Романова М.В

Стадии массового производства и массового сбыта рассматриваются зарубежными учеными как "индустриальная эра", в период которой достигается удовлетворение первичных жизненных потребностей, насыщение первичного спроса. Технический прогресс коренным образом изменяет как спрос, так и предложение. Основное внимание здесь уделяется научно-исследовательским проектам: созданию новых высококачественных видов продукции на базе новейших технологий. Становится актуальной обратная задача научно-технического развития производства: создание и освоение новейших технологий позволяет предложить потребителю новые товары, потребность в которых ранее еще не проявлялась. На этой стадии потребители становятся более разборчивыми: чаще настаивают на полной информации о покупаемом товаре, требуют гарантий качества и защиты интересов потребителей.

На смену индустриальной приходит постиндустриальная эра, которую характеризуют:

1. Динамичность внешней среды . Современные предприятия различных отраслей функционируют в условиях высокой сложности, неопределенности и динамичности окружающей социально-экономической среды.

2. Возрастание ценности информации. О. Тоффлер предсказывает появление информационного общества. Если в доинформационном действует принцип "Каждый должна знать/уметь столько, чтобы в сумме все знали/умели все, то в информационном - "Каждый должен знать/уметь столько обо всем, чтобы быть независимым в своем взаимодействии с другими".

3. Производство высококачественных товаров для потребителя с высоким уровнем доходов и новые методы взаимодействия с ним: лояльность, персонализация, индивидуализация, кастомизация.

4. Децентрализация. Вместо того чтобы расширять имеющуюся "inside-out"-архитектуру централизованных подходов для активной работы с внешними партнерами, предлагаются за отправную точку взять технологии совместной работы, уже реализованные во время бума электронного бизнеса. При таком подходе центром архитектуры информационной системы становятся именно каналы взаимодействия, а не сбор и обработка внутренних данных, которая отходит на второй план.

Сегодня многие руководители проектов считают, что если никто не контролирует процесс, то что-то идет неправильно. Однако принцип организации глобальной сети Интернет провозглашает новые методы работы, а именно:

• свободный доступ и равноправие партнеров;
• добровольное участие и подверженность рыночных событий влиянию участников;
• повышение прозрачности рынка с одновременным снижением различий в степени информированности партнеров.

Но, прежде чем децентрализованные методы управления займут лидирующее положение, должно измениться мышление самих менеджеров.

Сегодня наука характеризуется растущей специализацией и коммуникациями. В информационном обществе решающее значение приобретает процесс взаимодействия. Работают не сами компьютеры, а их связи. Связывается все со всеми, и происходит не только повсеместное распространение информации, но и увязывание в единое целое 1 . Именно этим обуславливается появление рынка виртуальных проектов, где возможно создавать трехстороннее "информационное партнерство" со своими поставщиками и заказчиками (рис. 2). В условиях прямых и оперативных контактов через Интернет эти связи могут превращаться в сотрудничество, направленное на коллективный поиск путей повышения эффективности по всей цепочке от спроса до потребления, а также совместного использования полученных выгод. Примерами служат компании Cisco System, General Electric, Dell, Ford, Visa и другие 2 .

Рис. 1. Трехстороннее информационное партнерство.

В случае создания такого партнерства, всю информацию целесообразно разделять на 3 типа в зависимости от объекта коммуникаций: управление взаимоотношениями с клиентами, поставщиками, и персоналом. При таком подходе центром архитектуры информационной системы становятся именно каналы взаимодействия с партнерами, а не сбор и обработка внутренних данных, которая отходит на второй план 3 .

Виртуальный клиент

В условиях новой сетевой экономики все действия компании абсолютно прозрачны, а потребитель вооружен информацией о товарах, услугах, ценах и рынках.

Когда потребитель может без особых усилий оценивать альтернативные предложения, только наличие особых отношений с компанией может удержать клиента от перехода к конкурентам. То есть лояльность покупателей становится ключевым конкурентным преимуществом фирмы.

