ユーザーと企業は今後も、かさばる高価なサーバーから離れ、代わりにファイルを保存するクラウドを選択するでしょう。 ストレージにはさまざまなオプションがあるため、慎重に選択する必要があります。

ライフハッカーは、信頼性の高いデータ保護と高品質のサービスを備えた最大の空き容量を提供するサービスに注目することを提案しています。 表示されている価格はスターター プランのみです。

• 価格: 2GBは無料、1TBは月額8.25ドル。 Dropbox Business の標準サブスクリプションの料金は、ユーザー 1 人あたり月額 12.50 ドルです。
• アプリケーション:
• ロシア語のサポート:がある。

当初、この巨大なクラウド ストレージでは 2 GB の空き容量しかアクセスできませんでした。 ただし、ソーシャル ネットワーク上のアカウントをリンクし、数人の友人に紹介リンクを提供するだけで、簡単に 16 GB まで拡張できます。

Dropbox Business サブスクリプションを利用すると、企業アカウントをコラボレーションに使用できるほか、個人アカウント用に無制限のスペースも提供されます。 さらに、ファイルの回復やアクセス レベルのカスタマイズなど、多くの高度な機能を利用できます。

• 価格: 15 GB は無料、100 GB は月額 139 ルーブル。
• アプリケーション: Windows、macOS、iOS、Android。
• ロシア語のサポート:がある。

このアプリケーションは Google の OS に基づいてスマートフォンやタブレットにネイティブにインストールされるため、Android デバイスの所有者にとって最も明白なオプションの 1 つです。 ただし、かなりの量の無料ストレージがあるため、このサービスは他のデバイスの所有者にとっても魅力的である可能性があります。

欠点の中には、ブラウザ版のインターフェースが最も単純ではないことが挙げられます。 ただし、Windows および macOS ユーザーは、さらに便利なアプリケーションをダウンロードできます。

3.メガ

• 価格: 50 GB は無料、200 GB は月額 4.99 ユーロです。
• アプリケーション:
• ロシア語のサポート:がある。

これも、豊富な無料プランとドラッグ アンド ドロップ インターフェイスを備えたサービスです。 Mega には、ファイルをダウンロードするための便利なモバイル アプリケーションと、ファイルを同期するためのデスクトップ クライアントがあります。

同社によれば、すべてのデータはサーバーに送信される前にデバイス上で暗号化されます。 Mega クライアントのソース コードは GitHub で入手でき、専門家であれば誰でもレビューできます。 したがって、この声明は自信を呼び起こします。

• 価格: 10 GB は無料、さらに 10 GB は月額 30 ルーブルです。
• アプリケーション: Windows、macOS、Linux、iOS、Android、LG スマート TV。
• ロシア語のサポート:がある。

Yandex のクラウドは高速かつ安定して動作し、常に新しい機能を獲得しています。 このサービスは同期速度が速いです。 このプラットフォームの機能は、一部のサードパーティ アプリケーションに組み込まれています。

すべての一般的なデスクトップおよびモバイル プラットフォーム用のクライアントが存在するにもかかわらず、Yandex.Disk ブラウザ インターフェイスも非常に実用的です。 このサービスには、企業とのパートナーシップを通じてスペースを拡大する非常に良い機会もあります。 たとえば、白雲母で Rostelecom の OnLime 料金プランを使用している場合、ディスク容量は 100 GB 増加します。

• 価格: Office 365 の個人または家族サブスクリプションにサインアップすると、5 GB が無料、50 GB が月額 140 ルーブル、1 TB がそれぞれ 269 ルーブルまたは 339 ルーブルになります。
• アプリケーション: Windows、macOS、iOS、Android、Windows Phone、Xbox。
• ロシア語のサポート:がある。

以前の SkyDrive は標準の Windows 10 ファイル エクスプローラーに組み込まれています。アプリをダウンロードする必要はありません。すべてがすでにダウンロードされています。

オペレーティング システムに組み込まれている写真アプリは、OneDrive を使用してデバイス間ですべての写真を同期できます。

macOS 用のクライアントをインストールするときは、それに関する最も肯定的なレビューを考慮に入れる必要があります。

通常の料金プランに加えて、Microsoft には Office 365 Personal と Office 365 Home があります。 どちらのサブスクリプションにも、1 TB のクラウド ストレージ、Windows および macOS 用のフル バージョンの Office アプリ、その他の多くの特典が含まれています。 2 番目のオプションでは、一度に 1 TB を 5 人のユーザーに与えます。

• 価格: 8 GB は無料、64 GB は月額 69 ル​​ーブル。
• アプリケーション: Windows、macOS、Linux、iOS、Android、Windows Phone。
• ロシア語のサポート:がある。

利用可能な機能、Web バージョンのインターフェイス、サポートされているプラ​​ットフォームの点で、Yandex.Disk に最も近い類似物です。 広範な紹介プログラムのせいで、主要な競合他社に負けています。 利点の中には、大容量の無料ストレージがあります。

とりわけ、このサービスには、スクリーンショットを迅速に作成してクラウドに保存するためのツールが含まれています。

• 価格: 5 GB は無料、50 GB は月額 59 ルーブルです。
• アプリケーション:ウィンドウズ。
• ロシア語のサポート:がある。

5 GB の空き容量では十分ではないかもしれませんが、iPhone の写真をバックアップするには iCloud が最も便利です。

このサービスは、すべての MacBook のデスクトップである macOS の Finder プログラムに統合されています。 iWork オフィス スイートを通じて作成されたドキュメントも iCloud に保存され、デバイス間で同期できます。 このプラットフォームには Windows 用の公式クライアントもあり、これを使用すると PC 上のファイルを最新の状態に保つことができます。

