עבור עבודה אדמיניסטרטיבית, ראש מיזם צריך לעתים קרובות עוזר. תפקידו של עובד כזה נקרא בדרך כלל "עוזר אדמיניסטרטיבי" או "עוזר אדמיניסטרטיבי". עוזר אישי"(עוזר אישי).

העוזר עשוי להיות מוקצה הן אחריות שוטפת לספק את התנאים הטכניים הדרושים למנהל להשלמת העבודה (הזמנת כרטיסים, ארגון פגישות עסקיות, משא ומתן וכו'), כמו גם פונקציות לפתרון בעיות ייצור קלות. במקרה האחרון, המשמעות היא שהעוזר האדמיניסטרטיבי יכול, במידה מסוימת, להשפיע על הפעולות הכוללות של הצוות ולפקח על השלמת המשימה שהוטלה עליו. פונקציות מואצלות עשויות לכלול פונקציות לביצוע משימות בעלות אופי טכני, הדורשות עצמאות פעולה ומתן אחריות מלאה לתוצאות (שעשויות לכלול, למשל, ניטור משמעת הצוות, הוצאת כספים, ארגון אירועים מסוימים וכו'), כך וטיפול. תלונות, פתרון מצבי קונפליקט או שיתוף שירותים רלוונטיים (כלומר עבודת תיאום ותקשורת בארגון).

עוזר אדמיניסטרטיבי, ככלל, אחראי על עריכת מגוון דוחות כספיים וסטטיסטיים, הכנת דוחות, טיוטות צווים וכו'.

במקרים מסוימים, עוזר אדמיניסטרטיבי עשוי לייצג את האינטרסים של המנהל, לדבר בשמו, לנהל משא ומתן טכני שאינו מצריך החלטות מיידיות, לדווח על תוצאותיהם למנהל, להעביר החלטות פרטניות של המנהל לצוות, לבצע תפקידי מזכירות , וכו.

לפעמים סמכויותיו יכולות להיות רחבות יותר במהותן ולמעשה לייצג את הרמה הראשונה (הנמוכה) של מנהיגות אדמיניסטרטיבית.

I. הוראות כלליות

1. עוזר אדמיניסטרטיבישייך לקטגוריית המומחים.

תחום עסקי.

3. עוזר אדמיניסטרטיבי חייב לדעת:

3.1. מבנה ניהול ארגוני.

3.2. מדיניות פנימית וחיצונית של המיזם.

3.3. מבנה וציוד של משרד מודרני.

3.4. עקרונות ייצוג בגופים ממשלתיים, ממשלות מקומיות וארגוני צד שלישי.

3.5. עקרונות ודרכי ניהול.

3.6. תקני משרד.

3.7. יסודות האתיקה והאסתטיקה.

3.8. כללי תקשורת עסקית.

3.9. ההליך לשיטתיות, חשבונאות ותיעוד באמצעות טכנולוגיות מידע מודרניות.

3.10. תקנות עבודה פנימיות.

II. אחריות בעבודה

עוזר אדמיניסטרטיבי:

1. מתכנן את יום העבודה של המנהל (פגישות, שיחות, קבלה וכו').

2. מספק תמיכה טכנית לפעילות המנהל (הזמנת הובלה, כרטיסים; ארגון פגישות, משא ומתן וכו')

3. יוצא לנסיעות עסקים קצרות טווח בהוראת המנהל לפתרון בעיות שזיהה המנהל.

4. מלווה את המנהל בפגישות, בטיולים וכו'.

5. לוקח חלק במשא ומתן, פגישות עסקיות, קבלות פנים מיוחדות; מנהל פרוטוקול ומסמכים אחרים המתעדים את ההתקדמות והתוצאות של פגישות ומשא ומתן.

6. מתקשר עם מפעלים, סוכנויות ממשלתיות וממשלות מקומיות כדי לפתור בעיות שזוהו על ידי המנהל ואינן דורשות השתתפות ישירה של המנהל.

