимальных коммуникаций руководи теля с внешним миром и внутри офиса; организации его деловых поездок; координация работы других секретарей (не всегда); административная работа в офисе; представительские функции, взаимодействие с VIР-гостями и партнерами компании; организация различных мероприятий, в частности для гостей и партнеров фирмы; делопроизводство (не всегда, но часто) и многое другое.

2. Агентства - в большинстве случаев имеют хорошую базу данных по этому типу вакансий, т. к. претендентов на эти должности ищут часто. Так что если позволяет бюджет, то это довольно перспективный вариант.

3. Пресса. Если речь идет о специалисте со знанием английского языка, то хорошо использовать англоязычные издания (типа Moscow Times), потому что многие из свободно владеющих иностранным языком регулярно читают зарубежную периодику, поддерживая свой уровень знаний. В ином случае подойдут специальные журналы и газеты по поиску работы (в зависимости от уровня зарплаты и требований).

4. Специализированная пресса - малоэффективна, но можно использовать издания для секретарей.

6. Собственная база - если в компании таких должностей много и поиск уже велся раньше, то «почему бы и нет?».

Оценка

На основании опыта оценки кандидатов на позицию персонального ассистента в российские и западные компании автор составила перечень необходимых качеств этого сотрудника и инструментов их оценки. Они объединены в две таблицы, включающие общие и специальные компетенции. Их использование поможет менеджерам по персоналу максимально точно оценить кандидата на вакансию и подобрать такого помощника, который лучше всего подойдет конкретному руководителю.

Адаптация

Как упоминалось выше, работа персонального ассистента включает выполнение представительских функций, постоянное общение с VIP-партнерами и сотрудниками внешних организаций, а также много моментов, связанных с деловым этикетом и культурой компании. Поэтому адаптации стоит уделить особое внимание, сделав акцент в этот период на традициях, принятом стиле общения и этикете.

В связи с тем, что персональный ассистент - это человек, который очень тесно взаимодействует с руководителем, важно, чтобы начальник подробно рассказал о своих ожиданиях. Но ему самому это не всегда бывает удобно сделать, кроме того, иногда со стороны лучше заметны особенности его управления. Поэтому, если в организации есть отдел персонала, HR-специалист должен побеседовать с новичком и объяснить ему специфику менеджмента и стиля работы руководителя.

Мотивация

Такой сотрудник по определению должен быть очень сильно ориентирован на мнение руководителя и его субъективную оценку. Без этого успеха в такой должности не достичь, ведь работа во многом связана с взаимодействием и помощью, направленными на одного человека, которого очень важно избавить от лишних стрессов и «бытовых» забот (решения вопросов с переездами и приемом важных партнеров и гостей, назначения встреч и т. д.). При этом очень часто из-за перегрузок (в первую очередь моральных) первых лиц компании ассистент может получать значительную долю негативных реакций и эмоций шефа (не столько грубость или некорректность, сколько просто недовольное выражение лица, угрюмость и т. д.).

В связи с тем, что работа не предполагает четко измеримых и коммерчески значимых результатов, премирование как объективная и прогнозируемая составляющая системы поощрения не может использоваться. Общественное признание тоже трудно достижимо: ассистент взаимодействует, в основном, только с начальником, поэтому нет возможности побеждать в каких-либо конкурсах и быть лучшим среди многих. Получается, что мотивировать персонального помощника достаточно сложно.

В большинстве случаев одним из ключевых факторов мотивации персонального ассистента является именно обратная связь и позитивная оценка со стороны руководителя. Люди, выбирающие такую профессию, чаще всего обладают нешней референцией, т. е. при самооценке ориентируются на мнение окружающих, в первую очередь руководителя. А вот сами начальники в такой внешней оценке и похвале обычно нуждаются мало. Происходит классический вариант проекции: руководитель, что называется, «меряет» по себе, считая, что похвала, внешнее поощрение – детские игрушки. Но на самом деле для других людей это очень важно.

ПРИМЕР

Помощник руководителя явно чем-то расстроена. На мои расспросы отвечает: «Я не понимаю толком, доволен ли начальник моей работой, он мне ничего по этому поводу не говорит». Я спрашиваю об этом руководителя, и выясняется, что он полностью удовлетворен тем, как ассистент выполняет свои обязанности, и вообще отзывается о ней в весьма позитивных тонах. Тогда я советую ему давать почаще обратную связь сотруднице, хвалить ее. На что он мне и говорит: «Так она же сама видит, что все хорошо».

Основные инструменты мотивации и персонального ассистента:

похвала и признание; внимание со стороны руководителя; премии по результатам работы; улучшение условий труда (компьютер, хорошо оборудованное рабочее место); индивидуальные поощрения (путевка в дом отдыха на пару дней за счет компании, билеты на новый спектакль); стабильность и знание правил «игры», психологический комфорт, в частности, уверенность в том, что можно рассчитывать на корректность и вежливость в общении со стороны руководителя (очень важный фактор мотивации).

Показатели результативности

Чаще всего показатели результативности помощника руководителя связаны с его основными обязанностями (они перечислены в начале статьи). Все остальное - существенно различается в разных организациях. В зависимости от компании и ее специфики функции ассистента могут меняться. Однако главным показателем результативности всегда остается удовлетворенность руководителя работой ассистента, ведь это его тыл, а он, как известно, должен быть надежным.

Развитие, обучение, перспективы карьерного роста

На данную позицию стоит брать людей, которые не особенно ориентированы на карьерный рост: в большинстве случаев эта должность повышения не предполагает. Однако вполне возможен профессиональный рост. Для этого ассистентам рекомендуется проходить тренинги эффективных коммуникаций (это одна из важных составляющих работы помощника руководителя), занятия по подстройке (общаться приходится с большим количеством людей самых разных уровней), а также базовый курс психологии общения. Помимо этого, важно повышение квалификации в области делопроизводства, основ бухучета (это часто бывает необходимо при ведении документации), а также менеджмента, если есть подчиненные (секретари, водители, курьеры).

Типичные ошибки

Зачастую работа ассистента организовывается неэффективно, что приводит к демотивации человека, смещению целей и, как следствие, низкой результативности труда. В большинстве компаний допускают наиболее частые ошибки, которые можно объединить в категории:

неправильная мотивация; слишком сильная зависимость от настроения руководителя, иногда - в худшем варианте - ассистенту приходится даже терпеть хамство или грубость. Начальнику стоит помнить, что корректность и стабильность реакции по отношению к персоналу, стоящему значительно ниже на иерархической лестнице, только украшает настоящего лидера; помощник руководителя становится этаким «серым кардиналом» - слишком много себе позволяет, наушничает, формирует отношение начальника к тем или иным сотрудникам, соответственно, ставит их в зависимое положение; а также решает вопрос «допуска к телу» по своему усмотрению (классическая «шоколадка секретарше»). Чтобы избежать подобной ситуации, нужно очень четко определить зоны полномочий и ответственности ассистента.