8.ボックス

• 価格: 10 GB は無料、100 GB は月額 8 ユーロ。 ビジネス サブスクリプションの料金は月額 12 ユーロです。
• アプリケーション: Windows、macOS、iOS、Android。
• ロシア語のサポート:がある。

このプラットフォームはすぐに人気を博し、Google ドキュメントや Office 365 などの多くの人気のある業務サービスでサポートされています。Box デスクトップ クライアントを使用すると、ファイルを同期できるだけでなく編集することもできます。

同社はビジネス向けサブスクリプションを積極的に推進している。 登録ボタンをクリックすると画面中央に表示されるものです。 このプランでは、高度なコラボレーション機能と無制限のクラウド スペースにアクセスできます。

• 価格: セットアップと使用は無料。スペースの料金はホスティングプロバイダーによって異なります。 Nextcloud Box の価格は 70 ユーロです。
• アプリケーション: Windows、macOS、Linux、iOS、Android。
• ロシア語のサポート:いいえ。

同社自体はクラウド ストレージ プロバイダーではありませんが、独自のサーバーにクラウドをセットアップするための無料ソフトウェアを提供しています。 このオプションの主な利点は速度です。 暗号化を有効にすると、ファイルがホーム ネットワークから流出することを心配する必要がなくなります。

サーバーのセットアップの経験がない場合は、事前構成されたオプションである Nextcloud Box を購入できます。 デバイス内には 1 TB のハードドライブがあります。 安価なシングルボードコンピュータに簡単に接続できます。 確かに、ミニサーバーを入手するには、サードパーティ企業のサービスを利用する必要があります。ロシアおよび CIS 諸国への直接配送はありません。

• 価格: 2 GB は無料、250 GB は月額 9 ドルです。
• アプリケーション: Windows、macOS、Linux、iOS、Android。
• ロシア語のサポート:いいえ。

もう 1 つの英語プラットフォームは、長い間ゼロ知識プロトコルの下で運用されてきました。 同社がその内容を一切開示せずにユーザーデータを操作していることが暗示されました。 最近、ここにはいくつかの注意点があることが判明し、SpiderOak はその主要な機能を放棄しました。 しかし、それでも私たちはファイルを提供する努力をやめませんでした。

このリポジトリには、すべての一般的なデスクトップおよびモバイル プラットフォーム用のクライアントが含まれています。 Web クライアントを使用することもできますが、これは SpiderOak 従業員にパスワードを提供してしまうため、プライバシー擁護者にとっては最も好ましくないオプションです。

• 価格: 5 GB は無料、2 TB は特別オファーで年間 52.12 ドル、その後は 69.5 ドル。
• アプリケーション: Windows、macOS、Linux、iOS、Android、Windows Phone。
• ロシア語のサポート:いいえ。

この製品は、ネットワーク ドライブに保存されているファイルも含め、すべてのファイルの常時同期をサポートしています。 Web インターフェイスを使用すると、メール、Facebook、Twitter でデータを共有できます。

IDriveの利点は、クラウド上のパソコンから削除したファイルが自動的に消えないことです。 同社は IDrive Express と呼ばれるサービスも提供しています。すべてのデータを失った場合、迅速な回復のためにハードドライブが届けられます。

• 価格：10 GBは無料、500 GBは月額3.99ドル、pCloud Crypto暗号化の価格：月額3.99ドル。
• アプリケーション: Windows、macOS、Linux、iOS、Android。
• ロシア語のサポート:がある。

このサービスでは、ファイルのダウンロード速度に制限がありますが、サイズに制限はありません。 ストレージは、アプリケーションまたは Web サイトを通じて、あらゆるプラットフォームから使用できます。

同社は、厳格なプライバシー法で知られるスイスに登録されています。 追加料金を支払うと、pCloud Crypto サービスを使用して個々のファイルを暗号化できます。

ネットワーク技術、

データストレージ

「Evil Corporation」（冗談）は、20 年にわたってドキュメントを使用したコラボレーションというニッチな分野を習得してきました。 それはすべて、SharePoint の初期バージョンから始まりました。このバージョンについて言及すると、経験豊富な猫はすぐに泣き始めます。MS SP は、遠い昔の設定と機能の両方の点で特殊すぎました。 よし、これ以上、あの不器用な怪物の思い出でお互いにトラウマを負わせないようにしよう...

しかし、Microsoft は粘り強く、状況を改善するための取り組みがこれまでずっと、そしていくつかの面で同時に進められてきました。 その結果、Microsoft が提供するドキュメント コラボレーション用の確立されたインフラストラクチャについて話すことができるようになりました。 これは、ソフトウェアの 2 つのクラスを区別します。

1. カタログ作成、バージョン管理、権利の配布、および同様のサーバー機能を含む、ドキュメントへの一括アクセスのためのツール。 これらのツールは、クラウドベース (OneDrive、SharePoint Online) とオンプレミス、つまり顧客独自のインフラストラクチャ (SharePoint 2016 サーバー) に展開されるものに分けられます。
2. ドキュメント編集ツール。 これらには、デスクトップの Microsoft Office ファミリ (これも最近大幅に再設計されました)、新しく作成された Office のモバイル バージョン (当初はドキュメントとのコラボレーションに焦点を当てていました)、そしておまけに、オンライン ドキュメント編集サーバーである Office Online アプリの独自の実装が含まれます (以前は Office Web Apps という名前で知られていました)。