7. מטעם המנהל, מתאם נושאים פרטניים עם עובדי חטיבות מבניות, מעביר אליהם את ההנחיות והפקודות של המנהל; שולט בביצוע הוראות ופקודות.

8. אוסף חומרים ומידע הנחוץ למנהל, מכין חומרים אנליטיים, מידעיים, עיון ואחרים ומציג אותם למנהל.

9. מבצע עבודה משרדית, מקבל דברי דואר וטלגראפיים המופנים למנהל, עורך רישומים ורישום שלהם ומעבירם למנהל.

10. קובע פגישה עם המנהל ומארגן קבלת מבקרים.

11. מקבל, בשם המנהל, מגופי המדינה ומרשויות מקומיות, מסמכים ומידע הנחוץ למנהל.

12. לבצע הנחיות חד פעמיות מהמנהל לארגון עבודת כוח אדם בכיוון שקבע המנהל.

13. לבצע הנחיות אחרות מהמנהל במסגרת יחסים רשמיים.

III. זכויות

לעוזר אדמיניסטרטיבי יש את הזכות:

1. חתמו ואשרו מסמכים שבסמכותכם.

2. היכרות עם המסמכים המגדירים את זכויותיו וחובותיו לתפקידו, קריטריונים להערכת איכות הביצוע. אחריות בעבודה.

3. בקש מהנהלת ומומחים של חטיבות הארגון מידע ומסמכים הדרושים למילוי תפקידיו הרשמיים.

4. לדרוש מהמנהל לספק תנאים ארגוניים וטכניים ולהכין את המסמכים שנקבעו הדרושים לביצוע התפקידים הרשמיים.

IV. אַחֲרָיוּת

העוזר האדמיניסטרטיבי אחראי על:

1. בגין ביצוע לא תקין או אי מילוי חובותיו הרשמיות הקבועות בכך תיאור משרה, - במגבלות שנקבעו על ידי חקיקת העבודה הנוכחית של הפדרציה הרוסית.

2. בגין עבירות שבוצעו במהלך פעילותן - במגבלות שנקבעו בחקיקה המינהלית, הפלילית והאזרחית הנוכחית של הפדרציה הרוסית.

3. בגין גרימת נזק מהותי למפעל - במגבלות שנקבעו על ידי חקיקת העבודה והאזרחית הנוכחית של הפדרציה הרוסית.

כל מפעל פועל דומה לאורגניזם חי, שתפקודו הרגיל מובטח על ידי קשרים מתקיימים עם אחרים. ישויות משפטיות. מדובר בשותפים עסקיים, לקוחות, ספקים, גופי רגולציה וניהול וכן ארגונים ואנשים רבים אחרים.

המשימה העיקרית של אנשים המעורבים בעבודה אדמיניסטרטיבית היא להבטיח את פעילותו המתוכננת וללא תקלות של המיזם, לרבות באמצעות הגשת מידע תפעולי בזמן והעברת החלטות ניהול מההנהלה למבצעים.

בהתאם לסוג הפעילות שהינה העיקרית למפעל נתון, מבנהו ומספרו, התפקידים הניהוליים העיקריים עשויים לכלול: פקידת קבלה, מזכירה, עוזרת מזכירה, מנהלת משרד, עוזרת עסקית, פקידה, טלפון, עוזרת אישית למשרד. מנהל, מתרגם, ראש המשרד/מזכירות.

ניתן לציין כי מנהלים בעלי כישורים גבוהים מוערכים על ידי מעסיקים ברמת מנהלי הביניים: לוגיסטיקה, רואה חשבון, מנהל שירות לקוחות. המשכורות שלהם מתחילות ב-50 אלף רובל.

מה צריך כדי להפוך למנהל טוב?

מעסיקים מציבים דרישות גבוהות למדי למועמדים לתפקידים אדמיניסטרטיביים. על המבקש להיות בעל השכלה גבוהה וניסיון בענף זה. יותר ויותר, תנאים מוקדמים כוללים ידע בשפה זרה אחת או יותר, וידע במחשב ו תוכניות משרד, ציוד משרדי ומיני מרכזיה כבר לא מוזכרים עוד כדבר מובן מאליו.