Расходы на привлечение нового покупателя в 5 раз превышают издержки на удержание существующих. Соответственно капиталовложения "в отношения", казалось бы, полностью оправданы и даже необходимы. Но при этом важно помнить, что потребность в формировании особых отношений возникает только в том случае, когда покупатель сможет увидеть в этом дополнительную ценность. Тогда за счет установления длительных доверительных, даже дружеских, отношений с клиентами обеспечивается гибкость и устойчивое положение организации на рынке, в противном случае эффект достигнут не будет.

Современный уровень телекоммуникационных и компьютерных технологий позволяет виртуальной организации взаимодействовать с каждым из потребителей индивидуально, учитывая уникальные приоритеты в отношении цены, качества продукции, предоставляемых услуг и др.

Потребитель сам предоставляет данные о себе и своих предпочтениях, регистрируясь на сайте, делая покупки. Хранение и обработка такого огромного потока данных невозможны без использования специальных информационных систем e-CRM (Electronic Customer Relationship Management), которые полностью интегрируются с web-сайтом организации и фиксируют всю информацию на нем.

E-CRM-системы регистрируют и анализируют все контакты между покупателем и продавцом, осуществленные через Web-сайт организации или по электронной почте, фиксируется информация о предпочтениях покупателей, история предыдущих покупок и контактов.

При этом можно говорить о сегментации, когда каждый покупатель представляет собой отдельный сегмент, а виртуальная организация занимается всегда индивидуальным персонифицированным взаимодействием с клиентами.

Соответственно разработка, дизайн, производство и реализация продукта в условиях "массовой персонализации" ("mass customization") становятся единым процессом, направленным на решение конкретной проблемы покупателя.

Виртуальный поставщик

Управление отношениями с поставщиками (SCM), т.е. управление информацией о поставщиках, их производительности и каналах доставки. В последнее время наибольшее внимание уделяется переходу от управления одним предприятием к управлению холдинговыми структурами, от управления поставками к управлению цепочками поставок. Т.е необходимо рассматривать всю цепочку, когда сырье превращается в готовое изделие и попадает к конечному потребителю. В виртуальных организациях управление цепочками поставок рассматривается как стратегия бизнеса, обеспечивающая эффективное управление материальными, финансовыми и информационными потоками для обеспечения их синхронизации в распределенных организационных структурах.

SСM-система призвана оптимизировать отношения предприятия с поставщиками и по возможности снижать совокупные затраты, связанные с процессом закупок. Система включает в себя возможности анализа, оценки и ранжирования поставщиков, определения областей консолидации затрат, связанных с закупками, получения прогнозов эффективности стратегий закупок посредством традиционных и электронных каналов взаимодействия с поставщиками и выявления оптимальных поставщиков, наиболее соответствующих задачам предприятия 4 .

Повышение эффективности невозможно без своевременной связи и оптимальной последовательности операций по всей цепочке работы предприятия - от заказчиков к складам, производственным подразделениям и поставщикам, где каналы сбыта размещают заказы через центры распределения за пределами одного предприятия, обеспечивая сквозное управление материальными потоками для холдинговых структур и минимизацию транспортных расходов за счет выбора оптимального маршрута доставки через виртуальные центры распределения (Рис.2).

Решение виртуальной организации по реализации бизнес-концепции SCM базируется на методе вовлечения отдельных взаимосвязанных элементов в общий процесс управления компанией с целью предотвращения нерационального расходования и потерь товарных, финансовых, трудовых ресурсов. SCM - процесс планирования, с точки зрения снижения затрат, потока сырья, материалов, незавершенного производства, готовой продукции, сервиса и связанной информации от точки зарождения заявки до точки потребления. Т.е. это процесс управления, который напрямую зависит от спроса, запросов потребителей и начинается от составления плана продаж. Обычно он формируется на данных предшествующих периодов с учетом заключенных договоров и заявок потребителей. Это значительно упрощает решение сложных задач планирования, обработки результатов маркетинговых исследований и управления потоками материальных ресурсов.

Определенные комбинации этих элементов известны как системы DRP (планирование потребностей распределения), SIC (статистическое управление запасами), JIT (точно в срок), MRP (планирование наиболее необходимых материальных затрат), EDI (электронный обмен данными), FMS (гибкая производственная система), SDP (планируемая программа доставки или гарантированное снабжение) и т.д.