この素晴らしさによって Microsoft が「Google ドキュメント キラー」になるわけではおそらくありません (この場合、私たちの脳を麻痺させるのはむしろ、そのようなニュースの見出しを思いついたジャーナリストです) が、消費者にとって優れた代替手段を提供していることは確かです。 これは、第一にすでに MS のインフラストラクチャ (AD、Exchange、Skype for Business) を導入しており、第二に、情報のすべてまたは一部を管理下に置く必要がある法人クライアントに特に当てはまります。独自のサーバー。 こうした顧客にとって、Microsoft の新しいドキュメント コラボレーション機能は特に魅力的に見えます。

その結果、これらの可能性と、すべての機器の設置および構成方法の両方について伝えるというアイデアを思いつきました。 代替サービスとの比較を見てみましょう。 このようなロングリードは書くのに長い時間がかかり、誰もが読めるわけではないことは明らかなので、いくつかの記事に分割することにしました。 これが最初です。 さらにその中で、ドキュメントの共同編集を提供する Microsoft 製品のそれぞれ (Office Online、デスクトップ上の MS Office、およびモバイル デバイス上の同様のもの) の機能と特殊性について説明します。 すぐに警告します。細部にまで多くの注意が払われ、細かい機能が理解できません。せっかちな読者はメモの最後にある「結論」をすぐに読んでください。残りは読みましょう。

オフィスオンライン

Office Online Server は、あまり知られていない興味深いアプリケーションです。 まず、MS Office のライセンスとインストールの数を減らす機会です。 次に、ドキュメントにアクセスして編集する機能を拡張します。大まかに言えば、必要なのはブラウザだけです。 第三に、これは Microsoft のこれまでで最高のコラボレーション エクスペリエンスです。 私の言いたいことを見てみましょう。

ワードオンライン

Office Online でのドキュメントの編集は複数のユーザーが同時に行うことができ、変更内容と編集を行ったユーザーの名前が他の共同作成者にすぐに表示されます。 ユーザーは、段落をブロックすることなく、テキストの同じセクションを同時に編集できます。

Excelオンライン

Excel Online では、セルへの変更は、最初の共同作業者が次のセルに移動したときにのみ他の共同作業者に表示されます。 この場合、セルはブロックされず、複数のユーザーが一度に変更を加えることができます。

パワーポイントオンライン

PowerPoint Online では、一度に 1 つのスライドで作業できますが、さまざまな要素で作業することをお勧めします。そうしないと、ユーザーが互いの変更をリアルタイムで確認できなくなります。

デスクトップ版のOffice

Office Online を使用してドキュメントを共同作業する経験は、大幅な書式変更を必要とせずにテキスト編集を行う場合に価値があります。 図、スマート アート、目次、マクロ、表の書式設定、数式の使用などを挿入したい場合。 ここでは、プログラムのデスクトップバージョンを使用する必要があります。 デスクトップ版とオンライン版の機能の違いについては、別の記事を書くことができます。 ここでは、コラボレーションに関連する違いを見ていきます。

MSワード

プログラムのデスクトップ バージョンで編集すると、別のユーザーが作業している段落がブロックされます。

加えられた変更は、作成者によって保存され、ドキュメントが他のユーザーによって更新された後にのみ、他の共同作成者に表示されるようになります。

保存と更新は、[保存] ボタン (Ctrl+S) で結合されます。更新の存在は、作成者の名前の横にあるアイコンで示されます。

MSエクセル

Excel の場合、ドキュメントを同時に処理することはできません。 オンライン版に切り替えるかどうかを提案されます -

あるいは列に並ぶか -

MSパワーポイント

対照的に、PowerPoint では、他のユーザーが作業している要素をロックしたり表示したりすることはありません。 したがって、他の人が同じプレゼンテーションに取り組んでいることを確認できる唯一の方法は、[共有] パネルを使用することです。

アップデートの存在は、目立たない「利用可能なアップデート」ステータスによって示されます。 このステータスは、作成者が変更を保存した後にのみ表示されます。変更自体は、保存 (Ctrl+S) を使用してドキュメントを更新した後に表示されます。

モバイルデバイス

Microsoft Word アプリと Microsoft PowerPoint アプリ

Android で作業している場合、ユーザーが作業している段落や要素はブロックされず、同時に作業することが可能ですが、他の共同作業者に対しては何も強調表示されず、追加の操作を行わないと編集内容がわずかに遅れて表示されます。 他の人が同じ要素に取り組んでいることは、「共有」メニューで確認できます。

iPhoneの場合、変更を行うと更新メッセージが表示され、適用/キャンセルを促すメッセージが表示されます。

Windows 10 を搭載した Windows Phone でテストできたら面白いでしょう。しかし、社内にそのような人はいませんでした。

Microsoft Excel アプリ

Excel アプリではリアルタイム コラボレーションはサポートされていません。

結論

一般に、Microsoft の共同ドキュメント編集機能は、コンポーネントによって実装方法が異なりますが、成功していると考えられます。 共同編集のプロセス自体は Office Online で実装するのが最適です。これが本当の共同作業です。 いつまでも見ていられるもののリストに、同僚の名前が書かれた画面上を移動する旗と、徐々に内容が埋められていく文書を追加します。 しかし、残念ながら、本格的な編集機能を利用するには、デスクトップ バージョンのプログラムを使用する必要があり、依然として保存ボタンが必要であり、コラボレーション プロセスはそれほど便利に実装されていません (これまでのところ、Excel が最も影響を受けています。チェックインチェックアウトレベルではすべてが同じです）。