אדם שרוצה לעסוק בעבודה אדמיניסטרטיבית חייב גם להיות בעל תכונות אופי ספציפיות. תמיד יהיה ביקוש לאנשים יזומים, מוכשרים, בעלי אינטלקט גמיש, השקפה רחבה וגישה שיטתית לעבודה, שיכולים לקבל החלטות מבצעיות מושכלות.

מאחר שתפקידים אדמיניסטרטיביים כוללים גם פונקציות תקשורתיות, תכונות חשובות בעת הגשת מועמדות לעבודה יהיו דיבור מוכשר, יכולת למצוא שפה משותפת עם אנשים ולבטא באופן הגיוני את מחשבותיו, ידע בנימוס עסקי ואפילו מראה נעים, שחשוב במיוחד עבור פקידי קבלה ומזכירות שהם הפנים של החברה.

מילה" לוֹגִיסטִיקָה", שהיה במקור מונח מתמטי, ב חברה מודרניתקיבל משמעות חדשה ומשמש להגדרת תהליך ארגון רציונלי של אספקת סחורות ושירותים. עד לא מזמן, במובן הזה הוא שימש רק בתיאוריה כלכלית, אבל היום הוא הפך לנפוץ מאוד ואפילו אופנתי.

לוגיסטיקה היא חלק מהמדע הכלכלי ותחום עסקי שעוזר לייעל את תהליך המחזור של מוצרים, שירותים וסחורות בין יצרנים לצרכנים. בתנאי היצע העולים על הביקוש בתחומים רבים, הדרך היחידה להישאר בשוק היא לייעל את עלויות המחסן וההובלה, לייעל את תהליך הייצור, המכירה והשירות של ארגונים. זה בדיוק מה שהוא עושה לוֹגִיסטִיקָה. המטרה העיקרית של הלוגיסטיקה, שתוארה לעיל, מחולקת למשימות רבות: במהלך תהליך האופטימיזציה, נבחר סוג הרכב; מסלולים נקבעים; הובלה, אריזת סחורות, תיוג מאורגנים; מתבצע ניהול מלאי; נוצרות צווים קבוצתיים וכן הלאה. הלוגיסטיקה כוללת גם ניהול שירותי מכס. תחום פעילות כה נרחב איפשר לחלק את התיאוריה הזו למספר סוגים. הרעיון " לוֹגִיסטִיקָה» כולל את התחומים הבאים: תחבורה, מידע, לוֹגִיסטִיקָהאספקה ​​ומלאי, אחסנה ומכירה. כל אחד עוסק באופטימיזציה של עלויות בתחומים שלו. כך, לוֹגִיסטִיקָההמלאי כולל ניהול חשבונות של מוצרים במחסנים ומעקב אחר מצב המלאי. הובלה משכללת את תהליך אספקת הסחורה על ידי בחירת המסלול הטוב ביותר, הובלה מתאימה ונהג מקצועי. לוגיסטיקת אספקה ​​מבטיחה אחסון ואספקה ​​מיטביים של חומרי גלם, לוגיסטיקת מידע מפיצה ביעילות את זרימות המידע חברות שונות בוחרות מערכות לוגיסטיות שונות בהתאם לפרטי הפעילות שלהן. עבור חלק, זה מספיק לעבוד עם מסדי נתונים כדי לייעל עלויות ארגונים אחרים משתמשים במערכות המכוונות לפעילויות מחסן או אספקה. חשוב שכל מערכת תבטיח ביצוע משימות בסיסיות ותכלול את כל סוגי הלוגיסטיקה הדרושים לתפעול מוצלח של החברה.