В промышленности материальные затраты в среднем составляют до 50% всех расходов, в отдельных отраслях они достигают 80-90%. Издержки, связанные с хранением материалов на складах достигают 15-20% к сумме расходов на приобретение материалов.

Как показывает практика, сокращение на 1% удельных расходов на выполнение логистических функций обеспечивает компании эффект, равный эффекту от увеличения объема реализации ее продукции на 10%. Внедрение логистических форм и методов управления цепочками поставок позволяет:

• практически ликвидировать или значительно сократить все виды запасов материальных ресурсов в сфере производства и обращения продукции;
• ускорить оборачиваемость оборотных средств компаний;
• снизить себестоимость продукции и издержки обращения;
• обеспечить наиболее полное удовлетворение запросов потребителей в качестве продукции, сроках ее доставки и послепродажном сервисе.

Исследование IDC показало, что рынок электронного бизнеса и управления взаимоотношениями с поставщиками будет выстроен в течение следующих 4-5 лет, поскольку проведение транзакций через Интернет получает все более широкое распространение, и компаниям придется реинвестировать в их инфраструктуру электронного бизнеса, чтобы остаться конкурентоспособными.

Виртуальный персонал

Под человеческим капиталом понимают наличие у фирмы определенных производственных способностей и квалификации, обеспечивающих поступление прибыли. Рабочая сила в новой экономике становится критичным фактором: интеллектуальный труд вытесняет механизированный и уровень знаний, а не собственность, становится определяющим фактором социальной дифференциации.

Современные телекоммуникационные технологии расширяют границы сотрудничества. Для эффективной совместной работы больше нет необходимости пространственного сосредоточения персонала: работать за соседним столом, находиться в одном офисе, здании, городе или даже стране. Современные компьютерные технологии позволяют осуществлять совместную групповую работу в удаленном режиме 5 . Такие группы (команды) называют виртуальными.

В случае применения виртуального персонала изменяется сам статус работника компании: он рассматривается как потенциальный ресурс, как совокупность знаний и умений, представляющих ценность для организации. Формально для виртуальной компании имеет значение только содержание ресурса, доступность его обеспечивается при помощи ИКТ. Причем эта открытость и доступность материалов является как большим преимуществом компании, так и создает ряд проблем.

1. Каждый новый сотрудник виртуальной компании получает возможность быстрого доступа ко всем накопленным материалам и может без значительных транзакционных издержек принимать участие в обсуждении в режиме on-line.

2. Однако в виртуальной организации возникает более острая необходимость в общении, способности к кооперации и сотрудничеству. Так, выложенный на сервере материал - это всего лишь первая ступень в организации виртуального взаимодействия. Обязательно должно присутствовать общение сотрудников, в результате которого происходит процесс обмена знаниями и могут возникать более ценные идеи. Процесс перехода от конкуренции к сотрудничеству известен как переход от черно-белой шкалы доминирования - подчинения к серым шкалам конкуренция - кооперация - координация (см. рис. 3)

3. В результате формируется "единое информационное поле", общество единомышленников, работающих над совместным проектом, что позволяет значительно снизить издержки для создания нового проекта. Многонаправленный процесс коммуникации, охватывающий всю виртуальную организацию, процессы имеет ряд важных последствий:

• Повышается статус коммуникационных процессов - от простой передачи информации в виде отчетов и до процессов формирования мнений и достижения их единства на основе взаимоуважения и широкого права на обсуждение. В отличие от предприятий индустриальной эры, в которых установлен приоритет сделок, в виртуальных организациях возникает приоритет взаимоотношений.
• Коммуникация освобождается от барьеров, таких, как границы отделов и служебных инстанций, что отвечает идеалу предприятия без границ.

4. Организационный статус начинает играть меньшую роль, так как взаимодействие осуществляется не по инстанции, а напрямую.

5. Работа в виртуальной команде позволяет точно определить долю участия сотрудников в проекте и по результатам распределить прибыль.