次回の投稿では、企業インフラストラクチャにオンプレミス共有コンポーネントを展開するプロセスについて説明します。 SharePoint Farm 2016、Office Online Server、発行 - これですべてです。 スイッチを切らないでください。

敬具、Servilon.ru チーム Servilon.com

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私たちは、このカンファレンスの総評を TechEd Russia 2012 の主催者に送ることにしました。 今日は、OneDrive を使用して共同作業を行った方法について説明します。

もちろん、最初の話し合いは電子メールで行われました。 全員の意見が決まったら、すべてのフィードバックを Word 文書にまとめて OneDrive にアップロードしました。 次に、同僚にドキュメントを表示して変更を加える機会を提供する必要がありました。

注記。 この記事は SkyDrive が OneDrive に名前変更される前に書かれたものであるため、スクリーンショットでは古い名前が使用されています。

今日の番組では

OneDrive のファイルとフォルダーを共有する

OneDrive では、ファイルのアクセス許可はフォルダーおよびファイル レベルで制御されます。 フォルダーを公開したり、特定のユーザーにアクセス許可を付与したりすると、他のアクセス許可を設定しない限り、これらの設定はすべてのサブフォルダーとファイルにも適用されます。

私はファイルを個人フォルダーにアップロードし、同僚にそのファイルに対する権利を付与しました。

通常、「共有」列では、ファイルまたはフォルダーに対する権限がいつ変更されたかを確認できます。 基本的に、Microsoft クラウド ストレージへのアクセスを許可するには 3 つのオプションがあり、最も単純なものから始めます。

ファイルへのリンクを作成する

下の図から、リンクを知っている人は誰でもドキュメントを表示または編集できることがわかります。 あまり明らかではありませんが、フォルダーまたはファイルを公開するには、適切なリンク (「共有」と呼ばれます) を作成する必要があります。

もちろん、公開アクセスだけでなく、編集権限のあるリンクを介したアクセスもいつでも終了できます。 また、編集用にリンクを再作成すると、URL のキーが異なります。

電子メールメッセージを送信する

このオプションは、Microsoft アカウントによる認証を要求するオプションがあるため、より興味深いものになります。 さらに、これは、特定の人にのみファイルへのアクセスを許可できる唯一のオプションです。

受信者は、OneDrive にサインインしているアカウントから電子メールを受信します (つまり、ランダムなアドレスから電子メールを送信することはできません)。 この場合、リンクも作成されますが、サービスにログインする必要があるため、レターの受信者はファイルまたはフォルダーへのアクセスが制限されます。 もちろん、レターの受信者は、他の方法でファイルをダウンロードして誰にでも転送できます。

面白いのは、複数のアカウントを連携させた場合、初めてアクセスしたアカウントのみに権限が与えられることです。 ちなみに、誰かがあなたとファイルを共有している場合は、OneDrive の左ペインにある [全般] セクションからファイルにアクセスできます。

アクセス権管理

Artem は私たちの通信に参加し、レビューに適したトピックを提案してくれました。 ただし、彼は MVP ではないため、ファイルを編集する権限は必要ありませんでした。 レターを送信した後、右側のパネルで管理されているアクセス権を修正しました。

この図は、Artem がドキュメントの表示のみを行うことができ、他のユーザーはローカルの Word アプリケーションで、または Word Web App を使用して OneDrive で直接そのドキュメントを編集できることを示しています。 ここでは、ファイルを表示または編集するためのリンクの所有者またはすべてのユーザーのアクセスを拒否できます。

Office ドキュメントで共同作業する

重要！ローカル ドライブ上の同期フォルダーからではなく、OneDrive から直接オフィス プログラムのファイルを開きます (Ctrl + O → OneDrive)。 そうしないと、複数人が同時に作業するときに競合が発生し、タイトルに PC 名が含まれる更新されたファイルのコピーが作成されます。

ローカルおよび Web ベースの Microsoft Office アプリケーションの両方で、ブラウザー内で Word、Excel、PowerPoint、OneNote ファイルを開いて作業できます。 どちらの場合も、複数人によるドキュメントでの共同作業がサポートされています。 同時編集者の最大数はどこにも指定されていませんが、8 人で正常に作業できました (確認してくれた Oksana に感謝します)。

OneDriveではとても便利に使えます！ Word 2013 でレビューを開き、最初の段落の編集を開始しました。

他の人が誤って私のフラグメントに重複する変更を加えないように、段落はすぐにロックされました。 私と同時に編集を行った Oksana は、Web アプリケーションでこれを確認しました (彼女は英語のインターフェイスを好みます)。

ここでいくつかの点に注意していただきたいと思います。

1. どの段落を編集しているのかが明確に示されます (カーソルを置くと私の名前が表示されます)。
2. この段落は他の人の編集から完全に保護されています。 カーソルがその中に配置され、図ではすべての書式設定オプションがリボン内でロックされていることがわかります。
3. 現在編集中のすべての人のリストが表示されます。
4. 誰かがすでに文書を変更したことがわかっています。 更新後、編集内容を確認できます (残念ながら、リアルタイムの同期はありません)。

OneDrive では、ドキュメントを最後に編集した人を確認できます。

しかし、さらに興味深いのは、OneDrive がドキュメントのバージョンを自動的に追跡することです。 バージョン履歴には、コンテキスト メニューまたは上部の「管理」メニューからアクセスできます (上の図では、ウィンドウのサイズが小さいため、3 つの点で隠れています)。