סגל אדמיניסטרטיבי- מושג כללי, שנתפס בצורה שונה על ידי מעסיקים שונים. עבור חלק זה לא יותר מאשר צוות תמיכה, בעוד עבור אחרים, זו הדרך היחידה לשמור על המשרד מסודר, גם בדברים קטנים כמו שיש נייר במדפסת. יתרה מכך, עובדים אדמיניסטרטיביים תמיד יהיו מבוקשים, ללא קשר לכל נסיבות. אבל, כמובן, מספר מומחים כאלה יהיה תלוי אך ורק בגודל המיזם ובתחום הפעילות שלו.

העובדים האדמיניסטרטיביים הפופולריים ביותר בבלגרוד הם: מזכירה, מפעיל PC ומנהל.

מזכירת קבלה (מנהלת משרד)

ככלל, תפקיד המזכירה או מנהל המשרד מיועד לנערות צעירות שמתחילות קריירה או סטודנטיות. יחד עם זאת, עשויות להציב דרישות גבוהות למדי למועמד לתפקיד מזכיר, למשל ידיעת שפה זרה, המשפיעה על גובה השכר.

מזכיר

הוא אדם הכרחי בכל חברה, אשר התנהלות השוטפת של כל המשרד תלויה בו ישירות. תחומי האחריות של עובד אדמיניסטרטיבי זה כוללים:

• קבלת שיחות נכנסות והפצתן בתוך המשרד;
• תמיכה אדמיניסטרטיבית לתפקוד תקין של המשרד, המשתמעת ברכישת חומרים מתכלים, ציוד משרדי ומוצרים;
• ביצוע מכרזים שונים בקרב קבלנים (הובלות או למשל רכישת ריהוט משרדי);
• אינטראקציה עם שירותי שליחים של צד שלישי (משלוח דואר, מים וכו').

עבודה זו כוללת מספר מסוים של ניואנסים. כך, למשל, מזכיר חייב להחזיק בראש די הרבה מידע שונה ולזכור את כל המסרים שמגיעים אליו שצריך להעביר לעובדים מסוימים. המזכירה, בנוסף, חייבת להיות מסוגלת לבצע מספר משימות במקביל, ולאנשים שונים.

מפעיל PC

בתחומים רבים כיום, מפעיל PC הוא עובד אדמיניסטרטיבי מבוקש. לעתים קרובות נשים מועמדות לתפקיד זה, ואין מגבלות גיל, אך לאור הדרישות הנמוכות והשכר הנמוך יחסית, המועמדות הן נערות צעירות ללא ניסיון בעבודה.

מעסיקים רבים אינם דורשים השכלה גבוהה או כישורים מיוחדים כלשהם בעת הגשת מועמדות למשרה זו. לעתים קרובות, מעסיקים מציעים הכשרה במקום העבודה למועמדים, אשר עשויה להיות קשורה לפרטי העבודה ולמאפיינים. תוכנת מחשב. יחד עם זאת, עבור מפעיל PC, הנוכחות של תכונות כגון קשב, אוריינות והתמדה משחקת תפקיד חשוב.

מנהל

כמעט בכל ענף שירותים יש צורך במנהל שאחראי ישירות על הקלטת המבקרים וקליטה לאחר מכן. כמו כן, המנהל אחראי על ניהול תשלומים ללקוחות, רכישת חומרים נחוצים לעבודה, יידוע מבקרים על שינויים, מבצעים מתמשכים וכו'.

פעמים רבות מועמדות לתפקיד זה נשים, מהן דורש המעסיק, קודם כל, דיוק, אחריות וקשב. כמו כן, על המנהל להיות נכון, טקט ונעים בתקשורת עם לקוחות.

הצוות האדמיניסטרטיבי כולל גם: סדרן, עוזר מנהל, מנהל אספקה, ארכיונאי וכו'. המעסיק אינו מציב דרישות גבוהות לרובם, שכן אף אחד מהם אינו דורש השכלה גבוהה וניסיון עבודה רציני (יש כמובן יוצאים מן הכלל), אך גם שָׂכָר, ככלל, אינו החלום האולטימטיבי. יחד עם זאת, עבור צעירים רבים זו יכולה להיות התחלה מצוינת לקריירה עתידית.