Основные недостатки, которые несет в себе взаимодействие виртуальных сотрудников с помощью ИКТ:

1. Проблема безопасности. Информация, являющаяся важнейшим ресурсом, может быть уничтожена, изменена, несанкционированно использована. Эта проблема особенно остра.

2. Представляется затруднительным формирование организационной культуры. Неформальные правила, разделяемые всеми членами виртуальной организации, могут возникать спонтанно, однако целенаправленное их формирование осложнено отсутствием общения в реальном времени.

3. Одной из проблем является трудности при заключении виртуальных договоров и осуществлении оплаты труда через Интернет из-за отсутствия адекватной законодательной и нормативной базы.

Заключение

1. На смену индустриальной приходит постиндустриальная эра, которую характеризуют:

• Динамичность внешней среды.
• Возрастание ценности информации.
• Персонализация и индивидуализация как основа взаимодействия с потребителем.
• Децентрализация.

2. На смену традиционной brick and mortal организации приходит виртуальная, для которой характерно:

• Наличие "коммуникационного рычага.
• Достижение многонаправленного коммуникационного потока, который обуславливает сетевой эффект, или эффект сетевой выгоды.
• Cтоимость (ценность) виртуальной организации проектов возрастает пропорционально квадрату количества сотрудников (согласно закону Меткалфа).

3. Необходимым условием успешной деятельности виртуальной организации проектов является эффективное трехстороннее информационное партнерство между персоналом, клиентом, поставщиками, осуществляемое в виртуальной среде.

Для России, как и для мирового сообщества в целом, характерны вышеперечисленные тенденции. Отметим следующие особенности:

1. Развитие телекоммуникаций в России.

Сегодня рынок телекоммуникаций в России переживает бум. Он развивается почти такими же темпами, как сырьевые отрасли: три года подряд его оборот увеличивается примерно на 40% в год. Сравнивая прогнозы четырехлетней давности и сегодняшние результаты, можно сказать, что по ключевым показателям мобильные операторы превзошли самые смелые ожидания в 2,5 - 3 раза. Доля отрасли связи в общем объеме ВВП выросла с 2% в 2000 году о 4% в 2003 году. Сейчас этот феномен объясняют не только сверхплановыми доходами населения, но и ощутимым смещением потребительских приоритетов: россияне стали тратить на связь больший процент доходов, чем раньше.

Темпы роста числа российских Интернет - пользователей по ряду показателей вполне сопоставимо с динамикой развития сотового рынка. По итогам прошлого года количество регулярных пользователей российского сегмента составило 8,4 млн. человек с приростом в 40% по отношению к 2003 году. Рост объема Интернет - трафика в российском сегменте Интернета в 2003 году составил 180% 6 . Можно прогнозировать разделение потребителей Интернета на две группы: с одной стороны, это корпоративные пользователи, использующие Интернет как рабочий инструмент, с другой - частные лица, для них всемирная сеть, это, прежде всего источник информации, средство общения, развлечения.

2. Особенности менталитета.

Россия является постсоветской страной. Среди людей старшего поколения принципы постиндустриальной эры не находят отклика. Однако большинство представителей молодого поколения является активными Интернет - пользователями и разделяют ценности постиндустриальной эры.

3. Отсутствие адекватной нормативно-правовой базы

Отсутствие адекватной нормативно-правовой базы практически во всех отраслях народного хозяйства и необходимость применения стандартов, которые не соответствуют международным нормам и правилам, делает задачу организации функционирования проектов в виртуальной среде пока труднореализуемой.

Список используемой литературы

1. Галкин Г. Сетевой журнал "Эпоха информации" М.: ЗАО "Издательский дом мировой периодики", 2000 (www.i2r.ru/static/342/out_13062.shtml)

2. Геннадий Латфуллин "Основные тенденции и концепции управления на стыке веков". Проблемы теории и практики упраления № 1 1998 (http://www.ptpu.ru/issues/1_98/11_1_98.htm)

3. Кевин Келли "Новые правила для новой экономики. Двенадцать принципов преуспевания в бурно меняющемся мире". Знание - сила. № 4 1998. (http://www.ibmh.msk.su/vivovoco/VV/JOURNAL/ZS/KELLY.HTM

4. Чучкевич М. М. "Что такое сетевая организация?". - М: Издательство Института социологии РАН, 1999.