ここで、以前のバージョンを復元またはダウンロードできます。 私の持っている情報によると、OneDrive には最大 25 バージョンのドキュメントが保存されます。 ただし、バージョンはファイルの編集時にのみ作成されます。 古いファイルを上書きして、同じ名前の新しいファイルをアップロードすると、バージョン履歴は保存されません。

投票とディスカッション

ご覧のとおり、OneDrive での権限の管理は非常に簡単ですが、完全には明らかではない点もあります。 ブラウザーを離れることなく、Word 文書、Excel ワークブック、PowerPoint プレゼンテーション、OneNote ノートを作成および編集できます。 もちろん、Web バージョンの Office アプリケーションには、対応する Office アプリケーションのすべての機能が備わっているわけではありませんが、多くのユーザーにとっては十分以上です。

少なくとも 7 GB の個人用ストレージ領域を使用して、Office ファイルを個別に、または共同で作業できます。 そうそう、すべて完全に無料です ;)

ファイルやドキュメントをクラウドに保存しますか? お気に入りのクラウド ストレージ機能をコメントで共有してください。

私たちを取り巻く世界は変化しています。 以前のリモートワークはまったく風変わりなもののように思えたかもしれませんが、現在ではすでに当然のことと考えられています。最近の研究によると、2020 年までにロシア人の 5 分の 1 がリモートで働くようになることが判明しました。 そして、たとえば米国では、全国民の 3 分の 1 以上がすでにリモートで働いています。 私のリモートワークは通常、MS Word ドキュメントに関連付けられていました。 (そして、場合によってはプレゼンテーション ファイルを使用することもあります。) Word の古いバージョン (少なくとも 20 年前) 以来、Word テキスト エディターには文書のレビューや共同編集に最も便利な手段があり、文書全体を保存することができます。変更履歴が表示され、誰がどのような変更を行ったのかを常に確認できます。クラウド サービスがなかった昔、ドキュメントは電子メールで送信 (またはフロッピー ディスクで転送) されていましたが、これはあまり便利ではありませんでした。ファイルの一部のバージョンが途中で失われ、新しいバージョンが古いものに置き換えられました。修正の一部が失われていました。 しかし、時間が経つにつれ、Microsoft はドキュメントでのコラボレーションを大幅に促進する 2 つの非常に重要な機能を開発しました。 これらのイノベーションは次のとおりです。オフィス スイートのオンライン バージョンである MS Office により、インターネットにアクセスできるどのコンピューターからでも通常の Word、Excel、Power Point で作業できるようになります。また、OneDrive クラウド サービスにより、簡単にデータを整理することができます。共同作業中のドキュメントをインターネット上に直接保存します。この場合、ユーザーは特定のコンピュータにまったく縛られることがなくなり、どこからでも必要なドキュメントにアクセスできるようになります。 私はいくつかのプロジェクトで編集長として働いているため、新しい著者にドキュメントの共同リモート作業のスキームを詳細に説明する必要があることが多いため、すべてを別の記事で紹介することにしました。新しい著者、そしておそらくその中の何人かは、親愛なる読者の皆さんにも役立つと思われるでしょう。 これはどのようにして行われるのでしょうか? まず、OneDrive クラウド サービスに登録する必要があります。これは、コラボレーション、重要なデータのアーカイブ、ドキュメントやメディア ファイルへのリモート アクセスに役立ちます。既に Microsoft アカウントをお持ちの場合は、これを使用して OneDrive にサインインできます。 account 、そうでない場合は、このアカウントを作成してください。このためには、アクセスできる作業用電子メールを指定する必要があります。
OneDrive クラウド サービスの動作原理は、たとえば Dropbox とほぼ同じです。インターネット (OneDrive Web サイト上) 上の個人用ストレージにアクセスでき、このストレージは職場のコンピューター上の対応するストレージと同期できます。 、ラップトップ、タブレット、スマートフォン。 クラウドと同期するには、同期設定を行ったパソコン（ノートパソコン、タブレット、スマートフォン）に対応するOneDriveアプリをインストールします。
OneDrive フォルダーが配置されるフォルダーを指定し、どのフォルダーを同期するかを指定すると、OneDrive がすべてを自動的に実行し、スマートフォンやタブレットで撮影した写真やビデオを自動的に送信することもできます。クラウドは無料です。デフォルトではクラウドに 15 GB のスペースが割り当てられており、写真やドキュメントを保存するには十分です。 ただし、Office 365 プランを使用している場合 (私はその登場初日から文字通り使用しています。非常に便利です)、月額 286 ルーブルまたは年間 2874 ルーブルで、Word、Excel、 PowerPoint、OneNote、Outlook、Publisher、Access を 5 人のユーザーが 5 台のコンピューター、5 台のタブレット、5 台のスマートフォンにインストールできます。このプランでは、OneDrive で各ユーザーに最大 1 TB が割り当てられ、そこに象がいる。

私のOneDrive

ただし、OneDrive のクラウド機能は便利で便利ですが、現在、私たちは主に共同的なリモート作業を組織するという観点からこのサービスに興味を持っています。 もちろん、OneDrive は Dropbox よりも明らかに優れています。これは、MS Office アプリケーションが OneDrive に合わせて調整されており、非常に簡単に動作するためです。 見て。 たとえば、MS Word で記事を作成したとします。 次に、この記事を編集者 (上司、同僚) に送信して、編集者がコメントを付けて記事を編集できるようにする必要があります。これを行うには、この記事をローカル フォルダーではなく、対応する OneDrive フォルダーに保存する必要があります。 これは文字通りワンクリックで実行できます。Word では、文書を保存するときに OneDrive を選択するだけです。 (初めてアクセスするとき、OneDrive はアカウント情報 (電子メールとパスワード) の入力を求めます。)

次に、ドキュメントをたとえば「Office Live ドキュメント」フォルダーに保存します。 または、このために OneDrive に別のフォルダーを作成します。OneDrive は Windows と統合されており、オペレーティング システムはローカル コンピューターのフォルダーと同じようにそのフォルダーを操作します。

さて、何をしなければならないのでしょうか？ この文書へのアクセス権を編集者 (上司、同僚) に与えてください。 これは非常に簡単に行われます。 Word で、 ファイル - 共有。

このようなウィンドウが表示されます。

そこで、記事を読んで編集する人のアドレスを入力し、「共有」ボタンをクリックします。

そして、招待したすべての購読者がドキュメント データに表示されます。

次に、購読者はリンクをクリックするだけで、この記事が Word のオンライン バージョンで読めるように表示されます。
「文書を編集」というリンクがあります。このリンクを使用すると、文書を開いてオンライン バージョンまたは MS Word で編集できます。

もちろん、Word で文書を操作する方が便利ですが、他の人のコンピュータを使用している場合は、オンライン バージョンを使用するほうがよい場合があります。

オンラインエディターの記事

これらの修正を画面上に表示するかどうかは、対応するメニューで有効になります。

文書を編集する人は通常、すべての修正内容を画面に表示するわけではありません。これは編集には不便です。 しかし、作成者が編集後に文書を受け取ると、「すべての修正」モードをオンにし、修正、削除、再フォーマット、メモなど、編集者がテキストに対して行った内容を詳細にすべて完全に確認します。

スクリーンショットはクリック可能です

コメントに返信することができ、誰がどのようなメモを作成したかをいつでも確認できます。

著者は必要な修正を加え、そこで何かを編集し、編集者に送り返します。 また、最後の編集以降に文書がどのように変更されたのかも明確に示しており、作成者による変更と追加は別の色で表示されます。これは非常に明確です。 (通常、各ユーザーは修正用に異なる色を選択します。)

スクリーンショットはクリック可能です

さらに、表示モード「修正なし」を選択するだけで十分です。記事は完成した形で表示されます。
同様に、1 つのドキュメント (スプレッドシート、プレゼンテーション、データベース、スケジュール) には、何十人もの異なる人々が作業している場合があります。 MS Office はすべての追加と変更を注意深く記録し、いつでも以前のバージョンにロールバックできます。さらに、システムはマルチユーザー モード、つまり複数の人が同時にドキュメントを作業している場合でも正常に動作します。 。 また、現在このドキュメントを一緒に作業している人をいつでも確認できます。

ドキュメントを編集する機能は制限される場合があります。たとえば、一部のユーザーはメモの追加のみが許可され、他のユーザーは読み取りのみが許可されます。 使用を許可するスタイルのセットを制限することもできます。

ちなみに、特に他の人が使用することを目的としている場合には、最終文書からすべての改訂履歴とコメントを削除することが非常に望ましいです。 これは非常に簡単です。ドキュメントを新しい名前でメニューに保存する必要があります。 レビュー - 受け入れる「すべての修正を受け入れ、追跡を停止する」を選択すると、不必要な情報を含まない最終テキスト (表、プレゼンテーションなど) が届きます。

それ以外の場合、ユーザーがドキュメントの変更履歴全体、特にコメントを消去しなかったことを非常に後悔したケースを私は知っています。これは、1 つのドキュメントに対する複数人によるリモート作業の仕組みです。

ご覧のとおり、すべてが非常にシンプルで簡単で便利です。 Microsoft アカウント、OneDrive の使用、MS Office のオンラインまたはオフライン バージョンの使用、変更の追跡、さまざまな種類の表示変更。 そして、ドキュメントの共同作業は非常に便利になり、ドキュメントを変更する手順を常に追跡できるようになります。これらはすべてよく知られたことのようですが、奇妙なことに、私は非常に頻繁に次の事実に遭遇します。たとえば、編集を加えた私の記事を私に送ってもらうことになっている場合、人々は変更を追跡せずに文書を送信するため、私は彼らのテキストと私のテキストを比較して、どこを修正したか、何を修正したかを理解する必要があります。 はい、これはある種の荒唐無稽な話です。なぜ変更追跡をオンにする必要があったのでしょうか。そうすれば、すべてを即座に確認できたのに?いくつかのファイルをリモートで共同作業します。

ドキュメントのバージョンをどのように示すのでしょうか? タイトルに「final」という単語のすべてのバリエーションが含まれるファイルはありますか? たとえば、text_old_final_end(1)_!!!really-final.docx です。

少しばかげているように見えますが、システム内のドキュメントに従ってみると、かなり多くの「尾付き」名前が見つかるでしょう。 特にファイルが複数の作成者によって編集されている場合はそうです。 たとえば、契約書のテキストは、自由に編集できる限り、ほぼ無制限に編集できます。 その結果、十数のバージョンが蓄積され、それぞれにメモの尾が伸びていくマークが付けられています。ここには編集の日付、参加者のイニシャル、そして秘跡の「最終」と「最後」が記されています。

1. これに何らかの方法で対処しなければならないことは明らかです。 そして、文書を使った作業を誰でも理解できるシステムに組み込みます。 注文の基本的な要件は簡単です。
2. シンボルはすべての参加者にとって明確でなければなりません。
3. ドキュメントはプロジェクトに属している必要があり、共通の山に置かないでください。
4. 文書へのアクセスは制御する必要があります。
5. 必須ではありませんが、ドキュメントで共同作業するためのツールがあると便利です。