5. Паринов С. "Третья форма управления для сетевой экономики" (http://rvles.ieie.nsc.ru/parinov/net-form.htm)

6. Сайт компании "Институт типовых решений - Производство" (http://www.itrp.ru/content/theory/snabj.asp#SRM)

7. Владимирова И.Г. "Компании будущего: организационный аспект". Менеджмент в России и за рубежом. №2 1999. (http://www.cfin.ru/press/management/1999-2/05.shtml)

8. Информационно - аналитическое агентство "Сотовик". Новости. (http://sotovik.ru/images/news1/)

1 http://www.ibmh.msk.su/vivovoco/VV/JOURNAL/ZS/KELLY.HTM
2 http://rvles.ieie.nsc.ru/parinov/eco99.htm
3 http://www.i2r.ru/static/342/out_13062.shtml
4 http://www.itrp.ru/content/theory/snabj.asp#SRM
5 http://www.cfin.ru/press/management/1999-2/05.shtml
6 http://sotovik.ru/images/news1/

к.э.н. Романова М.В., PMP, CPM,
Руководитель университетских программ IBM,
вице-президент Московского отделения PMI.

В настоящее время понятие и идеология виртуального офиса проекта приобретают все большее значение в связи с развитием сети Интернет и возрастанием значения программно-информационного и коммуникационного аспекта УП.

Принципы виртуальных инфраструктур разрабатываются и практически реализуются в развитых странах Запада с середины 1990-х гг.

В мировой теории и практике управления определение «виртуальный» стало ключевым. Все чаще говорят о виртуальных продажах, банковских операциях, фондах, фабриках и об организациях. В принципе виртуальная инфраструктура обладает теми же возможностями и потенциалом, что и традиционная организация, но в то же время она является принципиально новой концепцией организационной структуры для интеграции деятельности конца XX - начала XXI в. Понятие виртуального предприятия появилось в результате естественного развития понятия компьютерно интегрированного производства. Характерный пример виртуального предприятия – построение компьютерно-интегрированной организации на основе новых информационных и коммуникационных технологий.

Виртуальное предприятие подразумевает сетевую, компьютерно опосредованную организационную структуру, состоящую из неоднородных компонентов, расположенных в различных местах. Тогда прилагательное «виртуальное» может интерпретироваться как «искусственно образованное», или как «мнимое, не существующее в реальном физическом пространстве», или как «расширенное за счет совместных ресурсов». Здесь налицо явная компьютерная аналогия с понятием «виртуальная машина», где ни один процесс не может монопольно использовать никакой ресурс и все системные ресурсы принципиально считаются ресурсами совместного применения.

Виртуальное предприятие создается путем отбора требующихся организационно-технологических ресурсов и их интеграции с использованием компьютерной сети. Это приводит к формированию гибкой и динамичной организационной системы, наиболее приспособленной для успешного бизнеса в быстроменяющейся среде.

Полностью виртуального предприятия, т.е. не имеющего базовых структур в реальном физическом пространстве, конечно, не может быть. Здесь речь идет об интенсивном взаимодействии реально существующих специалистов и подразделений различных предприятий в виртуальном пространстве, реализованным на основе новейших информационных и коммуникационных технологий.

Таким образом, можно разделить вопросы офиса как базового места (рассмотрено в п. 4.2) и виртуального офиса как рассредоточенного компьютерно-информационного пространства (рассматривается в настоящем п. 4.3).

C практической точки зрения виртуальное предприятие есть сеть свободно взаимодействующих (и взаимосодействующих) агентов, находящихся в различных местах. Эти агенты разрабатывают совместный проект (или ряд взаимосвязанных проектов), находясь между собой в отношениях партнерства, кооперации, сотрудничества, координации и т.п.