オフラインでの文書管理方法については説明しません。 もちろん、ドキュメントに名前を付けるルールを作成したり、Word や Excel ファイルをメールで送信したりすることもできます。 これにより、プロセスの参加者ごとに作業フォルダーが増加し、時間の経過とともに、現在誰がどのドキュメントを編集しているのかを常に照合するようになります。

それでは、雲の中へ上がってみましょう - 今、最も興味深いことが起こっているのはそこです。

1.Googleドライブ

Big Brother は、ほぼ完璧なドキュメント管理ツールを提供します。

1. Google ドキュメントは単なるオンライン ドキュメント エディタではなく、古いバージョンがここに保存されており、「3 つの手で」ドキュメントにコメントしたり編集したりできます。
2. Google スプレッドシートは計算用の表であると同時に、会計用の優れた機能も備えています。
3. Google ドライブ自体はドック管理ツールであり、ドキュメントを保存するための単一の構造を整理し、各フォルダーへのアクセスを明確に割り当てることができます。

Googleドライブの長所

1. それらは明らかです。 これがクラウドであり、その利点をすべて備えています。

短所

1. フォルダのネスト、ファイルへのアクセス、コントロール パネルなどの会計システムは自分で作成する必要があります。
2. このようなオープン プラットフォームの使用に誰もが満足しているわけではありません。結局のところ、これは Google であり、移動するすべてのものにインデックスが付けられており、プライバシーのためにお金を払っているわけではありません。

注意してください: ほぼすべての自尊心のあるシステムは Google ドキュメントと統合されています。これについては、後ほどレビューで説明します。 そしてこれは合理的です。独自の類似物を作成することに労力を費やすよりも、実用的な機能を使用する方が経済的です。

ただし、機密情報や商用情報、パスワード、その他の機密情報は、アクセスがより厳しく規制されている場所に保管することをお勧めします。

2. トレロ

タスクとプロジェクトのリストを含む仮想ボード。 ボードには好きな名前を付けることができ、タスクを完了するプロセスを明確に確認できます。 各タスクには、コンピューター、Google ドライブ、Dropbox などからドキュメントを添付できます。 興味深い点の 1 つは、Trello Business Class ではドキュメントだけでなく、GitHub のプル リクエスト、Slack の会話、Salesforce からのリードも添付できることです。 コラボレーションには、Trello と Google ドキュメントの組み合わせを使用できます。Google ドキュメント ファイルを添付すると、ディスク上で開いてそこで編集でき、新しいコメントを残すこともできます。

このソリューションの長所:

1. Trello は非常に習得しやすいシステムです。 このようなソリューションを使用したことがない人でも 1 時間以内に理解できるでしょう。
2. タスクとその実行プロセスは、コルクボードのように明確に表示されます。 デザインは快適でモダンで、余分なものは何もありません。

短所:

1. ドキュメントコラボレーションツールはありません。 それらの。 Google ドキュメントを使用するか、全員が独自のバージョンをダウンロードします。 はい、いかなる場合でもすべての書類は 1 つのタスクに収集されるため、何も失うことはありません。 ただし、より本格的な自動化が必要な場合、Trello は最良の選択肢ではありません。
2. 本当に多くのプロジェクトやタスクがある場合、Trello はその構造により混乱する可能性があります。 ボードを常に切り替えるのはあまり便利ではありません。

3.ワークセクション

財務会計機能を備えたオンライン プロジェクト管理システム。 各タスクにさまざまな種類のファイルを追加し、再度 Google を使用して編集できます。 またはダウンロードして再アップロードしてください。

出典: worksection.com

ファイルごとに、説明を作成したり、タグを選択したり (たとえば、レビューが必要、緊急! など)、アクセスを制限したりできます。 ファイルを特定のユーザーのみに表示できるようにします。 全員にではなく、公開範囲が制限されたタスクまたはコメントを作成した場合、そこに添付されたファイルには自動的に同じプライバシー設定が適用されます。

すべてのプロジェクト ファイルは、タイプ、日付、タスク、サイズ、名前などのさまざまな基準で並べ替えることができます。 未完了のタスクに関連するファイルのみを表示することも、すべてを表示することもできます。

セクション内でファイルをハイライト表示するだけで、ファイルのグループを削除、ダウンロード、タグを割り当てることもできます。

新しいバージョンのドキュメントを古いバージョンにアップロードできます。これを行うには、古いファイルの上にマウスを置き、その左側にあるアイコンをクリックするだけです。 新しいドキュメントがロードされ、リストの一番上に表示されます。 同時に、古いバージョンも保存されます。

出典: worksection.com

このソリューションの秘訣は、高度な料金プランで独自の FTP ストレージに接続できることです。 そうすれば、ファイルのダウンロードに制限はまったくなくなります。

このソリューションの長所:

1. Worksection は、広範なプロジェクトおよびファイル管理機能を備えた最新のシステムです。 実際、便利なコラボレーションのためのすべての機能にアクセスできます。
2. これとは別に、コストの計算に注意してください。スペシャリストの 1 時間の作業コストを決定すると、個々のタスクのコストがわかります。
3. 便利なインターフェース、タスクだけでなくプロジェクト全体の期限を設定できる機能。 費やした時間の割合が明確に表示され、制御が簡単です。

短所:

1. 無料版では、アクティブなプロジェクトが 2 つだけで、ファイル用のディスク容量が 50 MB しかありません。 10 GB はすでに法人プランに含まれており、月額 49 ドルの料金がかかります。 同時に、アクティブなプロジェクトには 50 個という制限もあります。 平均的な企業であっても、50 プロジェクトと 10 GB では十分ではないように思えます。 プレミアムの料金は 99 ドルですが、アクティブなプロジェクトは 100 に制限されています。

4.メガプラン

Megaplan には別の「ドキュメント」モジュールがあり、これを使用して、さまざまなレベルのネストでファイルを保存できます。 ドキュメントごとに公開設定を設定でき、特定の従業員のみにアクセスを許可します。

編集時に、ファイルの新しいバージョンを古いバージョンにバージョンとしてロードできます。 従業員は、新しいバージョンのダウンロードに関する通知をメール、SMS、通知ラインで購読できます。これは全員が設定で自分で決定できます。

出典: help.megaplan.ru

テキストドキュメントは Megaplan で直接作成できます。 ただし、Megaplan でのみ表示および編集できます。他の形式でダウンロードすることはできません。

このプログラムは、標準ドキュメントのテンプレートも提供します。

出典: help.megaplan.ru

メガプランの利点:

1. 便利でかなりシンプルなインターフェース。
2. ドキュメントでの作業を含む、10 人のユーザーが無料で作業できる機会。

メガプランの短所:

1. システムには、さまざまな種類のドキュメントを直接作成する本格的な機能はありません。
2. わずか 10 ユーザーの場合の料金は非常に高く、「すべて込み」の場合は約 250 ドルです。

5.ビットリックス24

これはビジネス向け CRM システムを備えた包括的なソリューションであり、ドキュメントの共有と編集に関するあらゆる可能性がよく考えられています。 コンピュータまたは任意のディスク ストレージから各タスクやコメントにファイルを添付したり、Google ドキュメントや Microsoft Office Online で新しいファイルをすぐに作成したりできます。

オンラインでの共同ドキュメント編集は、 で利用できます。 Google ドキュメント経由でアップロードされたドキュメントを編集している場合は、それをコメントに添付できます。ユーザーがドキュメントの新しいバージョンをアップロードしたことを示す行が表示されます。 Bitrix24 はスマート検索を実装しています。すべてのドキュメントをタイトルまたはプロジェクトで簡単に検索でき、ヒントが表示されます。

各プロジェクトに関連するファイルは、日付、名前、サイズで並べ替えることができます。 プライバシーは、ドキュメントが保存されているプロジェクト フォルダーの設定に従って設定されます。 タスク作成者以外の全員が編集できないようにすることができます。

Bitrix24 機能はアプリケーションのカタログです。 たとえば、.docx、.pdf 形式の標準ファイルの作成に役立つ「Document Designer」を無料でインストールできます。 テンプレートは編集が簡単で、電子メールで送信でき、保存されたドキュメントのログを保持できます。

Bitrix24 では、ドキュメントへのリンクが各タスクに添付されており、ユーザーはタスク内で共同で編集、コメント、およびディスカッションを行うことができます。 ドキュメントを保存する最も簡単な方法は、システム ドライブに保存することです。 何らかの理由で Bitrix24.Disk に満足できない場合は、代わりに他のクラウド ストレージを使用できます。 しかし、これは誰にとっても便利なわけではなく、常に便利であるとは限りません。

Bitrix24 の長所

1. ほぼすべての機能 (ドキュメントのブロックとドキュメントへのパブリック リンクの無効化を除く) は、包括的なソリューションの無料版で利用できます。 5GBのクラウドストレージも利用可能です。 199 ドル (最高料金) を支払えば、ボリュームは無制限になります。 さらに、ライセンス済みの Office プログラムも節約できます。
2. ドキュメントの操作を最適化するためのアプリケーションが豊富に揃っています。
3. ドキュメントのバージョンと、新しいドキュメントのダウンロードに関する通知のサポート。
4. 幅広い機能 - 1 つのソリューションで、電子文書管理に必要なものがすべて手に入ります。

このソリューションの欠点:

1. ファイルのプライバシー設定は、ファイルがリンクされているグループまたはタスクを通じて設定されます。ラベルを追加するだけでは、ファイルを特定のユーザーに表示または非表示にすることはできません。
2. ファイルに短い説明を追加するオプションはありません。

要約しましょう

プロジェクトや参加者が少なく、ドキュメント要件がそれほど複雑でない場合は、Trello などの最も単純なソリューションを使用できます。 タスクに関する単純な作業の場合は、これで十分です。全員が必要なファイルを添付し、必要に応じてそれらを置き換えます。

本格的なコラボレーションやオンライン調整について話している場合、同様の管理システムなどの複雑なソリューションを検討する必要があります。 すべての機能を分析および比較し、必要な機能に基づいて選択する必要があります。

そして、どのようなシステムで作業する場合にも役立つヒントをいくつか紹介します。

• 「すべてを自動的に整理する」複雑なシステムを使用している場合でも、ドキュメントとタスクの名前が同じルールに従っていることを確認してください。 これにより、プロジェクト間の移動が容易になります。
• 個別のアクセス - 作業中のドキュメントは内部グループに保存する必要があり、クライアントにはコメントや編集のないクリーンなドキュメントが提供される必要があります。
• ライフハック: Word を編集モードで使用している場合は、ファイルを送信する前に、[確認] に移動してすべての修正を承認することを忘れないでください。 そうしないと、条件や価格を何度も変更したことにクライアントが気づく可能性があります。