Понятие виртуальной инфраструктуры идеально подходит для формирования офиса проекта. Объединение ресурсов при создании виртуальных офисов проектов характеризуется территориальной независимостью , иначе говоря, принятие решений и разделение труда происходят невзирая на региональные границы. Сотрудничество членов команды проекта носит временный характер, организуется на определенный срок. Преимущества виртуальных сетей в таком случае очевидны: расширение действующего ресурсного потенциала идет без утраты гибкости; внутренняя координация осуществляется с помощью информационной технологии, подкрепленной культурой взаимного доверия. Возможно параллельное управление самыми разнообразными процессами в ходе реализации проектов.

Основным и системообразующим принципом для функционирования временного сетевого виртуального офиса проекта, выходящего за границы отдельной фирмы, является последовательное и эффективное использование современных информационных и коммуникационных технологий. Примерная схема организации виртуального офиса проекта представлена на рис. 7.4.

Рассмотрим основные принципы виртуальных инфраструктур. В табл. 7.1. приведены основные отличия традиционных организационных структур от виртуальных инфраструктур.

Пространство виртуализации включает четыре категории явлений - виртуальный рынок, виртуальную реальность, а также внутри- и межорганизационные сетевые объединения. Последние охватываются одним понятием - «виртуальные инфраструктуры - организационные формы».

Под виртуальным рынком понимаются предлагаемые системой Интернет коммуникационные и информационные услуги коммерческого назначения.

Виртуальная реальность - это имитация реальных процессов разработок и производства в компьютерном пространстве, которое одновременно является и средой и инструментом. В качестве инструмента она позволяет интуитивно выстроить сложные структуры, в качестве среды - дает возможность мысленно представить проект, продукт, здания, рабочие места, машины и оборудование до того, как они обретут реальное существование. Основные области использования результатов этих исследований - создание виртуальных прототипов проектов, а также виртуальное планирование труда и производства.

Внутриорганизационные сети охватывают широкую гамму работ – как на дому, так и с использованием средств телекоммуникаций, а также с применением банков знаний или сетей знаний. Их общий признак – объединение в общую сеть отдельных сотрудников (членов команды проекта) с помощью современных информационных и коммуникационных технологий. Пионерами в этой части виртуальной организации труда являются компании IBM, а также крупные консультационные предприятия и банки.

Инфраструктура виртуального офиса проекта, например, должна включать следующие основные составляющие:

./ сеть Интернет;

./ международный стандарт для обмена данными, например по моделям продукции STEP (Standard for the Exchange of Product model data);

./ стандарты взаимодействия прикладных программ, например

стандарты CORBA (Common Object Request Broker Architecture).

Главные признаки, раскрывающие содержание понятия «виртуальный офис проекта», следующие:

./ интеграция лучших средств и опыта различных предприятий в рамках стратегически целесообразной команды проекта;

./ организация по проектам или вокруг ключевых процессов (сквозных деловых процессов жизненного цикла проекта, продукта);

./ образование автономных рабочих групп, обеспечение сотрудничества и координации лиц и коллективов, пространственно удаленных друг от друга;

./ временный характер, гибкость, возможность быстрого образования, развития, переструктурирования и расформирования в нужное время;

./ сочетание децентрализации и централизации в управлении при преимущественном развитии децентрализованного (распределенного) управления, приоритет координационных связей;

./ максимально широкое распределение и гибкое перераспределение полномочий власти, принятие решений на всех уровнях организационной иерархии, сочетание восходящего и нисходящего проектирования;

./ организация группового взаимодействия специалистов с помощью ЭВМ, включая «встречу в сети» и согласованные потоки работы, обеспечение свободного обмена идеями внутри и между уровнями организационной иерархии;

./ разработка неоднородной компьютерной среды и сетей, применение программных средств различного класса для обеспечения коллективной деятельности.

Указанные принципы связаны с широким развитием и использованием новых информационных и коммуникационных технологий (НИТ/НКТ) для управления человеческими ресурсами и планирования деятельности команды проекта, моделирования и оптимизации процессов взаимодействия (кооперации и координации) между различными менеджерами команды.

Благодаря современным телекоммуникациям уже не принципиальны географическое положение и государственная принадлежность партнеров. Новые возможности информационного взаимодействия позволяют строить кооперацию в форме виртуального офиса проекта, действующего в течение его жизненного цикла.

Программно-коммуникационная среда виртуального офиса опирается на непрерывную информационную поддержку жизненного цикла проекта. В западной методологии такая поддержка называется CALS (Continuous Acquisition and Life Cycle Support). По своей сути CALS - глобальная стратегия повышения эффективности бизнес- процессов, выполняемых в ходе жизненного цикла проекта или продукта за счет информационной интеграции и преемственности информации на всех этапах этого цикла.

Средства реализации данной стратегии - CALS -технологии, в основе которых лежит набор интегрированных информационных моделей как самого жизненного цикла и выполняемых в его ходе бизнес-процессов, так и продукта (изделия), производственной и эксплуатационной среды и пр. Возможность совместного использования информации обеспечивается применением компьютерных сетей и стандартизацией форматов данных, обеспечивающей их корректную интерпретацию.

Идеальная основа для решения поставленной задачи - использование интегрированной модели проекта и его жизненного цикла, описывающей объект настолько полно, что выступает в роли единого источника информации для любых выполняемых в ходе жизненного цикла процессов.

Ключевое понятие для виртуального предприятия - концепция многопользовательской базы данных. Она должна содержать всю необходимую информацию для компьютерной поддержки жизненного цикла проекта и быть доступна в оперативном режиме всем членам команды.

Стандарты CALS покрывают весь спектр потребностей пользователей, обеспечивая единое представление текста, графики, информационных структур и данных о проекте, сопровождении и производстве, включая звук, видео, мультимедийные средства, передачу и хранение данных, документацию и многое другое для всех приложений.

В основе виртуального офиса проекта должна лежать идеология интегрированной интранет-среды, которая представляет собой технологию управления коммуникациями проекта, и в этом ее отличие от Интернета, который является технологией глобальных коммуникаций.

В реализации коммуникаций проекта выделяют три уровня: 1) аппаратный; 2) программный; 3) информационный.

Для аппаратного и программного уровней коммуникации важны организация надежного канала соединения и передача информации без искажений, хранение информации и эффективный доступ к ней. В плане технической реализации этих уровней интранет практически не отличается от Интернета. Там такие же локальные и глобальные сети; те же программы: интернет-навигаторы, веб-серверы, электронная почта, телеконференции и даже те же производители программного обеспечения.

Главная отличительная особенность интранета кроется в информационном уровне коммуникаций, который существенно определяется спецификой проекта и наиболее важен для управления им. При этом аппаратный и программный уровни коммуникаций являются обеспечивающими. Информационное обеспечение может иметь разную базовую технологию передачи и хранения информации. Бумажные документы, письма и записки, доски объявлений, корпоративные газеты, телефоны - все это составляет традиционную технологию хранения и передачи информации. Технология интранета превратила бумажные документы в электронные страницы и файлы; доску объявлений - в веб-сервер; записки и телефонные звонки - в сообщения электронной почты; газетные новости - в событийные сообщения сервера телеконференций. Интранет делает коммуникации проекта более надежными, быстрыми и интенсивными, а доступ к информации ускоряет и упрощает.

С информационной точки зрения коммуникации - это поиск и передача знаний. Можно выделить следующие три большие группы методов управления информационным обеспечением бизнес-процессов, в том числе представление работы офиса и деятельности команды проекта:

1) с точки зрения обеспеченности ресурсами (финансовыми, материальными запасами, кадрами), при этом должно быть обеспечено управление ресурсами и контроль за ними;

2) как системы бизнес-процессов. Здесь центральными понятия- ми выступают процесс , функция , данные , событие . Основная цель управления для этих методов - обеспечение координации событий и функций;

3) как системы небольших коллективов сотрудников, решающих общую задачу, а в роли организующих факторов при этом выступают знания и эффективные коммуникации. Главным ресурсом управления становится база знаний проекта, в которой члены команды могут быстро найти информацию для принятия правильного решения и понимания друг друга. Эта база концентрирует коллективный опыт команды и создает контекст проектных коммуникаций. Основная цель управления - обеспечение координации, коммуникации и быстрого поиска информации для самостоятельного принятия решения.

Использование интранет-технологии особенно эффективно в управлении проектами, где коммуникации являются критически важной составляющей стратегии деятельности.